Dowolna zawartość kartoteki maila.
Poczta e-mail dla firm w bs4 core
Czy istnieje alternatywa dla Outlooka lub Thunderbirda, która może zaoszczędzić czas pracowników i podnieść jakość obsługi klientów? Tak, istnieje!
5k+ użytkowników platform bs4
Twój nowy klient firmowej poczty e-mail
E-mail jest obecnie najpopularniejszym sposobem komunikacji w biznesie, ale również źródłem problemów. Czy istnieje alternatywa dla Outlook’a lub Thunderbird’a, która może zaoszczędzić czas pracowników i podnieść jakość obsługi klientów?
Tak!
Co więcej, może jednocześnie:
- informować o nieobsłużonych e-mailach,
- dynamicznie generować personalizowane wiadomości z szablonów,
- systematyzować archiwizację wiadomości i ułatwiać wyszukiwanie,
- wprowadzać podział maili według rodzaju sprawy – ułatwi to wyszukiwanie, pozwala kolejkować wiadomości i udostępniać statystyki,
- automatyzować typowe działania,
- usprawniać rozliczenia.
Obsługa i zarządzanie pocztą firmową w obrębie większego systemu, w kontekście działalności całej firmy, odblokowuje mnóstwo możliwości na oszczędność, optymalizację i zwiększenie zadowolenia klientów.
Korzyści
Co zyskujesz obsługując pocztę
e-mail w bs4 core?
Program pocztowy stworzony z myślą o rozwiązaniach
Problem #1
Ginące lub zapomniane e-maile
Maile trafiają do spamu lub co gorsza, są w skrzynkach e-mailowych poszczególnych pracowników przez wiele dni lub nawet tygodni bez podjęcia odpowiednich działań. Dla firmy może to oznaczać wiele strat:
- brak przygotowanej na czas oferty dla klienta – firma ponosi koszt pozyskania leadu i traci go,
- brak rozpatrzonej w terminie reklamacji – trzeba ją uznać niezależnie od jej zasadności,
- nie anulowano lub nie zmieniono w systemie terminu dostawy dla klienta – poniesiono koszty transportu,
- spada zadowolenie kontrahentów.
Klient poczty e-mail w bs4 core:
- automatyzuje typowe działania podejmowane wskutek otrzymanych e-maili,
- pozwala kontrolować skrzynki e-mail pracowników,
- alarmuje o mailach, które nie zostały otwarte i rozpatrzone.
Problem #2
Strata czasu na przeszukiwanie e-maili: nieczytelna historia korespondencji
Jeżeli w firmie do skrzynek użytkowników codziennie trafiają setki maili, z czasem ciężko jest cokolwiek w nich znaleźć. Odnalezienie ustaleń w korespondencji z klientem i współpracownikami sprzed roku zajmuje mnóstwo cennego czasu.
Program do e-mail bs4 core:
- Automatycznie grupuje przychodzącą pocztę według kontrahentów i współpracowników- dzięki temu szybko odnajdziemy ją chronologicznie w odpowiedniej kartotece klienta lub projektu,
- Pozwala kwalifikować maile według rodzaju sprawy, aby umożliwić ich szybkie odnalezienie,
- Wspiera komunikację między pracownikami w zintegrowanym komunikatorze, co znacznie zmniejsza liczbę krążących maili wewnętrznych.
Problem #3
Utrudniony przepływ informacji
Maile tkwiące w skrzynkach e-mailowych użytkowników pozostają tajemnicą poszczególnych pracowników, dopóki nie zostaną przez nich przekazane dalej. Z drugiej strony przekazywanie zaśmieca inne skrzynki lub niepotrzebnie angażuje kolejne osoby.
Program do e-maili zawarty w bs4 core:
- Ma rozbudowany system konfigurowalnych uprawnień do e-maili – dzięki temu użytkownicy mogą przeglądać e-maile współpracowników zgodnie z procedurami obowiązującymi w firmie,
- Pozwala przekazywać maile między użytkownikami tak, aby klient tego nie widział,
- Pozwala komentować e-maile w sposób niewidoczny dla kontrahentów, wysyłać komunikaty w powiązaniu do e-maili.
Poznaj funkcje Twojego nowego klienta poczty e-mail
Rozbudowana kartoteka maila
Inne programy do obsługi poczty e-mail mają tylko stałe, ściśle określone pola, takie jak priorytet maila, ewentualne oflagowanie, foldery.
