bdo logo

Współpraca z BDO sp. z o.o. to kolejne wdrożenie bs4 dla branży szkoleniowej. Nasz klient oferuje szkolenia online i stacjonarne, także w formie zamkniętej na indywidualne zamówienie.

W projekcie istotne było dostarczenie systemu, który pomoże obsługiwać cały proces organizacji szkolenia od pozyskania leadu do zafakturowania szkolenia.

Cel wdrożenia

Głównym celem wdrożenia było zaimplementowanie oprogramowania, które zabezpieczy ciągłość pracy, będzie na bieżąco wspierane, może rozwijać się wraz z firmą oraz dopasowywać do okoliczności zewnętrznych (co zostało szybko zweryfikowane przy przejściu na zdalną organizację szkoleń po pojawieniu się pandemii koronawirusa).

Wdrożenie obejmowało również migrację danych z poprzedniego systemu, aby przy uruchomieniu bs4 zachować ciągłość pracy. Ponadto użytkownicy w nowej aplikacji odnaleźli wszystkie istotne dane z tej zastępowanej.

W trakcie wdrożenia skupiliśmy się na przeniesieniu wszystkich niezbędnych funkcji z poprzedniego systemu (który był tworzony na specjalne zamówienie BDO) oraz optymalizacji konkretnych mechanizmów.

Zakres wdrożenia

Po uproszczonej analizie przedwdrożeniowej realizację projektu rozpoczęliśmy od przygotowania danych do migracji – pełnej historii klientów, przypisanych do nich opiekunów oraz archiwalnych i bieżących szkoleń. W ten sposób zadbaliśmy o ciągłość pracy użytkowników oraz zabezpieczenie informacji handlowych, jakże cennych w dzisiejszym świecie.

Nowy system wspiera obsługę pełnego procesu organizacji szkoleń. Korzystają z niego również handlowcy, którym umożliwia m.in. szczegółowe targetowanie grup potencjalnych klientów do hurtowej wysyłki informacji handlowych, na podstawie historii odbytych szkoleń.

System bs4 automatyzuje i wspiera także wiele zadań związanych z organizacją szkoleń: drukowanie list obecności, certyfikatów, pilnowanie minimalnej liczby zapisanych osób czy też hurtowe informowanie uczestników o zmianach na szkoleniu.

Aplikacja bs4 została także zintegrowana z systemem ERP, dzięki czemu nie było potrzeby dokonywania żadnych zmian w zakresie pracy Działu Księgowości. Integracja nastąpiła w obszarze wysyłki danych do fakturowania, synchronizowania kartotek klientów oraz pobierania faktur, co pozwala szybko weryfikować czy dany klient nie zalega z płatnościami.

Synchronizacja ze stroną internetową

Program cyklicznie oraz na żądanie wymienia dane ze stroną internetową. Wszystkie zmiany dotyczące szkoleń są dokonywane w systemie bs4 i eksportowane do witryny www. Zwrotnie zaciągana jest lista uczestników w przypisaniu do konkretnych szkoleń, co pozwala na bieżąco śledzić stan zapisów na poszczególne kursy niezależnie od ich rodzaju. Taka integracja minimalizuje liczbę osób zajmujących się wprowadzaniem danych. Mechanizm zapisów na szkolenia uwzględnia promocję za szybkie zgłoszenie czy zniżkę za więcej niż jednego uczestnika z tej samej firmy.

Koszty i rozliczenia

Z zarządczego punktu widzenia istotne było także wprowadzenie funkcjonalności przyspieszającej proces rozliczania prowizji handlowców. Raz wprowadzone do systemu dane pozwalają w kilku kliknięciach wygenerować raport niezbędnych do rozliczenia premii i w ten sposób oszczędzić kilkanaście godzin pracy osobie odpowiedzialnej za rozliczenia.

Przy każdym szkoleniu pojawiają się koszty, co w zestawieniu z przychodami pozwala sprawdzić rentowność poszczególnych projektów.

Podsumowanie

Powyższe funkcjonalności zostały przygotowane w oparciu o istniejące w systemie, który program bs4 miał zastąpić. Dodatkowo stworzono szereg usprawnień, które podnoszą szybkość pracy użytkowników. Wszystko w oparciu o platformę dostarczaną przez bs4.