System CRM przestał wspierać codzienną pracę w nowej rzeczywistości? Nie odpowiada na potrzeby użytkowników, a wprowadzanie danych wymaga zbyt wiele czasu? Dostawca oprogramowania nie jest w stanie dopasować się do elementarnych potrzeb organizacji?
Czas na zmianę!
Ale pamiętaj – zmiana oprogramowania to złożony proces.
Czytaj dalej, aby sprawdzić, jak się przygotować, kiedy warto taką zmianę wprowadzić, a kiedy korzystniejsze są inne rozwiązania.
Weź pod uwagę koszty wyjścia przy zmianie systemu CRM
Po pierwsze: rezygnujesz z już poczynionej inwestycji w pierwszy program. Przypomnij sobie koszty licencji, wdrożenia i szkoleń. Dodatkowo, pamiętaj o czasie i energii włożonych w implementację systemu oraz proces przekonywania i przyzwyczajania użytkowników.
Po drugie: poniesiesz drugi raz podobne koszty wdrożenia nowego systemu. Z własnego doświadczenia możemy podpowiedzieć, że użytkownicy nie lubią zmiany oprogramowania. Proces uczenia się nowego systemu oraz oswojenie z nim również pochłaniają zasoby firmowe, przede wszystkim czas.
Po trzecie: koszty migracji. Utrata danych zgromadzonych w starym systemie często oznacza gigantyczne straty dla firmy, a ich przeniesienie może sprawić wiele trudności.
Jednym z najmniej spodziewanych problemów jest dostęp do informacji na serwerze. W skrajnych przypadkach spotkaliśmy się z umowami licencyjnymi skonstruowanymi tak, aby klient nie był właścicielem bazy danych. Wtedy proces migracji staje się bitwą z poprzednim dostawcą oprogramowania.
W bs4 uważamy, że wszelkie informacje zebrane przez firmę należą wyłącznie do danej organizacji, dlatego niezależnie od formy współpracy z bs4 klient jest zawsze właścicielem bazy danych.
W przypadku, kiedy klient jest właścicielem bazy i przystępujemy do migracji, pojawia się szereg problemów technicznych. Zastanawiamy się, które dane warto przenieść, co zrobić z nieprzenoszonymi oraz kto i w jaki sposób ma je przygotować — to także generuje dodatkowe koszty. Często pojawia się problem dostosowania do nowej struktury danych, czyli sposobu powiązań między rekordami, szczególnie jeśli nowy system jest bardziej rozbudowany.
Spotkaliśmy się również z przypadkami pominięcia ważnych danych podczas migracji. Często zdarza się, że niektóre informacje były rzadko wykorzystywane, a po stronie klienta brakowało osoby dobrze zorientowanej w gromadzonych w systemie informacjach.
Niuanse związane z migracją danych sprawiają, że to skomplikowany proces. Z naszej strony wspieramy go od początku do końca, zwracając uwagę klienta na potencjalne problemy i dbając o ciągłość danych. Mamy na koncie wiele migracji zakończonych sukcesem, m.in.:
- import 10 lat historii działań firmy, ujętych w 3 milionach zdarzeń z poprzedniego systemu,
- przeniesienie 600 000 umów i kontrahentów przypisanych do 2500 pracowników,
- migracja 250 000 produktów do cennika.
Sprawdź alternatywne rozwiązania CRM
Często pomijaną, a jednak zazwyczaj korzystną alternatywą jest zmiana w obrębie aktualnie wykorzystywanego systemu. Czasem jest to niemożliwe, jeśli wdrożono sztywne rozwiązanie, mało elastyczne. W takim przypadku wdrożenie od początku było skazane na porażkę. Biznes się zmienia, więc wykorzystywane w nim narzędzia muszą nadążać.
Jednak jeśli firma korzysta z nowoczesnego, elastycznego rozwiązania, to zazwyczaj możliwości przebudowy systemu są dużeZ doświadczenia wiemy, że użytkownicy często nie zdają sobie z nich sprawy. Pamiętaj, jeśli nie zapytasz, czy da się coś zrobić, to nigdy się nie dowiesz. Świetnym przykładem jest nasz system bs4 ultra – oferujemy setki konfigurowalnych funkcjonalności, ale wdrażamy tylko te, których potrzebuje klient. Dlatego nawet wieloletni użytkownicy często znają jedynie wycinek możliwości naszego programu.
