Low code do obsługi zleceń serwisowych usprawni ten proces

W dzisiejszym dynamicznym świecie biznesu sprawna obsługa zleceń serwisowych jest kluczowa dla zadowolenia klientów i utrzymania wysokiej pozycji na rynku. Wprowadzenie nowoczesnych technologii, takich jak programy low code, może znacznie usprawnić te procesy.  

W tym artykule przedstawimy korzyści płynące z zastosowania low code do obsługi zleceń serwisowych oraz praktyczne wskazówki dotyczące ich wdrożenia. Bez względu na branżę, w której działasz, dowiesz się, jak taka klasa aplikacji może przyspieszyć obsługę zleceń serwisowych i zwiększyć zadowolenie klientów. Korzystanie z platformy low code pozwoli Ci na ciągły rozwój, błyskawiczne reagowanie na pojawiające się wyzwania oraz optymalizację i automatyzację procesów.  

Według raportu firmy Gartner z 2021 roku, aż 65% aplikacji biznesowych zostanie stworzonych przy użyciu platform low-code w 2024 roku.

Konsekwencje braku efektywnego systemu obsługi klienta 

Gdy w przedsiębiorstwie nie ma właściwego programu do zarządzania serwisem, może to skutkować realnymi szkodami: 

• brak terminowości obsługi reklamacji klientów prowadzi do sytuacji, w której trzeba uznać nawet niezasadne reklamacje; 
• długie oczekiwanie na serwis lub rozpatrzenie reklamacji, a także błędy w procesie prowadzą do znacznego obniżenia poziomu zadowolenia klientów; 
• nieprawidłowe ewidencjonowanie napraw i wymiany uszkodzonych produktów może prowadzić do strat związanych z zagubieniem towarów; 
• skargi klientów lub nieumiejętność prawidłowego rozliczania produktów demonstracyjnych mogą pogorszyć relacje z kluczowymi dostawcami. 

Obsługa reklamacji i prowadzenie serwisu stanowią istotny koszt w działalności firm, a jakość tych działań ma duży wpływ na zadowolenie klientów. Programy low code do obsługi zleceń serwisowych mogą zwiększyć wydajność pracowników i zadowolenie klientów, ale o tym za chwilę. Zacznijmy od najważniejszych kwestii.  

Na czym polega low code? 

Platforma low code to narzędzie, które pozwala na łatwe tworzenie aplikacji. Możesz to zrobić poprzez łączenie już gotowych funkcji, korzystając z wizualnego interfejsu. W ten sposób nie musisz mieć specjalistycznej wiedzy informatycznej ani zatrudniać programistów. Po prostu wykorzystujesz gotowe elementy i tworzysz nowe rozwiązania, które pomogą w udoskonaleniu już istniejących systemów informatycznych. A wszystko to bez konieczności ingerowania w ich strukturę. To proste i wygodne rozwiązanie, które pozwoli Ci zaoszczędzić czas i pieniądze i jednocześnie zwiększyć efektywność swojej działalności. 

Dzięki oprogramowaniu niskokodowemu nawet osoby niebędące ekspertami w dziedzinie programowania, mogą tworzyć zaawansowane aplikacje. Taka platforma to autorskie środowisko służące do tworzenia wydajnego i bezpiecznego oprogramowania dla firm. Pomaga organizacjom w transformacji cyfrowej poprzez usprawnienie i automatyzację procesów biznesowych. Wspiera zarządzanie ludźmi, procesami i danymi.  

Jak wykorzystać program low code do obsługi zleceń serwisowych? 

Obsługa reklamacji i serwisu to ważne elementy działalności każdej firmy, ponieważ pozwala na utrzymanie dobrych relacji z klientami i budowanie ich zaufania. Właściwe zarządzanie tymi procesami jest kluczowe dla osiągnięcia sukcesu biznesowego. 

