Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) ma na celu usprawnienie procesu wystawiania, przechowywania i odbierania faktur w Polsce. Wraz z obowiązkowym wprowadzeniem e-faktur od 1 lipca 2024 roku, warto zastanowić się nad walorami tego systemu. W niniejszym artykule przedstawimy zalety KSeF, omawiając jego korzyści dla przedsiębiorców.
Na czym polega system e-faktur?
System e-faktur opiera się na technologii elektronicznej, która pozwala na automatyczne generowanie, przesyłanie oraz przechowywanie faktur. E-faktury są zgodne z przepisami prawa podatkowego, a ich wykorzystanie ułatwia zarówno wystawianie, jak i kontrolowanie rozliczeń podatkowych.
Po wprowadzeniu danych do systemu, e-faktura jest automatycznie generowana, a następnie wysyłana do odbiorcy za pośrednictwem Internetu. W Polsce e-faktury są uważane za równoważne z tradycyjnymi fakturami papierowymi, o ile spełniają wymogi określone w ustawie o podatku od towarów i usług oraz ustawie o rachunkowości.
Jak działa system Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system, który odpowiedzialny jest za zarządzanie e-fakturami oraz kontrolę ich poprawności. KSeF sprawdza poprawność wystawianych faktur, nadaje im odpowiedni numer oraz monitoruje datę i godzinę ich wystawienia. W przypadku błędów, system informuje Cię o odrzuceniu faktury oraz pozwala na jej korektę.
Wprowadzenie KSeF w Polsce
W Polsce system e-faktur został wprowadzony wraz z nowelizacją ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o rachunkowości. Wprowadzenie tego systemu miało na celu ułatwienie oraz przyspieszenie procesów związanych z wystawianiem, wysyłaniem oraz odbieraniem faktur.
Warto nie pozostawiać implementacji KSeF na ostatnią chwilę, aby uniknąć problemów związanych z jego obsługą. Im wcześniej zaczniesz korzystać z nowego systemu, tym łatwiej będzie Ci przyzwyczaić się do jego funkcjonowania i unikniesz niepotrzebnych trudności.
Obowiązek wystawiania e-faktur
Od 1 lipca 2024 roku każdy przedsiębiorca będzie musiał wystawić fakturę elektronicznie, a także w sposób ustrukturyzowany. Oznacza to, że każda faktura będzie wyglądać tak samo, a obowiązek ten dotyczy wszystkich osób prowadzących działalność, nawet tych, którzy wystawiają jedną fakturę miesięcznie.
Wymagania wobec e-faktur
E-faktury muszą spełniać określone kryteria, takie jak zawarcie wszystkich wymaganych informacji oraz użycie właściwych formatów danych. Ponadto, e-faktury muszą być zgodne z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego oraz ustawą o rachunkowości.
Karanie za niedopełnienie obowiązków
Przepisy w zakresie KSeF przewidują kary w przypadku niedopełnienia obowiązków związanych z e-fakturami. Podatnik, który wystawi fakturę poza systemem, może dostać karę finansową w wysokości do 100% podatku VAT na fakturze lub, w przypadku faktury bez VAT, 18,71% wartości faktury, nie mniej niż 1000 zł.
Zalety KSeF dla firm
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur to ważny krok w kierunku cyfryzacji usług administracji i transformacji cyfrowej Polski. Mimo wad, jakie niesie ze sobą wdrożenie tego systemu, korzyści wynikające z jego funkcjonowania zdecydowanie przeważają:
Oszczędność czasu
KSeF upraszcza proces obiegu faktur, który staje się szybszy i bardziej efektywny. To przyspiesza procesy związane z wystawianiem, wysyłaniem oraz odbieraniem dokumentów. E-faktury są automatycznie wysyłane do kontrahentów, co eliminuje potrzebę ręcznego przesyłania dokumentów. Ponadto, e-faktury są łatwiejsze do przetworzenia, a to przyspiesza proces księgowania. Proces ten jest znacznie wydajniejszy niż w przypadku tradycyjnych faktur papierowych i pozwali Ci zaoszczędzić czas i zwiększyć efektywność.
