Zarządzanie zadaniami – jak wygląda funkcja w Monday vs bs4?
Wszystkim znane platformy typu Monday, Asana, Trello to narzędzia, w którym można znaleźć zarządzanie zadaniami. Znajdują się tam możliwości planowania, zarządzania, śledzenia czasu poświęconego, udostępniania współpracownikom i inne bardziej lub mniej zaawansowane funkcje do zadań przeznaczone. Ale czy wszystko jest kompleksowe i zorganizowane w odpowiedni sposób? A co jeśli pojawi się obok nich kolejny zawodnik z być może unikalnymi, konfiguralnymi funkcjonalnościami?
Aktywności w Monday
Tworzenie i organizacja tablic z zadaniami
W monday.com zadania organizuje się na tablicach (boards), które reprezentują projekty, procesy lub kategorie zadań. Tablice można dostosować do różnych typów pracy:
- Tablice prywatne – widoczne tylko dla zaproszonych użytkowników.
- Tablice współdzielone – dostępne dla całego zespołu.
- Tablice publiczne – dostępne dla wszystkich użytkowników organizacji.
Kolumny definiujące zadania
Każda tablica składa się z wierszy (items) reprezentujących zadania, które są opisane za pomocą kolumn. Typy kolumn można dostosować, co daje elastyczność w definiowaniu szczegółów zadania. Popularne kolumny to:
- Tekst – opis zadania.
- Status – wizualne oznaczenie stanu (np. „W toku”, „Zrobione”, „Oczekuje”).
- Osoby – przypisanie zadania do członka zespołu.
- Data – terminy realizacji.
- Priorytet – poziom ważności (np. „Niski”, „Średni”, „Wysoki”).
- Liczby – np. budżet lub godziny.
- Etykiety – dodatkowe kategoryzowanie.
Automatyzacje
Monday.com oferuje wbudowane automatyzacje, które usprawniają zarządzanie zadaniami. Przykłady automatyzacji:
- Powiadamianie zespołu po zmianie statusu.
- Automatyczne przypisanie zadania po utworzeniu nowego elementu.
- Przesunięcie terminu na podstawie określonych reguł. Automatyzacje można łatwo skonfigurować za pomocą prostego kreatora.
Funkcje współpracy z zespołem
- Komentarze i aktualizacje – użytkownicy mogą komentować zadania, dodawać załączniki i prowadzić dyskusje bezpośrednio w systemie.
- Współdzielenie plików – możliwość dodawania dokumentów, zdjęć i innych zasobów.
- Etykiety i oznaczenia – pozwalają łatwo identyfikować kluczowe zadania.
Narzędzia do zarządzania zadania w bs4
Planowanie i rejestracja zadań
W bs4 zadania oraz zarejestrowane zdarzenia (niezaplanowane zadania) są dostępne w zakładce Aktywności. Użytkownicy mogą planować zadania do wykonania oraz rejestrować swoje aktywności, co umożliwia efektywne śledzenie postępów pracy. Dodatkowo, system pozwala na dzielenie zadań na typy, co usprawnia organizację i umożliwia generowanie szczegółowych raportów.
Zarządzanie i monitorowanie zadań
Użytkownicy mają możliwość delegowania zadań współpracownikom oraz monitorowania ich realizacji. Zadania mogą być powiązane z różnymi obiektami w systemie, takimi jak kontrahenci, transakcje czy zlecenia serwisowe. Dzięki temu możliwa jest analiza kontekstowa, np. ile telefonów czy spotkań wymagało sfinalizowanie transakcji oraz czy poświęcony czas był opłacalny.
Zarządzanie zasobami
System umożliwia rezerwację zasobów, takich jak sale konferencyjne czy samochody, do konkretnych zadań. Dzięki temu zarządzanie zasobami staje się proste, a użytkownicy mogą łatwo sprawdzić ich dostępność oraz powiązane rezerwacje.
