System CRM to nie tylko baza kontaktów, ale kluczowe narzędzie biznesowe. Gdy przestaje wspierać codzienną pracę lub ogranicza rozwój firmy, warto rozważyć jego zmianę. Jednak zmiana systemu CRM to złożony proces, który wymaga przemyślanej strategii. W tym artykule znajdziesz wszystko, co musisz wiedzieć przed podjęciem decyzji: kiedy warto wymienić CRM, z jakimi kosztami się to wiąże, a także jakie istnieją alternatywy.
Koszty i wyzwania zmiany systemu CRM
Zanim zdecydujesz się na nowy CRM, dokładnie przeanalizuj wszystkie koszty i potencjalne ryzyka:
1. Utracona inwestycja w obecny system
Już poniosłeś koszty licencji, wdrożenia, szkoleń i zaangażowania pracowników. Porzucenie tego wszystkiego to realna strata.
2. Koszty wdrożenia nowego CRM
Nowy system to kolejne wydatki – nie tylko licencja, ale też czas potrzebny na szkolenia i adaptację. Pamiętaj, że użytkownicy nie lubią zmian.
3. Migracja danych CRM
Przeniesienie danych to największe wyzwanie. Często wymaga oczyszczenia informacji, dostosowania ich do nowej struktury i dopilnowania, by nic nie zostało pominięte. Problematyczna może być także kwestia własności danych – niektóre systemy nie pozwalają klientom swobodnie eksportować bazy.
4. Ryzyko zakłóceń w pracy
Każda zmiana systemu wiąże się z czasowym spadkiem wydajności. Dlatego kluczowe jest odpowiednie zaplanowanie migracji i wsparcie ze strony dostawcy.
Kiedy warto rozważyć zmianę systemu CRM?
Nie zawsze trzeba od razu wymieniać CRM – czasem wystarczy go rozbudować. Ale są sytuacje, w których zmiana jest konieczna:
- Brakuje kluczowych funkcji, np. automatyzacji, integracji, e-dokumentów, raportowania.
- CRM nie rozwija się wraz z firmą – jest zbyt sztywny i nieelastyczny.
- Baza danych jest rozproszona, a dostęp do informacji trudny.
- Nie masz praw do bazy – ograniczony dostęp do danych może sparaliżować migrację.
- Obecny system nie wspiera pracy zdalnej, nie integruje się z ERP ani innymi narzędziami.
Jeśli Twój CRM ogranicza efektywność pracy i rozwój biznesu, jego wymiana może przynieść wymierne korzyści.
Alternatywa: rozbudowa zamiast zmiany CRM
Zanim podejmiesz decyzję o zmianie systemu, sprawdź, czy Twój obecny CRM można rozbudować. Współczesne platformy – takie jak bs4 core– oferują szerokie możliwości konfiguracji i adaptacji.
Kiedy warto rozbudować obecny system?
- Korzystasz z nowoczesnego, elastycznego rozwiązania.
- Masz dostęp do bazy danych i możesz ją dowolnie modyfikować.
- Dostawca systemu zapewnia wsparcie i rozwija produkt.
- Nie potrzebujesz całkowicie nowych procesów, a jedynie usprawnień.
Rozbudowa jest często tańsza i szybsza niż migracja.
Przykłady rozbudowy systemu CRM (na bazie bs4 core)
Oto jak może zmienić się CRM bez konieczności jego wymiany:
- E-biuro obsługi klienta
Zamiast papierowej dokumentacji – portal online z możliwością akceptacji dokumentów, dodawania załączników, podglądem faktur i zamówień. - Zarządzanie projektami z budżetowaniem
Integracja z systemem ERP pozwala na automatyczne pobieranie danych o kosztach i przychodach – wszystko w jednym miejscu. - Mechanizm zastępstw
W przypadku urlopów CRM automatycznie nadaje uprawnienia do danych osobie zastępującej. - Nowe obiegi zleceń
System dopasowany do specyfiki branży – od reklamacji po zamówienia specjalistyczne. - Integracja z www i ERP
Automatyczne przesyłanie cen i stanów magazynowych z ERP na stronę internetową bez udziału człowieka. - Optymalizacja wydajności
Usprawnienie mechanizmów może skrócić czas operacji z 40 do 5 sekund – co przekłada się na realne oszczędności.
Elastyczny CRM to przyszłość
Na styku potrzeb biznesu i technologii często pojawia się pytanie: „Da się to zrobić?”. W bs4 zwykle odpowiadamy: „Tak – ale najpierw powiedz, po co to robimy”.
Zrozumienie procesów, potrzeb i ograniczeń pozwala zaprojektować rozwiązania, które realnie wspierają pracę zespołu. Elastyczny system CRM, taki jak bs4 core, daje możliwość pełnego dopasowania – od interfejsu, przez funkcje, po logikę działania.
Podsumowanie
Zmiana systemu CRM to decyzja strategiczna, wymagająca analizy kosztów, ryzyk i dostępnych opcji. Nie zawsze trzeba wymieniać wszystko – czasem wystarczy rozbudować obecne narzędzie.
Jeśli Twój CRM nie nadąża za zmianami w firmie – nie czekaj, aż stanie się problemem. Porozmawiaj z dostawcą lub sprawdź alternatywy. Być może wystarczy dostosowanie systemu, które podniesie jego efektywność i znacznie poprawi komfort pracy zespołu.
Szukasz elastycznego systemu CRM, który rozwija się razem z Twoją firmą?
Poznaj możliwości bs4 core i umów się na bezpłatną konsultację.
