Jak skutecznie to zaplanować wdrożenie systemu dla firm szkoleniowych?

Poznaj dostępne w bs4 usługi, które ułatwią wdrożenie systemu dla firm szkoleniowych, a także wprowadzą potrzebne zmiany!

Dlaczego warto wdrożyć system dla firmy szkoleniowej?

Zarządzanie szkoleniami w firmie może być sporym wyzwaniem – od organizacji harmonogramu, przez obsługę uczestników, po automatyczne generowanie certyfikatów. bs4 mentor to program do zarządzania firmą szkoleniową, który pomoże Ci usprawnić te procesy, a także zwiększy skuteczność działań.

Etapy wdrożenia systemu informatycznego w przedsiębiorstwie

Każde wdrażanie systemu IT wymaga odpowiedniego planu. Jak wyglądają etapy wdrożenia systemu informatycznego bs4 mentor?

1. Koncepcja wdrożenia systemu informatycznego

Najpierw analizujemy potrzeby Twojej firmy i opracowujemy plan wdrożenia systemu informatycznego, który najlepiej odpowiada Twoim wymaganiom. Mimo tej samej branży, firmy różnią się od siebie. Najważniejszym etapem jest rozmowa z konsultantem, na której klient opowiada o swoich potrzebach i wyzwaniach, z którymi spotyka się w swoim biznesie. Wyróżnia się wtedy funkcjonalności i moduły systemu, które są najważniejsze i pierwsze w kolejności do zaimplementowania.

2. Harmonogram wdrożenia systemu informatycznego

Na tym etapie tworzony jest szczegółowy harmonogram wdrożenia aplikacji, który określa kolejne kroki oraz ich realizację w czasie. Zależnie od poziomu zaawansowania programu oraz wielkości grupy, którą należy wdrożyć. Harmonogram zawiera spotkania online, między nimi prace indywidualne wdrożeniowca oraz zadania do klienta. Niektóre z usług wdrożeniowych oferowanych przez bs4 mają już ustalony przebieg realizacji.

3. Implementacja i konfiguracja

Instalujemy oprogramowanie CRM dla firm szkoleniowych i dostosowujemy je do specyfiki Twojej działalności. Ustawiamy ustalone wcześniej pola, szablony, powiązania czy na przykład uprawnienia użytkowników. Nadajemy uprawnienia i wprowadzamy bieżące poprawki.

4. Szkolenia i testowanie

Twoi pracownicy otrzymują kompleksowe szkolenie z zarządzania szkoleniami. Testujemy również działanie systemu, aby upewnić się, że wszystko działa płynnie. Tu także jest czas na drobne zmiany i konfiguracje.

5. Finalizacja wdrożenia i wsparcie

Po wdrożeniu systemu informatycznego zapewniamy wsparcie techniczne i doradztwo, abyś mógł w pełni wykorzystać potencjał bs4 mentor. Jesteśmy do Twojej dyspozycji przez cały okres subskrypcji. Mamy dostępnych konsultantów, którzy będą mogli wprowadzać drobne zmiany, pomagać Ci z użytkowaniem systemu czy dyskutować na temat rozbudowy systemu.

Kluczowe funkcje bs4 mentor dla firm szkoleniowych

bs4 mentor to oprogramowanie CRM dla firm szkoleniowych, które łączy w sobie wiele funkcji i modułów, ułatwiając organizację, przebieg kursów oraz działania poszkoleniowe. Oto najważniejsze funkcje:

Automatyczne generowanie certyfikatów

Zapomnij o ręcznym przygotowywaniu certyfikatów. bs4 mentor automatycznie generuje dokumenty dla uczestników szkoleń, co oszczędza czas i minimalizuje ryzyko błędów. Dzięki centralnej bazie danych oraz powiązaniach w programie, dane uczestnika wypełnią się podczas tworzenia plików. Certyfikaty, SMS, maile, dokumenty, umowy – wszystko to spersonalizowane, w kilka kliknięć!

Tworzenie szkoleń i kursów

Uzupełnij informacje o organizowanym szkoleniu i miej podgląd na nie w kartotece. Dodawaj uczestników, przypisuj trenerów, zmieniaj fazy i wgrywaj materiały szkoleniowe. Kontroluj wydatki i przychody, a ponadto badaj rentowność. Możesz tworzyć i wysyłać ankiety poszkoleniowe, by zyskać opinię uczestników i poprawiać ewentualne błędy.

Zarządzanie harmonogramem szkoleń

System pozwala łatwo tworzyć i modyfikować harmonogramy szkoleń i kursów oraz planować zajęcia z uwzględnieniem dostępności trenerów i sal. Program poinformuje Cię o kolidujących wydarzeniach oraz zaplanowanym urlopie pracowników. Nieważne czy robisz to w strefie online czy offline – wszystko zaplanowane na tip top!