Oszczędność kosztów dzięki KSeF
E-faktury eliminują konieczność drukowania, kopertowania oraz wysyłania faktur tradycyjną pocztą. Koszty związane z papierem, drukiem, tuszem i opłatami pocztowymi mogą się szybko sumować, zwłaszcza w firmach o dużym obrocie. Dodatkowo, e-faktury pomagają również zaoszczędzić na kosztach związanych z przechowywaniem dokumentów, ponieważ cyfrowe kopie faktur zajmują znacznie mniej miejsca niż ich fizyczne odpowiedniki. W ten sposób e-faktury stanowią nie tylko ekologiczną, ale również ekonomiczną alternatywę dla tradycyjnych faktur papierowych.
Wygoda w wystawianiu faktur
KSeF pozwala na szybkie i łatwe wystawianie faktur elektronicznych. Przedsiębiorcy mogą korzystać z darmowej aplikacji udostępnionej przez Ministerstwo Finansów lub zainwestować w dedykowane oprogramowanie, które automatycznie wystawi i wyśle e-fakturę do KSeF. Dzięki temu proces wystawiania faktur staje się prostszy i mniej czasochłonny.
Odbieranie e-faktur
Dzięki systemowi KSeF będziesz mógł nie tylko wystawiać, ale także odbierać e-faktury. To oznacza, że nie będziesz musiał czekać na dostarczenie faktury pocztą czy jeździć do kontrahenta, aby odebrać fakturę fizycznie. Wystarczy, że wyrazisz zgodę na otrzymywanie e-faktur drogą elektroniczną.
Ujednolicenie wyglądu faktur w KSeF
Jedną z głównych korzyści KSeF dla przedsiębiorców jest wprowadzenie jednolitego formatu ustrukturyzowanych faktur. Już nie musisz dostosowywać się do różnych wyglądów faktur wystawianych przez Twoich kontrahentów. Poza tym to, że wszystkie e-faktury będą dostępne w tym samym układzie, ułatwi ich wymianę i przetwarzanie.
Przechowywanie i archiwizacja
Wprowadzenie KSeF eliminuje potrzebę przechowywania i archiwizowania papierowych faktur. Wszystkie e-faktury są przechowywane w systemie przez 10 lat, co jest dużym ułatwieniem, zwłaszcza dla większych przedsiębiorstw, które muszą przechowywać dużą ilość dokumentów. E-faktury są przechowywane i archiwizowane w systemie elektronicznym, co ułatwia zarządzanie dokumentacją oraz eliminuje ryzyko utraty lub uszkodzenia faktur.
Osłona przed błędami
KSeF sprawdza poprawność wystawianych faktur, nadaje im odpowiedni numer oraz monitoruje datę i godzinę ich wystawienia. W przypadku wystąpienia błędów, system informuje o odrzuceniu faktury. Dzięki temu, przedsiębiorcy mają pewność, że wystawiają poprawne faktury zgodne z obowiązującymi przepisami podatkowymi.
Korekty faktur
Wprowadzenie KSeF przynosi liczne udogodnienia dla przedsiębiorców, w tym uproszczenie procesu korekty faktur. Wystawianie korekt oraz ich uwzględnienie w rejestrach VAT staje się prostsze i bardziej efektywne, bez dopełniania dodatkowych formalności. Dla firm, to oznacza oszczędność czasu i zasobów, które można przeznaczyć na inne aspekty prowadzenia działalności gospodarczej.
Szybsze rozliczenie podatkowe dzięki KSeF
Jednym z głównych atutów KSeF jest szybszy zwrot VAT, który może zostać skrócony o 20 dni, czyli z 60 do 40 dni. Dzięki uproszczeniu procesu oraz automatyzacji kontroli podatkowej przedsiębiorcy będą mogli szybciej odzyskać należne im środki.