Programy niskokodowe to narzędzia, które mogą usprawnić obsługę zleceń serwisowych oraz zwiększyć wydajność pracowników odpowiedzialnych za te zadania. Dzięki temu można osiągnąć lepsze wyniki w krótszym czasie, co przekłada się na korzyści finansowe dla przedsiębiorstwa. Dodatkowo, usprawnienie procesów obsługi klientów pozwala na zwiększenie ich zadowolenia, co wpływa pozytywnie na wizerunek firmy. 

Dzięki aplikacjom low code, firmy mogą również szybko reagować na zmieniające się potrzeby klientów oraz na pojawiające się problemy. W ten sposób zwiększa się elastyczność organizacji i możliwość dostosowywania się do wymogów rynku. 

Wniosek jest taki, że wdrożenie programów niskokodowych może przynieść przedsiębiorstwu realne korzyści, takie jak usprawnienie procesów serwisowych, zwiększenie wydajności pracowników, poprawę jakości obsługi klientów oraz zwiększenie zadowolenia klientów. 

Platformy low code – korzyści dla firm obsługujących zlecenia serwisowe 

Aplikacje takie stanowią idealne rozwiązanie dla firm zajmujących się obsługą zleceń serwisowych, ponieważ możesz zadbać o wysoki poziom działań oraz jednocześnie oszczędzać czas w procesach związanych z serwisem i reklamacjami. 

Automatyzacja procesów serwisowych i reklamacji 

• nieograniczone możliwości dostosowania formularzy zleceń i ich kartotek, a także fazy realizacji do swoich potrzeb, niezależnie od branży, w której działasz. Możesz zaprojektować je w taki sposób, aby idealnie odpowiadały Twojemu biznesowi i ułatwiały pracę Twoim pracownikom oraz klientom. 
• przyspieszenie procesów zgłoszeniowych, co sprawia, że zlecenia serwisowe są szybciej przydzielane i realizowane. Skutkuje to tym, że klienci otrzymują szybką i profesjonalną obsługę. 
• monitorowanie dostępności części zamiennych, narzędzi i innych zasobów niezbędnych do realizacji zleceń serwisowych. Dzięki temu, pracownicy serwisu mają stały dostęp do aktualnych informacji i mogą efektywniej wykonywać swoje zadania. 

Integracja z innymi systemami 

• integracja z istniejącymi systemami, takimi jak CRM, ERP czy systemy magazynowe. Właściwe wykorzystanie oprogramowania niskokodowego pozwala na synchronizację danych i umożliwia łatwy dostęp do informacji pracownikom. To oznacza, że wszyscy zawsze mają bieżące informacje na temat zleceń i mogą je szybko przeglądać oraz aktualizować.  

Dzięki temu, cały proces serwisowy jest szybszy i bardziej efektywny, co wpływa pozytywnie na zadowolenie klientów. Pracownicy nie muszą już spędzać czasu na szukanie potrzebnych informacji, a klient może otrzymać dokładną informację o stanie realizacji zlecenia w czasie rzeczywistym.  

Według raportu firmy Gartner z 2021 roku, platformy low-code pozwalają na łączenie różnych systemów informatycznych w jedną spójną całość, co może zredukować koszty integracji o 60%. 

• Integracja programu low code z systemami obsługi klienta pozwala na szybką i sprawną komunikację z klientami, informowanie ich o statusie zlecenia czy zmianach terminów realizacji. Dzięki temu klienci są na bieżąco z postępami prac i czują się lepiej obsługiwani. 