Obsługa klientów i CRM

Dzięki bs4 mentor możesz gromadzić dane o klientach, monitorować historię kontaktów oraz skutecznie zarządzać relacjami biznesowymi. Wszystkie najważniejsze informacje masz dostępne w kartotece klienta lub szkolenia. Obiekty łączą się ze sobą, tworząc sieć, która zawiera to co z nimi związane. W kartotece klienta wyświetlać się będą: wysłane i odebrane maile z konkretnym uczestnikiem, poruszone na jego temat komunikaty ze współpracownikami. Wyświetli Ci się zakładka z listą szkoleń, na które był lub jest zapisany, dane kontaktowe, udzielone zgody, a także wszystko inne co potrzebujesz i skonfigurujesz.

Moduł do obsługi płatności

Pracujemy właśnie nad integracją z systemami płatności – będziemy wdrażać narzędzie, które pozwoli uczestnikom opłacać udział w kursach lub inne administracyjne wydatki.

Pakiety wdrożeniowe – jakie usługi wdrożeniowe oferujemy?

Wdrożenie systemu informatycznego w firmie szkoleniowej może odbywać się w różnych wariantach. Wybierz pakiet wdrożeniowy dostosowany do Twoich potrzeb:

Pakiet Starter

Podstawowe wdrożenie systemu, obejmujące konfigurację i krótkie szkolenie dla użytkowników. Idealne dla małych firm szkoleniowych, które chcą szybko rozpocząć pracę z bs4 mentor, a demo spełnia 90% oczekiwań. Obejmuje on 3 godziny konsultacji i szkoleń online z ekspertem wdrożeniowym oraz 5 godzin zdalnej konfiguracji programu lub wsparcia helpdesk.

Pakiet Turbo

Rozszerzona usługa wdrożeniowa, obejmująca pełną konfigurację, import danych i kompleksowe szkolenie zarządzanie szkoleniami. Najlepsze dla firm, które oczekują większej personalizacji systemu. Pakiet obejmuje w sumie 30 godzin pracy, w tym:
– do 6 sesji online konsultacji i szkoleń z ekspertem wdrożeniowym
– zaawansowana zdalna konfiguracja programu i wsparcie helpdesk
oraz klient ma przydzielonego opiekuna wdrożenia.

Wdrożenie Dedykowane

Najbardziej zaawansowane wdrażanie systemów IT, dostosowane do specyficznych potrzeb Twojej firmy. Obejmuje pełną analizę, konfigurację, integracje i szkolenie zespołu. Indywidualny plan i indywidualna wycena, specjalnie dla Ciebie.

Wdrożenie Podstawowe

Ekonomiczne rozwiązanie dla firm, które chcą skorzystać z podstawowych funkcjonalności bs4 mentor bez zaawansowanej personalizacji. Dokładnie opracowaliśmy plan wdrożenia, które uważamy za najbardziej podstawowe, a przede wszystkim skoncentrowane na najważniejszych aspektach pracy w programie bs4 mentor.

Inne usługi wdrożeniowe

Warsztaty przedwdrożeniowe, czyli 4 godziny konsultacji online, które pomagają określić potrzeby firmy, priorytety funkcjonalne (metoda MoSCoW), ryzyka oraz koszty wdrożenia bs4 core.

Analiza przedwdrożeniowa, czyli 7 godzin pracy wdrożeniowca, obejmujących szczegółową analizę wymagań i sporządzenie dokumentacji. Spotkania odbywają się online lub stacjonarnie (z dopłatą za delegację).

Prototyp aplikacji, co oznacza, że w ciągu 3 dni tworzymy działający prototyp systemu na platformie bs4 core, dostosowany do specyficznych potrzeb klienta, co pozwala na szybkie testowanie i ocenę dalszego rozwoju.

Cena godzinowej konsultacji eksperta (poza pakietami) wynosi 290 zł + VAT.

Ile kosztuje wdrożenie systemu informatycznego?

Koszty wdrożenia systemu informatycznego zależą od wybranego pakietu wdrożeniowego oraz stopnia dostosowania systemu do Twojej firmy. Skontaktuj się z nami, aby otrzymać indywidualną wycenę.

Podsumowanie

Wdrożenie systemu bs4 mentor to świetne rozwiązanie dla firm szkoleniowych, które chcą usprawnić zarządzanie szkoleniami w organizacji. Dzięki elastycznym pakietom wdrożeniowym i szerokim funkcjonalnościom, bs4 mentor pomaga oszczędzać czas i zwiększać efektywność pracy.

Masz pytania? Umów się na bezpłatną konsultację z nami i dowiedz się więcej!