• Dostęp do aktualnych informacji i pełnej historii kontaktu, z dowolnej lokalizacji i urządzenia.
• Dostosowanie poziomu rozbudowania kartotek, w zależy od potrzeb firmy i typu kontrahenta.
• Pola kartoteki mogą być dowolnie modyfikowane i konfigurowane przez administratora.
• Każda kartoteka może zawierać dane wielu osób kontaktowych ( z wyróżnieniem osoby głównej i ulubionych) oraz wielu siedzib.
• Brak ograniczeń co do ilości typów kontrahentów konfigurowanych w programie. Mogą to być m.in. klienci, klienci potencjalni, dostawcy, firmy pomocnicze, partnerzy i konkurencja.

Zarządzanie sprzedażą to jedno z podstawowych zastosowań oprogramowania bs4. Ideą pracy na tematach sprzedażowych w programie jest ewidencjonowanie i zarządzanie nią na wcześniejszym etapie niż dopiero w momencie fakturowania. Do systemu bs4 możliwe jest wprowadzanie każdej, nawet potencjalnej sprzedaży.

Zarządzanie tematami sprzedażowymi (obsługa ofertowania i zamówień)
W firmach stosowane są różne określenia dla odmiennych form sprzedaży, m.in.: oferty, zamówienia, przetargi, kontrakty, leady. W programie bs4 każdy temat sprzedażowy – potencjalny, zrealizowany lub utracony, domyślnie nazywany jest TRANSAKCJĄ.

W systemie można definiować różne typy transakcji, posiadające różne fazy.
Każda transakcja posiada swoją odrębną kartotekę.
Zależnie od aktualnej fazy tematem mogą zajmować się inni pracownicy i wymagane mogą być inne pola do uzupełnienia.
W powiązaniu do transakcji pracownicy mogą wysyłać sobie komunikaty.
Można z nimi powiązywać zlecenia, faktury z programu ERP lub pozycje faktur sprzedażowych i zakupowych.
Program może alarmować pracownika lub przełożonych jeśli transakcja jest w jakiejś fazie zbyt długo.
Klient może otrzymywać automatyczne powiadomienia e-mail lub SMS o zmianie statusu transakcji – zamówienia.
Transakcje mogą być tworzone na podstawie zamówień ze sklepu internetowego firmy.

Poprzez umowę długoterminową rozumiemy umowę, która trwa przez określony (dłuższy) czas. Przykładem takiej umowy może być na przykład umowa abonamentowa lub umowa serwisowa. Do każdej umowy można wskazać wielu kontrahentów których dana umowa obowiązuje. Dzięki temu możliwe jest obciążanie klienta cyklicznymi opłatami poprzez hurtowe generowanie transakcji. Moduł potrafi także obliczać zmienne koszty obsługi.

Oprócz pozycji produktowych z transakcji źródłowej (jeśli są jakiekolwiek w transakcji źródłowej) opcjonalnie jako kolejna pozycja produktowa na generowanej cyklicznie transakcji z umowy, może się pojawić produkt z obliczoną dynamicznie ceną jednostkową, dynamicznym rabatem % i ilością 1.

Przykładowe zastosowanie:

Program oblicza dla kontrahenta sumę kwot jego zleceń (zmienna admina w zleceniu) typu zlecenie płatne zamkniętych w ubiegłym miesiącu. Tą cenę umieszcza na generowanej transakcji przy pozycji dodatkowe zlecenia serwisowe.

bs4 core umożliwia ustawianie limitów kredytu kupieckiego dla poszczególnych klientów. W kartotece kontrahenta można wybrać maksymalny poziom kredytu kupieckiego, jaki może zostać udzielony.
Program może blokować eksport kolejnego zamówienia do zafakturowania jeżeli suma niezapłaconych faktur klienta i tego kolejnego zamówienia przekroczyłaby limit kredytu wskazany dla danego klienta.
W kartotece kontrahenta dostępna jest informacja o pozostającym do wykorzystania limicie kredytowym.
Jeżeli w wyjątkowych sytuacjach chcemy zwiększyć limit dla danego klienta, może tego dokonać osoba uprawniona, która wprowadza kwotę o jaką podnosi limit i do jakiej daty ma obowiązywać jego podniesienie. Program po tym okresie automatycznie zmniejszy limit do poprzedniej wartości.

Proces windykacyjny
1. Najpierw należy podzielić klientów na grupy/segmenty, tak aby można było zróżnicować windykację np. zależnie od ważności klienta.

2. Następnie określić reguły windykacji dla klientów z danej grupy. Są one wykonywane kolejno.

3. Dla każdej reguły należy wskazać po ilu dniach przeterminowania niezapłaconej faktury, program ma podejmować określone działanie.