Zwiększenie wydajności pracowników dzięki mobilnej aplikacji low code 

• Możesz usprawnić swoją pracę terenową, szczególnie w działach handlowych czy serwisowych, gdzie mobilność i dostępność są kluczowe. Aplikacje mobilne oparte na low code pozwalają pracownikom serwisu na łatwe zarządzanie zleceniami, niezależnie od miejsca, w którym się znajdują. Wówczas dostają szybki dostęp do najważniejszych funkcjonalności systemu, takich jak transakcje, zlecenia czy kartoteki kontrahentów. Poza tym mogą aktualizować informacje na bieżąco, zamiast odkładać to na później. Taka aplikacja, jak bs4 mobile ułatwia również wymianę informacji ze stacjonarnymi użytkownikami systemu bs4 za pomocą komunikatów i zleceń zadań.  
• Możesz efektywnie zorganizować pracę zdalną, nie tylko na komputerach, ale także za pomocą smartfonów. Platforma ułatwia pracę zdalną, pozwalając pracownikom na dostęp do niezbędnych narzędzi i informacji z dowolnego miejsca – to pozwala technikom serwisowym realizować zlecenia niezależnie od lokalizacji. 

Raportowanie i analiza danych 

• Możliwe jest zbieranie i przechowywanie informacji związanych z realizacją zleceń serwisowych, co umożliwia łatwe i szybkie dostarczanie szczegółowych raportów. Te raporty pozwalają na dokładną analizę wydajności działu serwisowego, taką jak np. średni czas rozwiązywania problemów, ilość rozwiązanych zleceń w danym czasie, czy też ewentualne błędy i niedociągnięcia.  
• Zgromadzone dane pomagają w identyfikacji obszarów, które wymagają poprawy, co przyczynia się do usprawnienia procesów decyzyjnych. W ten sposób menadżerowie i koordynatorzy mogą efektywniej planować i zarządzać pracą swojego zespołu, a także wprowadzać niezbędne ulepszenia do procesów serwisowych.  

Aplikacje low-code są idealnym rozwiązaniem dla firm zajmujących się obsługą zleceń serwisowych i reklamacji. Dzięki nim można zaprojektować formularze zleceń i ich kartoteki, dostosować procesy realizacji i monitorować dostępność niezbędnych zasobów.  

Integracja aplikacji z systemami CRM, ERP i magazynowymi pozwala na synchronizację danych i łatwy dostęp do informacji dla pracowników oraz klientów. Aplikacje mobilne oparte na low-code ułatwiają pracę terenową i zdalną, a także umożliwiają wymianę informacji między użytkownikami. Zgromadzone dane umożliwiają identyfikację obszarów wymagających poprawy i analizę wydajności działu serwisowego. 

Praktyczne zastosowania programu low code do obsługi zleceń serwisowych

Programy low code przynoszą wiele korzyści dla różnych działów w firmie, takich jak technicy serwisowi, dział sprzedaży czy obsługa klienta. Dzięki elastyczności i łatwej adaptacji do różnych potrzeb, platformy niskokodowe zyskują na popularności w firmach różnych branż, które poszukują innowacyjnych i efektywnych rozwiązań w zarządzaniu zleceniami serwisowymi oraz obsługą reklamacji.  

Zobaczmy, jak może to wyglądać w praktyce.  

