Zarządzanie pocztą e-mail stanowi ważny element codziennej pracy przy komputerze w środowisku biznesowym, będąc tzw. fundamentem komunikacji on-board (84.3% użytkowników skrzynek e-mail sprawdza pocztę każdego dnia). Perspektywa rezygnacji z jej wykorzystania w najbliższym czasie wydaje się nierealna. A więc należy zastanowić się nad wyborem odpowiedniego narzędzia do zarządzania pocztą e-mail. Pozwoli to podnieść efektywność pracy i zwiększyć jej opłacalność, skutkując długofalowym skalowaniem marki.
Zarządzanie pocztą elektroniczną w firmie – istotne wyzwania
Ogromna liczba wiadomości oraz ich nieustanne przetwarzanie jest największym wyzwaniem pod kątem zarządzania pocztą e-mail. Generuje to potrzebę ciągłego sortowania, wyszukiwania kluczowych informacji oraz radzenia sobie z nadmiarem korespondencji.
Na całe szczęście istnieje kilka rozwiązań, które pozwolą się z tym uporać.
Pierwszą kategorią korespondencji są wiadomości od klientów – niezastąpione w komunikacji B2B. Drugą – korespondencje wewnętrzne z pracownikami, których liczba jest zwiększona w przypadku pracy zdalnej lub potrzeby dokumentowania ustaleń.
Strategie obejmujące zarządzanie pocztą elektroniczną w firmie – jak radzić sobie z wyzwaniami na tej płaszczyźnie?
Najlepsze strategie radzenia sobie z wyzwaniami poczty e-mail:
Segregacja korespondencji
Segregacja korespondencji wpływa na efektywną komunikację z klientami oraz współpracę w zespole. Kluczowym rozwiązaniem w tym przypadku może być segregacja wiadomości e-mail, czyli oddzielenie komunikacji z klientami, która pozostaje w domenie e-maili, od komunikacji wewnętrznej, do której można wykorzystać inne narzędzia niż Outlook, na przykład komunikatory wspierające archiwizację rozmów (np. WhatsApp, Basecamp, Telegram, Asana). Pozwala to na zdecydowane ograniczenie liczby wiadomości e-mail.
Połączenie z narzędziami Low-Code
Mimo, że Outlook to dobry program do poczty e-mail, jednym z jego ograniczeń jest brak strukturyzacji. Utrudnia to organizację wiadomości według tematów.
Użytkownicy mogą tworzyć hierarchiczne foldery do zarządzania zadaniami, lecz nie zawsze będą to robić – zależy to głównie od ich dyscypliny.
Przy dużym wolumenie zadań, zamówień, czy reklamacji, liczba folderów stanie się przytłaczająca. Rozwiązaniem tego problemu jest integracja poczty e-mail z narzędziami Low-Code, oferująca lepszą organizację i dostępność informacji dla zespołu.
Zalety wdrożenia platform Low-Code a zarządzanie pocztą elektroniczną w firmie
Platformy Low-Code (np. bs4 core) oferują wszechstronne wsparcie dla przedsiębiorstw, umożliwiając zarządzanie relacjami z klientami, kontaktami oraz procesami biznesowymi.
Integracja funkcjonalności zarządzania pocztą e-mail z takimi systemami Low-Code umożliwia pełną synergię korespondencji e-mailowej z wewnętrznymi procesami i danymi firmowymi, oferując alternatywę dla klasycznych klientów e-mail (np. Outlook w wersji przeglądarkowej).
Istotne zalety wdrożenia platform Low-Code:
1. Optymalizacja zarządzania korespondencją dzięki Low-Code
Systemy Low-Code automatycznie klasyfikują przychodzące wiadomości e-mail, łącząc je z odpowiednimi kontrahentami, zleceniami, czy ofertami. Dzięki temu korespondencja jest automatycznie archiwizowana w odpowiednich sekcjach systemu. Pozwala to na łatwy dostęp do całej historii wymiany wiadomości związanej z konkretnym zamówieniem, czy projektem, niezależnie od tego, kto brał udział w komunikacji. Takie rozwiązanie znacząco przyspiesza pracę w firmie, poprawiając zarządzanie informacją.
2. Kontrola dostępu i personalizacja w systemach Low-Code
Systemy Low-Code umożliwiają szczegółowe definiowanie uprawnień korespondencji i zarządzanie pocztą elektroniczną, zapewniając, że dostęp do informacji jest ściśle kontrolowany i dostosowany do potrzeb organizacji. Możliwość klasyfikacji maili według rodzaju sprawy pozwala na automatyczne przydzielanie dostępu odpowiednim osobom w zespole. Skutkiem jest zwiększona efektywność pracy i ochronę danych.
3. Zaawansowana automatyzacja dzięki oprogramowaniu Low-Code
W odróżnieniu od Outlooka, który ogranicza się do podstawowych funkcji automatyzacji (np. dodawanie stopki mailowej), platformy Low-Code (bs4 core lub inne), otwierają szerokie możliwości automatyzacji procesów. Przykładem może być konfiguracja, która automatycznie informuje o nadchodzących urlopach, wstawiając takie informacje bezpośrednio w stopce wiadomości. Dzięki temu odbiorcy są na bieżąco informowani o dostępności osób prowadzących projekty, poprawiając komunikację, a zarazem zwiększając przejrzystość procesów.
4. Współpraca i komentowanie wiadomości w systemach Low-Code
Funkcjonalność komentowania wiadomości e-mail w systemach typu Low-Code (np. wykorzystując bs4 core), jest przykładem na to, jak technologia usprawnia współpracę wewnętrzną. Możliwość dodawania komentarzy do maili i przekazywania ich współpracownikom, przy zachowaniu oryginalnego nadawcy, eliminuje ryzyko nieporozumień i błędów wynikających z tradycyjnego przekazywania wiadomości e-mail metodą przekierowania (forward). Umożliwia to lepszą organizację pracy zespołowej i efektywniejsze zarządzanie korespondencją.
Podsumowanie
Zastosowanie narzędzi Low-Code w zarządzaniu pocztą e-mail przekłada się na wyraźne usprawnienia w komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej. Za sprawą automatycznego sortowania wiadomości, możliwości dodawania komentarzy do maili, czy szablonów, narzędzia znacząco podnoszą jakość i efektywność prac zespołowych.
Platformy typu bs4 core oferują dodatkowo możliwość dostosowania uprawnień dostępu do korespondencji. Jest to bardzo ważne z punktu widzenia przepisów o ochronie danych osobowych.
Automatyzacja procesów za pośrednictwem platform Low-Code stanowi więc cenną inwestycję w rozwój i optymalizację działalności przedsiębiorstwa.
Czytaj dalej o automatyzacji i wykorzystaniu szablonów
Czytaj również: Jak bs4 core usprawanie obsługę poczty e-mail w firmie?