Przebudowa istniejącego systemu często jest korzystniejszą finansowo opcją niż zmiana na inny. Jednak jej dostępność jest bezpośrednio zależna od możliwości wykorzystywanego systemu i aktualnej umowy z jego dostawcą. Przed podjęciem decyzji warto szczegółowo zorientować się, w jakim stopniu elastyczny jest system i podejście producenta, a także jak wygląda wsparcie oraz plany rozbudowy oprogramowania na przyszłość.
W bs4 zawsze zachęcamy klientów do zadawania pytań. W naszej codziennej pracy, nawet jeśli napotykamy na nierealne oczekiwania względem systemu, staramy się zrozumieć potrzebę, jaka za nimi stoi, i proponujemy alternatywne rozwiązania.
Elastyczny system CRM, z możliwościami konfiguracyjnymi na poziomie programu bs4 ultra, to gwarancja wręcz nieskończonej liczby rozwiązań. Poznając procesy i zależności w firmie, oraz omawiając wymagania i potrzeby, wykorzystujemy naszą wiedzę i doświadczenie w zakresie autorskiego systemu. Tworzymy oprogramowanie dopasowane do rzeczywistych procesów, oszczędzając czas pracowników i pieniądze firmy. Przebudowa takiego systemu jest zawsze możliwa, kluczową cechą w dynamicznym środowisku biznesowym. Dodatkowo system jest stale rozwijany, wzbogacany o funkcjonalności, moduły oraz dostosowywany do globalnych trendów.
Przykłady rozbudowy systemu bs4 ultra
Sprawdź na przykładach, jak może się zmieniać system bs4 ultra:
1. Zmiana dokumentacji papierowej na elektroniczną, w celu dopasowania do pracy zdalnej. Wprowadziliśmy system elektronicznego biura obsługi klienta, dzięki któremu obie strony mogą wymieniać dokumenty, zatwierdzać je, wprowadzać poprawki oraz śledzić podgląd faktur i status realizacji zamówień.
2. Rozbudowa oprogramowania o moduł zarządzania projektami powiązany z budżetowaniem na podstawie faktur sprzedażowych zaciąganych z systemu ERP.
3. Mechanizm zastępstw, który umożliwia łatwe wskazanie osoby zastępującej we wniosku urlopowym. Dzięki temu system automatycznie przydziela zastępującemu uprawnienia do kartotek klientów i ofert pracownika będącego nieobecny.
4. Zupełnie nowy obieg specjalistycznego typu zlecenia – stworzyliśmy całkowicie nowy proces, dopasowany do specyfiki organizacji i kompatybilny z pozostałymi funkcjonalnościami systemu.
5. Integracja ze stroną www w zakresie wysyłania danych o cenach produktów oraz ich stanów magazynowych (nasz CRM służy jako pośrednik pomiędzy systemem ERP a stroną www). Takie rozwiązanie oszczędza mnóstwo czasu wcześniej poświęcanego na ręczną obsługę tych funkcji.
6. Optymalizacja mechanizmu wdrożonego przy starcie produkcyjnym, co umożliwiło skrócenie czasu wykonywania konkretnych operacji z 40 do 5 sekund. Biorąc pod uwagę skalę działalności klienta, ta prosta optymalizacja wygenerowała znaczące oszczędności.
Wymagania kontra możliwości
Na styku biznesu i technologii codziennie ścierają się wymagania klientów i możliwości systemów informatycznych. Regularnie słyszymy o oczekiwaniach rozbieżnych ze współczesną technologią. Widzimy braki w podstawowej wiedzy o oprogramowaniu, które powstrzymują doświadczonych biznesmenów przed zadawaniem pytań, a czasem nawet przed implementacją najkorzystniejszych rozwiązań.
Naszą misją jest pokonanie tej blokady i upowszechnienie wykorzystania nowoczesnych technologii dla zwiększenia konkurencyjności polskiego biznesu. Dyskutujemy, edukujemy i poszukujemy kreatywnych rozwiązań, nawet w przypadku najbardziej rygorystycznych wymagań. Choć może to nie być powszechne w naszej branży, w bs4 na pytanie: “Da się?”, zazwyczaj odpowiadamy “Tak”. Często jednak to pytanie poprzedzamy pytaniem: “Po co?”, aby dostosować funkcjonalności do rzeczywistych potrzeb. Znajdź funkcje najbardziej przydatne dla Twojej organizacji.
Jeśli Twój aktualny CRM nie odpowiada na potrzeby firmy i zmiany zachodzące w Twojej branży, zamień go na bs4 ultra, a już nigdy więcej nie będziesz mieć tego problemu!