Zarządzanie zgłoszeniami serwisowymi i reklamacjami 

• Zgłoszenia serwisowe mogą być łatwo tworzone, a poszczególne zlecenia szybko przydzielane odpowiednim technikom. Możemy wdrożyć obieg zleceń serwisowych dopasowany do specyficznych procesów w firmie. Dzięki temu proces przydzielania zleceń jest efektywny i przejrzysty.  
• Oszczędność czasu i eliminacja błędów przy przyjmowaniu zgłoszeń. Program low code może być zintegrowany ze stroną internetową, aby pobierać informacje z formularza bezpośrednio do zgłoszeń serwisowych, a następnie automatycznie przydzielać je do osób odpowiedzialnych za ich rozpatrywanie. 
• Możliwość ustawienia monitoringu, który pozwala na automatyczne powiadomienie wybranego użytkownika o ważnych zdarzeniach, np.: zbyt duża liczba zaległych zadań u serwisantów. System daje kierownictwu możliwość śledzenia wydajności swojego zespołu, a pracownicy mają pełną kontrolę nad swoimi zadaniami i łatwo mogą komunikować się z klientami na temat statusu zleceń.  
• Konfigurowanie monitorowania może być dostosowane do Twoich preferencji, na podstawie danych dotyczących dowolnego obiektu w systemie. Dodatkowo można użyć filtrów, które uruchamiają się w ramach monitoringu, co zwiększa elastyczność w całym procesie. Co zyskujemy? Szybkie wprowadzanie usprawnień i podejmowanie decyzji opartych na danych. 
• Kanban jest narzędziem, które wykorzystuje się do przejrzystego widoku zleceń z podziałem na ich fazy oraz prostego przenoszenia ich między poszczególnymi etapami – użytkownik nie musi wchodzić do kartoteki zlecenia, tylko wygodnie zmienia fazę z wykorzystaniem metody drag & drop. 
• Pulpit managera i panel startowy pracownika mogą być bardzo przejrzyste i zgodne ze zdefiniowanym workflow w firmie. Zaraz po zalogowaniu do systemu możesz zostać poinformowany o zadaniach do wykonania.  
• Osoba odpowiedzialna za rozpatrywanie nowych zgłoszeń zobaczy kolejkę wszystkich zleceń oczekujących na przydzielenie.  
• Serwisant znajdzie zestawienie przydzielonych zleceń. W tym przypadku ważna jest funkcja ich sortowania, które możemy dowolnie konfigurować, np.: według terminu, arbitralnie wybieranego pola „priorytet” czy ręcznie przeciąganej kolejności.  
• Kierownicy działów serwisu i reklamacji mogą widzieć na swoim pulpicie managera zagregowane dane o wszystkich zleceniach w konkretnej fazie lub takie, które wymagają uwagi, np.: przeterminowane, długo realizowane, powracające. 

Wsparcie dla techników serwisowych 

• Centralizacja dokumentacji technicznej ułatwia dostęp do niej pracownikom serwisu. W ten sposób technicy mają łatwy dostęp do instrukcji, schematów czy innych dokumentów niezbędnych do prawidłowego wykonania zlecenia. 
• W przypadku zarządzania zasobami w systemie low code ważne jest, aby wykorzystać systemy magazynowania, zarządzania dostawami i systemy monitorowania ilości części zamiennych, narzędzi czy pojazdów serwisowych. To pozwoli na śledzenie stanu poszczególnych zasobów oraz na podejmowanie decyzji o ich uzupełnianiu lub wymianie. W systemie low code można również wykorzystać technologie takie jak RFID, kodowanie kreskowe i QR, aby umożliwić łatwe i szybkie śledzenie zasobów oraz zwiększyć ich skuteczność i wydajność. Dzięki temu, technicy mogą optymalnie planować swoje wizyty serwisowe, a ich praca jest efektywna. 
• Jeśli firma korzysta z usług mobilnych serwisantów lub podwykonawców, system low code umożliwia szybką wizualizację na mapie, gdzie znajdują się miejsca realizacji konkretnych zleceń serwisowych. W ten sposób ułatwiamy i przyśpieszamy planowanie oraz organizację pracy serwisantów – kto i kiedy ma zrealizować wizytę u klienta. Wystarczy, że włączysz mapę, na której zobaczysz zlecenia serwisowe z wizytami u klientów do wykonania i na pierwszy rzut oka widzisz, jak pogrupować zgłoszenia dla serwisantów tak, aby każdy z nich wykonał wizyty usytuowane blisko siebie. 
• Dzięki programowi możesz precyzyjnie śledzić czas poświęcony na każde zlecenie lub reklamację, co ułatwia zarządzanie czasem pracy i umożliwia dokładne rozliczenie kosztów naprawy lub zużycia materiałów. Nie musisz się martwić o to, czy zapomnisz o jakimś koszcie, ponieważ program pozwala na wprowadzanie informacji na różnych etapach realizacji zlecenia. Możesz dostosować ustawienia programu do potrzeb Twojej firmy, aby działał jeszcze sprawniej. 
• System rejestruje każdą zmianę w zleceniach i danych klientów. I to jeszcze nie wszystko – te informacje są dostępne w jednym miejscu i w łatwy sposób. Dzięki temu zawsze wiadomo: kto i kiedy co zmieniał. A to oznacza, że nie ma ryzyka wprowadzenia błędnych danych. Można spać spokojnie i cieszyć się tym, że masz kontrolę nad danymi. 
• System przechowuje pełną historię zgłoszeń serwisowych i reklamacyjnych, dzięki czemu masz dostęp do wielu statystyk, które pozwolą Ci dokładnie prześledzić awaryjność poszczególnych urządzeń oraz dane o wcześniejszych naprawach konkretnego sprzętu. To prawdziwe bogactwo wiedzy, które możesz wykorzystać w swojej analizie i do podejmowania mądrych decyzji. 

