Jako dostawca systemów wspierających komunikację i relacje z klientami, często mamy zapytania o podpis elektroniczny. Nasi klienci chcą, aby system bs4 umożliwiał przeprowadzenie całego procesu ofertowania włącznie z formalnym przyjęciem zamówienia lub podpisaniem umowy.
- Czy bs4 obsługuje podpis elektroniczny?
- Czy aplikacja pozwala podpisać się na tablecie/ekranie komórki.?
- Czy system współpracuje z Autenti?
Zauważyłem, że klienci nie zawsze wyłapują subtelne różnice między różnymi formami podpisu “elektronicznego”. Nie dziwię się, gdyż również nie jestem prawnikiem. Dlatego poniżej bardzo uproszczony przewodnik po podpisach:
Podpis kwalifikowany.
Najlepszy i najdroższy. Musisz go zakupić w jednej z kilku instytucji w kraju. Przykłady to mSzafir, Certum, PWPW Sigillum. Kosztuje 100-200 zł rocznie dla osoby. Otrzymujesz coś podobnego do pendrive’a wciskanego do USB w komputerze. Podpis kwalifikowany jest używany obecnie najczęściej przez księgowych, członków zarządu. Spopularyzował się w tych kręgach, gdyż jest wygodną lub jedyną opcją autoryzacji dokumentów w urzędach np. przy raportach rocznych do KRS.
Zalety
- jedyny podpis elektroniczny równoważny podpisowi własnoręcznemu. Słowem – jeśli gdzieś jest napisane (w umowie, w ustawie), że wymagana jest forma pisemna umowy, oświadczenia woli – to znaczy, że albo podpiszesz fizyczny dokument własnoręcznie, albo takim podpisem kwalifikowanym.
Wady
- drogi i mało popularny;
- nie nadaje się, aby wymagać go od klientów, bo mogą go nie mieć (zwykle nie mają).
Podpis elektroniczny, e-podpis itp.
Są to komercyjne platformy elektroniczne, takie jak Autenti. Strona trzecia – np. “Autenti” gwarantuje swoją infrastrukturą, wiarygodnością, szyfrowaniem itp., że strony złożyły taki podpis.
Zalety
- wygodny, dostępny, bardzo wiarygodny;
- dla klientów bezpłatny;
- można dać klientom użycie go jako opcję;
- dla Sądu w wielu przypadkach wystarczający dowód;
- strony mogą się umówić np. w umowie pisemnej, że będą akceptować taki podpis w dalszej współpracy.
Wady
- jeśli wymagana była forma pisemna, to nie jest zachowana tym podpisem (nie jest on wystarczający);
- dla konsumentów może być nadal niewygodne lub za trudne w obsłudze (np. dla seniorów).
Podpis graficzny
Tak umownie nazywam podpis składany przez klienta na ekranie tabletu lub komórki. Znamy to np. z odbierania przesyłek Poczty Polskiej. Takie rozwiązanie można skonfigurować w systemie bs4 core. Wtedy w ramach formularza aplikacji, w którymś momencie procesu (np. potwierdzenie realizacji usługi serwisowej, potwierdzenie zamówienia) nasz pracownik prosi klienta, aby palcem lub rysikiem złożył podpis na ekranie.
Zalety
- tanie i proste do wdrożenia rozwiązanie. W platformie low code bs4 core jest ono “gratis” jako konfigurowalny element formularza;
- nic nie trzeba instalować po stronie klienta, nigdzie nie trzeba odnawiać certyfikatu;
- klient ma wrażenie, że złożył jakieś zobowiązanie/poświadczenie (np. potwierdził wizytę serwisanta lub naprawę urządzenia, lub zgodził się zapłacić za usługę).
Wady
- nie ma znaczenia z prawnego punktu widzenia. Jest to grafika (plik graficzny) wysyłany na serwer i tam przechowywany w kontekście konkretnego zlecenia, zamówienia itp. Istnieje możliwość manipulowania takim plikiem (podpięcia pod inne zlecenie) na poziomie bazy danych firmy, więc Sąd może nie traktować tego jako dowód w sprawie;
- z punktu widzenia RODO trzymamy kolejny rodzaj wrażliwych danych w systemie – wzory podpisów klientów. Może być kwestią dyskusji czy to wystarczająco uzasadnione i czy odpowiednio zabezpieczyliśmy te dane (np. czy włączyliśmy w bs4 core opcję logowania dwuskładnikowego).
Podsumowanie
System bs4 obsługuje podpisy elektroniczne, w tym podpisy graficzne na tabletach i ekranach komórek. Podpis kwalifikowany, choć równoważny podpisowi własnoręcznemu i wymagany w formalnych sytuacjach, jest kosztowny i mało popularny wśród klientów. Warto pamiętać, że podpis składany elektronicznie jest wygodny i wiarygodny, ale nie zawsze spełnia wymagania formalne. Ma ograniczoną wartość prawną i wymaga odpowiednich zabezpieczeń danych, o co zadba bs4 core.
