Inne programy do obsługi poczty e-mail mają tylko stałe, ściśle określone pola, takie jak priorytet maila, ewentualne oflagowanie, foldery.

W bs4 możemy skonfigurować więcej pól do opisania wiadomości, np. tekstowe, numeryczne, pola wyboru. Można przykładowo:

W programie do obsługi poczty e-mail bs4 core można definiować reguły, które pozwalają automatyzować obsługę e-maili i przekazywać je do odpowiednich działów i osób w firmie.

Reguła może sprawdzać przychodzący mail w prosty sposób, podobnie jak w innych programach pocztowych (od kogo jest, jaki ma temat, treść), ale może również wywołać trigger bs4, który szczegółowo przeanalizuje zawartość i powiązania e-maila, aby porównać go z bazą danych bs4 core i na podstawie zaawansowanej logiki nadać obieg danej wiadomości.

Program do e-maili w bs4 core pozwala czytać i odpowiadać na wiadomości za pomocą wbudowanego w program Webmaila.

Oznacza to, że kluczowa aplikacja, w której pracownicy spędzają wiele godzin dziennie, może być zoptymalizowana do potrzeb firmy czy wręcz działu, w którym pracuje osoba czytająca e-maile. Żadnych niepotrzebnych pól, przepisywania danych czy zbędnych kroków.

Co więcej, raz wprowadzona konfiguracja może także być zmieniana wraz z rozwojem firmy, czy zmianą potrzeb.

Obsługa poczty email dla firm jest znacznie szybsza dzięki możliwości korzystania z gotowych szablonów.

W ten sposób wysyłane e-mailami oferty, potwierdzenia przyjęcia zamówienia, reklamacji itp. są estetyczne, ustandaryzowane i budowane w dużej mierze automatycznie. Oznacza to dla firmy:

Inne programy do emaili posiadają wyłącznie możliwość ręcznego podpinania załączników. Teoretycznie wyszukanie pliku na dysku i podpięcie odpowiedniego załącznika do e-maila zajmuje nie więcej niż pół minuty. Ale w skali roku dla wielu pracowników to wiele roboczodni. Ponadto zdarza się zapomnieć o załączniku lub podpiąć dramatycznie niewłaściwy.

Program do obsługi poczty bs4 core może mieć skonfigurowane w szablonie automatyczne podpinanie załącznika z odpowiedniej kartoteki. Przykładowo dla szablonu e-maila z ofertą jako załącznik automatycznie może podpinać się plik z wygenerowanym cennikiem.

Dzięki temu pliki zawsze:

W przedsiębiorstwach, które prowadzą np. helpdesk lub obsługę reklamacji przez e-mail, szczególnie ważne jest odpowiednie zarządzanie kolejkowaniem poczty elektronicznej w firmie.

E-mail dla firm bs4 core może dzielić wiadomości według rodzaju sprawy, reguł poczty, adresów, tematów. Program może wyliczać deadline dla rozpatrzenia każdego e-maila (np. na podstawie powiązanej z kontrahentem umowy i SLA) i sortować według tych dat.

Procesy automatyzacji związane z pocztą e-mail dla firm w bs4 core, mogą na co dzień zaoszczędzić wiele czasu i zapobiegać błędom.

Gdy pracownik otrzymuje e-maila zgodnie ze zdefiniowanymi regułami biznesowymi, nasz system może automatycznie wystartować proces (np. obsługi reklamacji). Opcjonalnie procedura może startować w wyniku jednego kliknięcia przez użytkownika – np. gdy uzna e-mail jako nowe zapytanie od klienta – może utworzyć na jego podstawie nowy temat sprzedażowy.

Otrzymane maile mogą również startować obieg dokumentów (np. faktura kosztowa z załącznika pdf e-maila).

Maile mogą być powiązywane ręcznie lub automatycznie z różnymi obiektami w systemie. Przykłady najczęstszych obiektów związanych z e-mailem:

Dzięki temu e-maile są później dostępne do prostego wyszukiwania nie tylko w module do obsługi poczty e-mail, ale także w kartotekach klientów, zleceń serwisowych itp. Dzięki temu, jeżeli np. serwisant będzie obsługiwać dane zlecenie, to zobaczy wszystkie e-maile, jakie otrzymano i wysłano w tej sprawie do klienta lub dostawców, nie będzie musiał ich nigdzie szukać, ani nikogo dopytywać, brak danych nie będzie blokować procesu. Daje to znaczne oszczędności czasu i usprawnia przepływ informacji.

Dzięki temu, że program do poczty firmowej jest integralną częścią większego systemu low-code bs4 core, dostępne są atrakcyjne dla każdego managera raporty statystyczne.

Przykładowe raporty, które mogą być skonfigurowane w programie:

System e-mail dla firm bs4 core może również usprawnić rozliczenia związane z czasochłonną obsługą wiadomości. Jeżeli chcemy uchwycić czas poświęcany na poszczególne maile np. do celów rozliczeń z klientem (umowy wsparcia, outsourcing), to w kartotece e-mail może być przewidziane miejsce na wprowadzenie takich rozliczeń. Oczywiście możliwe jest wtedy pełne raportowanie.

Do każdego e-maila pracownicy mogą dodawać komentarze niewidoczne dla klientów oraz przekazywać je między sobą tak, aby nie widziały tego osoby spoza firmy.

W programie pocztowym dla firm bs4 core na podstawie e-maila można zaplanować zadanie sobie lub współpracownikom. Pojawią się one w kalendarzu zadań.

Nasz program do poczty firmowej ma wbudowany potężny mechanizm monitoringów (wykorzystywanych w wielu różnych modułach), który w przypadku e-maili umożliwia np. powiadamianie odpowiednich osób, jeśli e-mail pozostaje bez reakcji pracownika. Wiadomość może być również automatycznie przekazana do innej osoby. Reguły te zazwyczaj bazują na indywidualnych czasach reakcji, zdefiniowanych dla poszczególnych klientów (SLA – Service Level Agreements).

Foldery e-mailowe mogą być współdzielone, aby wiele osób uprawnionych miało dostęp do konkretnych wiadomości. Jest to szczególnie istotne np. przy usługach helpdesk, wspólnych kontach e-mail w dziale (np. do nowych zapytań handlowych) lub pracy wielozmianowej.

A jeśli nie chcecie rezygnować z dotychczasowego programu do emaili? System bs4 core może wyłącznie archiwizować przychodzące i wychodzące do kontrahentów e-maile. W takim przypadku nasze oprogramowanie łączy się z serwerem poczty i niezależnie od zewnętrznego programu pocztowego (np. outlooka) pobiera w tle e-maile i zapisuje do swojej bazy danych, aby ułatwić ich wyszukiwanie w kontekście konkretnych kontrahentów, projektów i innych obiektów w systemie.