W bs4 możemy skonfigurować więcej pól do opisania wiadomości, np. tekstowe, numeryczne, pola wyboru. Można przykładowo:
- Ma rozbudowany system konfigurowalnych uprawnień do e-maili – dzięki temu użytkownicy mogą przeglądać e-maile współpracowników zgodnie z procedurami obowiązującymi w firmie,
- Pozwala przekazywać maile między użytkownikami tak, aby klient tego nie widział,
- Pozwala komentować e-maile w sposób niewidoczny dla kontrahentów, wysyłać komunikaty w powiązaniu do e-maili.
Reguły poczty dla całej firmy
W programie do obsługi poczty e-mail bs4 core można definiować reguły, które pozwalają automatyzować obsługę e-maili i przekazywać je do odpowiednich działów i osób w firmie.
Reguła może sprawdzać przychodzący mail w prosty sposób, podobnie jak w innych programach pocztowych (od kogo jest, jaki ma temat, treść), ale może również wywołać trigger bs4, który szczegółowo przeanalizuje zawartość i powiązania e-maila, aby porównać go z bazą danych bs4 core i na podstawie zaawansowanej logiki nadać obieg danej wiadomości.
Webmail do odbioru poczty
Program do e-maili w bs4 core pozwala czytać i odpowiadać na wiadomości za pomocą wbudowanego w program Webmaila.
Oznacza to, że kluczowa aplikacja, w której pracownicy spędzają wiele godzin dziennie, może być zoptymalizowana do potrzeb firmy czy wręcz działu, w którym pracuje osoba czytająca e-maile. Żadnych niepotrzebnych pól, przepisywania danych czy zbędnych kroków.
Co więcej, raz wprowadzona konfiguracja może także być zmieniana wraz z rozwojem firmy, czy zmianą potrzeb.
Redagowanie e-maili z szablonu
Obsługa poczty email dla firm jest znacznie szybsza dzięki możliwości korzystania z gotowych szablonów.
W ten sposób wysyłane e-mailami oferty, potwierdzenia przyjęcia zamówienia, reklamacji itp. są estetyczne, ustandaryzowane i budowane w dużej mierze automatycznie. Oznacza to dla firmy:
- niższe koszty – więcej obsłużonych klientów w tym samym czasie,
- wysoką, stałą jakość – maile bez błędów, z ładną szatą graficzną, zgodne z identyfikacją wizualną firmy,
- zmniejszenie ryzyka strat – np. jeśli szablon posiada w treści automatycznie generowany termin ważności oferty, to eliminujemy ryzyko, że handlowiec zapomni ograniczyć ważność ofertę w czasie.
Automatyczne budowanie załączników
Inne programy do emaili posiadają wyłącznie możliwość ręcznego podpinania załączników. Teoretycznie wyszukanie pliku na dysku i podpięcie odpowiedniego załącznika do e-maila zajmuje nie więcej niż pół minuty. Ale w skali roku dla wielu pracowników to wiele roboczodni. Ponadto zdarza się zapomnieć o załączniku lub podpiąć dramatycznie niewłaściwy.
Program do obsługi poczty bs4 core może mieć skonfigurowane w szablonie automatyczne podpinanie załącznika z odpowiedniej kartoteki. Przykładowo dla szablonu e-maila z ofertą jako załącznik automatycznie może podpinać się plik z wygenerowanym cennikiem.
Dzięki temu pliki zawsze:
- są dostępne dla wszystkich uprawnionych użytkowników,
- są aktualne,
- są na swoim miejscu w systemie, łatwe do znalezienia.
Kolejka e-maili
W przedsiębiorstwach, które prowadzą np. helpdesk lub obsługę reklamacji przez e-mail, szczególnie ważne jest odpowiednie zarządzanie kolejkowaniem poczty elektronicznej w firmie.
E-mail dla firm bs4 core może dzielić wiadomości według rodzaju sprawy, reguł poczty, adresów, tematów. Program może wyliczać deadline dla rozpatrzenia każdego e-maila (np. na podstawie powiązanej z kontrahentem umowy i SLA) i sortować według tych dat.
Start procesu lub aktywności na podstawie e-maila
Procesy automatyzacji związane z pocztą e-mail dla firm w bs4 core, mogą na co dzień zaoszczędzić wiele czasu i zapobiegać błędom.
