Śledzenie lokalizacji pracownika przez GPS – czy to ma sens w 2024 roku?

Kierownictwo w firmach i pracowników na pierwszej linii chyba zawsze już będzie dzielić niewidzialny mur. Zarząd często ma ograniczane zaufanie do pracowników w terenie, czy ich praca jest rzetelna. Natomiast pracownicy terenowi czują się niedoceniani przez firmę, wykorzystywaniu przez ciągłe podnoszenie wymagań i wskaźników do osiągnięcia.

Jak wygląda śledzenie lokalizacji pracowników poprzez GPS zainstalowany w samochodzie służbowym lub na telefonie firmowym pracownika?

Zaznaczę, że nie piszę tutaj o firmach, dla których lokalizacja geograficzna floty to sprawa krytyczna – np. o firmach transportowych czy kurierskich. Rozważmy sytuację firmy, która przyjmuje zamówienia w terenie poprzez handlowców lub która wysyła serwisantów w celu naprawy sprzętu u klientów. Czy w tych przypadkach firma musi lub powinna śledzić pracowników?

Argumenty za funkcją “Śledzenie lokalizacji”?

• podniesienie jakości i efektywności działania firmy. Kontrola poprzez GPS daje większe prawdopodobieństwo, że pracownik rzeczywiście był w danym miejscu, że dotarł tam, gdzie miał być, kiedy to było. Firma ma mniej skarg na działanie serwisu, mniej potencjalnych zamówień tracimy wskutek tego, że handlowca nie było u klienta.
• lepsze wynagrodzenie dla pracowitych i uczciwych lub niższe koszty dla firmy. Kontrola przez GPS pozwala wyeliminować lub ograniczyć funkcjonowanie czarnych owiec w zespole. Jeżeli ktoś wpisuje do raportu wizyty, a w rzeczywistości nie dociera do klientów, generuje koszty dla firmy, a nie daje przychodów. W efekcie firma jest biedniejsza i może mniej płacić uczciwym lub mniej zarabia. Osoby nieuczciwe wśród pracowników znacznie obniżają morale w zespole.
• mniej kłótni, mniej nieefektywnej komunikacji. Raport z GPS jest dosyć wiarygodnym dowodem w sprawie i eliminuje dyskusje “czy byłeś u klienta”, “kiedy byłeś” itp.

Dlaczego nie warto śledzić przez GPS?

• GPS nie jest antidotum na wszystkie problemy w firmie. Jeśli jest zła atmosfera, zupełny brak zaufania, chaos organizacyjny, brak innych pomysłów na motywowanie pracowników (atrakcyjne premie itp.) to samą kontrolą niewiele osiągniemy. W firmie i tak pozostaną najgorsi i oni skupią się na próbach oszukania systemu. Przykładowo handlowiec zaparkuje obok klienta, ale do niego nie wejdzie.
• Prywatność. Jeżeli polegamy na aplikacji śledzącej na telefonie komórkowym, to system IOS i Android dbają obecnie o prywatność użytkownika telefonu i utrudniają działanie takiej aplikacji. Z pewnością musimy założyć, że to śledzenie będzie jawne i dobrowolne.
• Rynek pracownika. Coraz trudniej o wartościowego pracownika. Jeśli będziemy działać jak Januszex i instalować narzędzie śledzące licząc, że jest to lepsze od sprawiedliwego systemu motywacyjnego, to zrazimy najlepszych.

Jak monitorować przez GPS, aby miało to sens?

• Zrezygnujmy ze stałego śledzenia. Każdy potrzebuje odrobinę prywatności. Co nam z informacji, gdzie i kiedy pije kawę handlowiec, jeśli potrafi dużo zarobić dla firmy.
• Dane z GPS mają sens, jeśli są elementem kompleksowego systemu informatycznego.
• Rejestrujmy lokalizację z kluczowych momentach.
• Potrzebujemy indywidualnego podejścia dopasowanego do naszej firmy.

Rejestracja lokalizacji GPS w bs4 core

System bs4 core pozwala zapisywać aktualną lokalizację pracownika. Ta funkcjonalność jest szczególnie przydatna, gdy użytkownik korzysta z systemu w wersji mobilnej na telefonie komórkowym

Jak wykonujemy “Śledzenie lokalizacji”?

Wdrożeniowiec, który przygotowuje system bs4 dla konkretnej firmy ustala w porozumieniu z zarządem firmy, w których momentach istotna jest informacja o lokalizacji pracownika. Może to być np.:

• moment wysłania zamówienia podczas wizyty u klienta,
• moment wprowadzenia podpisu graficznego przez klienta na tablecie pracownika,
• zatwierdzenie zlecenia serwisowego u klienta wraz z wysłaniem zdjęć instalacji u klienta.

Następnie system bs4 core jest odpowiednio konfigurowany (konkretnie to jest to konfigurowane w ramach triggerów bs4). W odpowiednich momentach procesu użytkownik otrzymuje na komórce dymek/push z pytaniem, czy zgadza się wysłać swoją lokalizację do systemu bs4. Po potwierdzeniu lokalizacja geograficzna GPS jest zapisywana w odpowiednim miejscu w bazie danych, przy konkretnym rekordzie np. zamówienia lub zlecenia serwisowego. Oczywiście kierownik może później korzystać z tej informacji w raportach programu (np. historii klienta), widząc lokalizację na mapie (mechanizm konfigurowalnych map w bs4)

W powyższym modelu śledzenia GPS uzyskujemy:

• dobrowolność – śledzenie nie jest natarczywe,
• łatwy dostęp do informacji dla przełożonych,
• nie jesteśmy przeciążeni ilością danych,
• nie jest wymagana ekstra oprogramowanie, dodatkowe urządzenia itp.

Podsumowanie

Wprowadzenie śledzenia GPS może pomóc w poprawie efektywności pracy i jakości usług, eliminując nieuczciwe praktyki i usprawniając komunikację. Jednakże samo śledzenie GPS nie rozwiąże wszystkich problemów – ważne jest, aby w firmie panowała dobra atmosfera, a pracownicy czuli się motywowani także innymi sposobami. Optymalnym rozwiązaniem jest rejestracja lokalizacji tylko w kluczowych momentach pracy, co pozwala na zachowanie prywatności i dobrowolności. System bs4 core umożliwia takie podejście, pozwalając na zapisywanie lokalizacji tylko wtedy, gdy jest to rzeczywiście potrzebne, co zwiększa efektywność bez nadmiernej inwazyjności.