Zautomatyzowane kontrole podatkowe
Zautomatyzowane kontrole podatkowe są jednym z wielu atutów systemu KSeF. Dzięki automatyzacji, proces kontroli podatkowych staje się nie tylko szybszy, ale także precyzyjniejszy, co minimalizuje ryzyko błędów ludzkich. Ponadto, automatyzacja kontroli podatkowych przyczynia się do większej transparentności i zgodności z przepisami, co może przynieść korzyści zarówno dla organów podatkowych, jak i dla przedsiębiorstw. Wreszcie, zautomatyzowane kontrole mogą również skrócić czas potrzebny na przeprowadzenie audytów.
KSeF poprawia bezpieczeństwo
Technologie szyfrowania i autoryzacji, które są często używane w e-fakturach, pomagają chronić poufne informacje przed cyberprzestępczością. Firmy, które korzystają z e-faktur, mogą zwiększyć swoją odporność na różnego rodzaju zagrożenia związane z bezpieczeństwem danych. E-faktury są zabezpieczone przed nieautoryzowanym dostępem oraz manipulacją, co zapewnia większą ochronę transakcji handlowych.
Wsparcie dla ochrony środowiska
E-faktury eliminują konieczność używania papieru oraz tuszu, co przyczynia się do redukcji zużycia zasobów naturalnych oraz ograniczenia ilości odpadów. To nie tylko zmniejsza presję na ekosystemy związane z wycinką drzew na papier, ale także redukuje zużycie energii i emisję szkodliwych gazów cieplarnianych związanych z procesem produkcji i transportu papieru. Firmy, które korzystają z e-faktur, mogą aktywnie przyczyniać się do działań na rzecz ochrony środowiska.
Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie do wystawiania e-faktur?
Wybór odpowiedniego oprogramowania do wystawiania e-faktur to kluczowe zadanie dla przedsiębiorców, którzy chcą skorzystać z zalet KSeF. Istotne jest, aby wybrane oprogramowanie było zgodne z wymogami KSeF, co zapewni płynny i bezproblemowy proces wystawiania e-faktur. Ponadto, warto zwrócić uwagę na takie funkcje, jak automatyzacja, łatwość użycia oraz możliwość integracji z innymi systemami używanymi w przedsiębiorstwie.
W tym kontekście oprogramowanie typu low-code może przynieść wiele korzyści. Dzięki temu oprogramowaniu, możliwe jest szybkie i łatwe dostosowanie systemu do indywidualnych potrzeb firmy, bez konieczności posiadania zaawansowanych umiejętności programistycznych. Low-code umożliwia tworzenie i modyfikowanie aplikacji poprzez prosty interfejs użytkownika, co może zwiększyć efektywność i elastyczność procesu wystawiania e-faktur. W dodatku, platformy low-code często oferują gotowe do użycia moduły, które mogą pomóc w automatyzacji i optymalizacji różnych aspektów procesu księgowego, w tym wystawiania e-faktur.
Czym kierować się przy wyborze systemu dla swojej firmy?
Przy wyborze oprogramowania do wystawiania e-faktur warto kierować się takimi kryteriami, jak:
- łatwość obsługi,
- elastyczność w dostosowywaniu do indywidualnych potrzeb,
- integracja z innymi systemami,
- bezpieczeństwo danych,
- dostęp do wsparcia technicznego.
Wprowadzenie systemu e-faktur oraz KSeF to nieuchronne zmiany, które niosą ze sobą wiele korzyści dla przedsiębiorców. Warto już teraz przygotować się na te modyfikacje, wybierając odpowiednie oprogramowanie do księgowości oraz zapoznać się z wymogami związanymi z e-fakturami. Dzięki temu przedsiębiorcy będą mogli łatwiej dostosować się do przyszłych regulacji oraz czerpać pełne korzyści z systemu e-faktur.