Personalizacja typów zadań
Dzięki elastyczności systemu bs4 core możliwe jest definiowanie dowolnych typów zadań dopasowanych do potrzeb organizacyjnych i analitycznych firmy. Oprócz standardowych pól, można dodawać spersonalizowane rubryki, ustalać uprawnienia do ich wypełniania, oznaczać je jako wymagane oraz uzależniać ich widoczność od danych wpisanych w innych polach. Również można ustawiać, które informacje mają pojawiać się w widoku zestawienia czy kalendarza.
Automatyzacja procesów
Administrator systemu bs4 może planować prace cykliczne, czyli regularnie i automatycznie wykonywane przez program akcje na serwerze, które realizowane są w tle w wybranym czasie. Pozwala to na automatyzację powtarzalnych procesów i zwiększenie efektywności pracy.
Pulpit managera i panel startowy pracownika
Po zalogowaniu się do systemu, użytkownicy widzą na swoich pulpitach najważniejsze dla nich informacje, takie jak kolejka zadań oczekujących na przydzielenie czy zlecenia przypisane do danego pracownika. Kierownicy działów mają dostęp do zagregowanych danych o wszystkich zleceniach w konkretnych fazach, co ułatwia monitorowanie i zarządzanie pracą zespołu.
Różnice w funkcjach zarządzania zadaniami. Monday vs bs4.
| Cecha | bs4 | Monday |
| Model organizacji | Moduł Zadania/Aktywności jako integralna część systemu; zadania powiązane z kontrahentami, transakcjami, zasobami. | Tablice projektowe z elastycznym układem; możliwość dowolnej personalizacji tablic i kolumn. |
| Powiązania z obiektami | Zadania mogą być przypisane do różnych obiektów w systemie (np. klientów, transakcji, zasobów). | Zadania są niezależne, ale można je kategoryzować za pomocą etykiet, grup. |
| Personalizacja | Możliwość dodawania własnych pól w zadaniach; zależność widoczności pól od innych danych; personalizacja danych w kolumnach zestawień. | Szeroka personalizacja tablic i kolumn, ale mniejszy nacisk na powiązanie z kontekstowymi obiektami (np. CRM). |
| Widoki | Standardowy widok tabeli, raportów (wykresy) oraz zintegrowany kalendarz. | Różnorodne widoki: tabela, tablice kanban, kalendarz, oś czasu (wykres Gantta), dashboardy. |
| Raportowanie | Szczegółowe raporty z możliwością analizy kontekstowej, np. ile czasu poświęcono na zadania związane z transakcjami. | Dashboardy wizualizujące dane z różnych tablic; mniej kontekstowe powiązania. |
| Automatyzacje | Prace cykliczne realizowane w tle; konfiguracja dowolnego triggera z poziomu administratora; powiadomienia w systemie jak i zintegrowanych aplikacjach. | Intuicyjny kreator automatyzacji, np. powiadomienia, przypisanie zadań, zmiany statusów. |
| Zakres automatyzacji | Dzięki technologii low-code/no-code, możliwość stworzenia dowolnych triggerów związanych z zadaniami. | Bardziej ogólne, dostosowane do potrzeb zarządzania projektami. |
| Komentarze | Proste komentarze w zadaniach; a także zaawansowany wątek zespołowy w komunikatorze wewnętrznym. | Rozbudowane sekcje komentarzy; współpraca w czasie rzeczywistym. |
Podsumowanie bs4 vs monday
- bs4: Idealny dla firm, które chcą zintegrować zarządzanie zadaniami z procesami biznesowymi, np. zarządzaniem klientami, zasobami, czy transakcjami. System jest bardziej skoncentrowany na procesach operacyjnych. Tworzy się kompleksowe, a nadal konfigurowalne oprogramowanie. Wdrożeniowcy mogą dopasować moduł pod konkretne potrzeby firmy.
- Monday.com: Bardziej narzędzie do zarządzania projektami dla zespołów, gdzie priorytetem jest prosta wizualność oraz współpraca w czasie rzeczywistym. Raczej bez zaawansowanych personalizacji narzędzi, tylko to co dostępne w konkretnej wersji.