Przykładowe działania:

• wysłanie maila do klienta z odpowiedniego szablonu,
• wysłanie komunikatu do opiekuna handlowego klienta z informacją o zaległości,
• zmiana statusu klienta w kartotece, zmiana jego warunków płatności,
• zlecenie zadania zatelefonowania do klienta przez wybraną w firmie osobę,

Korzyści
Można ustawiać różne limity kredytów kupieckich dla różnych klientów.

Jeżeli postanowimy okresowo zwiększyć wysokość limitu, program po tym okresie automatycznie przywróci jego poprzednią wartość.

System może blokować kolejne zamówienie, jeżeli klient nie uregulował należnej płatności.

Program może podejmować różne działania związane z regulowaniem należności (np. wysyłać klientom automatyczne przypomnienia).

Szablony to zestandaryzowane wzorce pism, e-mail, sms-ów, plików oraz e-dokumentów, które usprawniają pracę, przede wszystkim eliminując konieczność redagowania każdej wiadomości z osobna oraz wynikające z tego błędy. To także ujednolicenie firmowej korespondencji, gwarancja utrzymania stałej identyfikacji wizualnej.

System posiada wbudowany edytor szablonów, w którym uprawnieni użytkownicy mogą zredagować wzorce pism i e-maili do wielokrotnego użytku. Można powiązać je z różnymi obiektami systemu, np. aby zaciągać z nich dane do treści wiadomości.

Mechanizm znaczników w bs4 core umożliwia zaciągnięcie do wcześniej utworzonych szablonów dowolnych informacji z systemu. Najczęściej są to dane opisujące kontrahenta (np. nazwa, imię, nazwisko, stanowisko), jednak system oferuje także dużo bardziej zaawansowane formy, aby umożliwić automatycznie umieszczanie w korespondencji informacji o ofercie, produktach, czy dowolnych innych obiektach z systemu. W miejsce znacznika program automatycznie wstawia wskazane treści z odpowiedniej kartoteki.

Moduł bs4 webmail

• Porządkuje całą korespondencję e-mailową – koniec z przekopywaniem się przez setki e-maili, aby znaleźć potrzebne informacje.
• Umożliwia wyszukiwanie i czytanie e-maili w kontekście innych informacji z systemu (np. historii kontaktów z klientem, zaplanowanych zadań).
• Archiwizuje treści wiadomości na jednym serwerze, więc są zawsze dostępne dla uprawnionych osób.
• Informuje, które e-maile pozostały bez reakcji.
• Wspiera kierowników w zakresie zarządzania wiadomościami przychodzącymi – uprawnione osoby w firmie mogą przeglądać pocztę innych i przekazywać e-maile pomiędzy różnymi osobami.
• Umożliwia każdemu użytkownikowi wygodne przekazywanie otrzymanej wiadomości, wraz z komentarzem do współpracownika.

Podstawą dobrej komunikacji wewnętrznej w firmie, jest oddzielenie jej od komunikacji zewnętrznej. Wiele firm używa skrzynki e-mail dla obu, co powoduje przytłoczenie tysiącami pomieszanych wiadomości, w których trudno jest odnaleźć informacje sprzed kilku miesięcy.

Kolejnym problem w komunikacji wewnętrznej są ustalenia ustne z podwładnymi, przełożonymi, członkami zespołu. Często nie ma po nich nigdzie śladu i w razie potrzeby trudno jest ustalić jakie były założenia.

W bs4 core opracowaliśmy komunikator wewnątrzfirmowy – użyteczne połączenie czatu i e-maila.

Pozwala szybko wysłać wiadomość do jednego lub kilku pracowników – od razu lub w przyszłości, z ustawioną datą wysyłki.

Do komunikatu możesz załączyć pliki, zażądać potwierdzenia przeczytania lub wymusić odpowiedź.

W systemie bs4 core zbudujesz bazę informacji o produktach i usługach z oferty oraz usprawnisz zarządzanie szerokim i głębokim asortymentem.

Nasz oprogramowanie tworzy dynamiczny obraz każdego produktu z opisem, historią zdarzeń i zadań.

W bs4 core kategorie produktowe są zorganizowanymi strukturami drzewkowymi – wewnątrz każdej z nich możesz tworzyć kolejne poziomy podkategorii, a każdy produkt może należeć do wielu z nich.

Możesz zdefiniować wiele profili produktowych (np. laptopy, komputery stacjonarne, klawiatury itp.), a dla każdego z nich skonfigurujemy kartotekę produktu, w której indywidualnie zaprojektowane pola będą opisywały produkt (np. dla komputerów będzie to szybkość procesora i wielkość pamięci).