Gdy pracownik otrzymuje e-maila zgodnie ze zdefiniowanymi regułami biznesowymi, nasz system może automatycznie wystartować proces (np. obsługi reklamacji). Opcjonalnie procedura może startować w wyniku jednego kliknięcia przez użytkownika – np. gdy uzna e-mail jako nowe zapytanie od klienta – może utworzyć na jego podstawie nowy temat sprzedażowy.
Otrzymane maile mogą również startować obieg dokumentów (np. faktura kosztowa z załącznika pdf e-maila).
Dostęp kontekstowy do e-maila
Maile mogą być powiązywane ręcznie lub automatycznie z różnymi obiektami w systemie. Przykłady najczęstszych obiektów związanych z e-mailem:
- kontrahent,
- zlecenie serwisowe,
- temat sprzedażowy,
- obieg dokumentu
Dzięki temu e-maile są później dostępne do prostego wyszukiwania nie tylko w module do obsługi poczty e-mail, ale także w kartotekach klientów, zleceń serwisowych itp. Dzięki temu, jeżeli np. serwisant będzie obsługiwać dane zlecenie, to zobaczy wszystkie e-maile, jakie otrzymano i wysłano w tej sprawie do klienta lub dostawców, nie będzie musiał ich nigdzie szukać, ani nikogo dopytywać, brak danych nie będzie blokować procesu. Daje to znaczne oszczędności czasu i usprawnia przepływ informacji.
Statystyki maili
Dzięki temu, że program do poczty firmowej jest integralną częścią większego systemu low-code bs4 core, dostępne są atrakcyjne dla każdego managera raporty statystyczne.
Przykładowe raporty, które mogą być skonfigurowane w programie:
- liczba e-maili w poszczególnych miesiącach,
- liczba e-maili obsługiwanych przez poszczególnych pracowników,
- statystyki e-maili dla poszczególnych klientów,
- rodzaje spraw załatwianych w e-mailach (liczby nowych zapytań handlowych, reklamacji, itp.).
Rozliczenia związane z e-mailem
System e-mail dla firm bs4 core może również usprawnić rozliczenia związane z czasochłonną obsługą wiadomości. Jeżeli chcemy uchwycić czas poświęcany na poszczególne maile np. do celów rozliczeń z klientem (umowy wsparcia, outsourcing), to w kartotece e-mail może być przewidziane miejsce na wprowadzenie takich rozliczeń. Oczywiście możliwe jest wtedy pełne raportowanie.
Komentowanie i przekazywanie e-maili
Do każdego e-maila pracownicy mogą dodawać komentarze niewidoczne dla klientów oraz przekazywać je między sobą tak, aby nie widziały tego osoby spoza firmy.
E-mail i kalendarz zadań
W programie pocztowym dla firm bs4 core na podstawie e-maila można zaplanować zadanie sobie lub współpracownikom. Pojawią się one w kalendarzu zadań.
Eskalacja maili, SLA
Nasz program do poczty firmowej ma wbudowany potężny mechanizm monitoringów (wykorzystywanych w wielu różnych modułach), który w przypadku e-maili umożliwia np. powiadamianie odpowiednich osób, jeśli e-mail pozostaje bez reakcji pracownika. Wiadomość może być również automatycznie przekazana do innej osoby. Reguły te zazwyczaj bazują na indywidualnych czasach reakcji, zdefiniowanych dla poszczególnych klientów (SLA – Service Level Agreements).
Wspólne skrzynki/foldery e-mail
Foldery e-mailowe mogą być współdzielone, aby wiele osób uprawnionych miało dostęp do konkretnych wiadomości. Jest to szczególnie istotne np. przy usługach helpdesk, wspólnych kontach e-mail w dziale (np. do nowych zapytań handlowych) lub pracy wielozmianowej.
Archiwizacja e-maili z serwera poczty
A jeśli nie chcecie rezygnować z dotychczasowego programu do emaili? System bs4 core może wyłącznie archiwizować przychodzące i wychodzące do kontrahentów e-maile. W takim przypadku nasze oprogramowanie łączy się z serwerem poczty i niezależnie od zewnętrznego programu pocztowego (np. outlooka) pobiera w tle e-maile i zapisuje do swojej bazy danych, aby ułatwić ich wyszukiwanie w kontekście konkretnych kontrahentów, projektów i innych obiektów w systemie.