Obsługa klienta i komunikacja 

• W programie mamy do dyspozycji edytor szablonów, który pozwala na redagowanie często używanych pism, e-maili i sms-ów. Są one generowane automatycznie i dynamicznie zaciągają informacje na podstawie znaczników, takich jak dane klienta czy szczegóły zlecenia. Co więcej, system jest bardzo elastyczny i pozwala na tworzenie automatycznych wiadomości, na przykład po zakończeniu prac nad zleceniem klient dostaje wiadomość e-mail z informacją o zakończeniu prac i terminie wysyłki sprzętu. 
• Linki akcji to kolejna ciekawa funkcjonalność pozwalająca na automatyczne wysyłanie wiadomości z prośbą o wybór sposobu odbioru sprzętu, na przykład wysyłką lub odbiorem osobistym. Klient może wybrać odpowiedni przycisk w wiadomości, a system zapisze ją i przekaże do działu wysyłki. To znacznie skraca czas potrzebny na kontakt z klientem, co z pewnością doceni każdy przedsiębiorca. 
• Low code pozwala na w łatwy sposób zintegrować nasz system z innymi narzędziami obsługi klienta, takimi jak CRM czy helpdesk. Dzięki temu, cała nasza komunikacja z klientami jest uporządkowana i przejrzysta, a wszyscy pracownicy mają dostęp do pełnej historii kontaktów z klientami. To pozwala nam szybko i sprawnie reagować na potrzeby klientów oraz zapewnia wysoką jakość obsługi. 

Podsumowanie 

Wprowadzenie programu low code do obsługi zleceń serwisowych może być kluczowym elementem w zwiększeniu efektywności pracy oraz poprawie jakości obsługi klientów. To naprawdę rewolucyjne rozwiązanie!  

Dzięki automatyzacji procesów i integracji z istniejącymi systemami, programy low code pozwalają na zwiększenie wydajności pracowników i łatwe wdrożenie. Co więcej, aplikacje te są coraz bardziej popularne wśród firm z różnych branż. 

W 2021 roku, 43% małych i średnich przedsiębiorstw zaczęło korzystać z low-code w celu usprawnienia swoich procesów biznesowych. 

Jeśli zdecydujesz się na wprowadzenie programu low code do obsługi zleceń serwisowych, przyniesie to korzyści zarówno dla Ciebie, jak i dla Twoich klientów. Elastyczność i możliwości dostosowania programów low code pozwolą na ciągłe ulepszanie i dostosowywanie aplikacji do zmieniających się potrzeb rynku. To znaczy, że Twoja firma będzie w stanie ciągle się rozwijać i oferować jeszcze lepszą obsługę klientów. 

Nie czekaj więc dłużej i zastanów się nad wprowadzeniem programu low code do swojej firmy. Możesz być pewien, że zyskasz dzięki temu więcej czasu i zadowolonych klientów!