Uprawnieni użytkownicy mają możliwość dokonywania operacji na produktach, m.in.:

• usuwanie,
• scalanie,
• zmiana danych (także hurtowo),
• grupowanie,
• zarządzanie cenami.

Z bazy asortymentowej użytkownicy najczęściej korzystają przy wprowadzaniu zamówień oraz tworzeniu ofert. Dla każdego produktu możesz wskazać jednego lub kilku managerów produktów, aby wyróżnić osoby odpowiedzialne za tę część asortymentu. System bs4 core ułatwia również wyszukiwanie produktów, na stronie szukania prostego i zaawansowanego.

Definiowanie wielu cenników sprzedaży (wyjątki rabatowe, ceny stałe, promocje, volume pricing)

W ramach zarządzania cenami w programie można:

• tworzyć wiele rubryk cenowych w różnych walutach,
• wskazywać domyślny rabat % dla Klientów,
• określać wyjątki rabatowe na poszczególne produkty lub kategorie,
• definiować ceny stałe na określone produkty dla wybranych Klientów,
• definiować rabaty „volume pricing” zależne od ilości zakupionych produktów.

Z aplikacją bs4 mobile (zintegrowaną z systemem bs4 core) możesz obsługiwać klienta, ofertować lub przyjmować zamówienia gdziekolwiek jesteś – bezpośrednio z Twojej komórki. To podręczny dostęp do kluczowych danych dotyczących kontrahentów, zleceń czy transakcji. Bezpośrednio po spotkaniu (a nawet w trakcie) dodasz notatkę, a zanim wrócisz do biura, Twoi współpracownicy już dawno będą mieli informacje niezbędne do realizacji ustaleń.

Prowizje to kluczowe narzędzie motywowania handlowców do osiągania dobrych wyników sprzedażowych.

Prowizje działają lepiej jeśli dobre oprogramowanie, takie jak bs4 core pozwala wyliczać w czasie rzeczywistym należną na dany moment prowizję dla handlowca.

Korzyści z planowania i obsługi prowizji w bs4 core:

• kierownik poświęca mniej czasu na obliczenia i udostępnianie wyników,
• handlowiec w każdej chwili widzi należną mu prowizję.

Oprogramowanie bs4 core pozwala tworzyć plany sprzedaży na kolejne okresy:

• z rozbiciem na regiony, handlowców,
• według poszczególnych asortymentów,
• według dostawców

Handlowcy mogą mieć dostęp do aktualnej informacji o stopniu zrealizowania planu.

W nowym module można zdefiniować wiele wzorów map. Na jednej możemy wyświetlać dane związane ze sprzedażą, na kolejnej reklamacje i serwis, a na zupełnie innej wyniki finansowe firmy w odniesieniu do lokalizacji. Możemy zarządzać uprawnieniami do poszczególnych map tak, aby odpowiedni pracownicy mieli dostęp tylko do potrzebnych im danych.

Jedną z największych korzyści z wdrożenia systemu bs4 core, poza łatwym dostępem do aktualnych danych klientów, jest możliwość zbierania informacji i budowania historii kontaktu.

W programie bs4 core konfiguruje się dowolne typy rejestrowanych lub planowanych aktywności.
Każdy typ aktywności, może posiadać inny formularz do wypełnienia.
Program umożliwia generowanie raportów, statystyk i analizę trendów dla różnych aktywności.
Po rejestracji aktywności, system może wysyłać automatyczne powiadomienia do pracowników oraz kontrahentów.

Przykładowe aktywności

• telefon do Klienta,
• klient zadzwonił,
• wizyta u klienta Klienta,
• próba dodzwonienia się,
• wysłano fakturę.

Planowane aktywności widać w kalendarzu pracownika lub terminarzu dla grupy osób (np. handlowców)

Rozliczanie delegacji wydaje się prostą czynnością techniczną jednak w niektórych firmach jest czasochłonne i jest sporym wyzwaniem organizacyjnym.

Z rozliczaniem delegacji wiąże się:

• akceptacja delegacji przez kierownika działu,
• różne stawki delegacji np. zagranicznej,
• powiązanie delegacji z kalendarzem zadań, kalendarzem nieobecności w firmie,
• dostęp mobilny (zdalny)
• raportowanie.

Dzięki bs4 core można proces planowania i rozliczania delegacji użytkownicy mogą mieć w tej samej aplikacji, w której mają inne funkcjonalności (CRM, obieg dokumentów, procesy).

Dzięki low-code możemy dostosować ten proces do specyfiki Państwa firmy.