Program do zarządzania szkoleniami: jak wybrać idealne rozwiązanie?

Właściwy program do zarządzania szkoleniami jest bardzo ważnym elementem dla efektywności operacyjnej firm szkoleniowych. Odpowiedni system CRM nie tylko usprawnia organizację i realizację szkoleń. Wpływa także na jakość obsługi klienta, efektywność operacyjną i ostatecznie – na rentowność biznesu. Zarówno szkoleń online, jak i szkoleń stacjonarnych.

Proces wyboru idealnego rozwiązania może wydawać się złożony z uwagi na szeroką gamę dostępnych opcji, jednak koncentrując się na kluczowych kryteriach wyboru i potencjalnych korzyściach, można znacząco ułatwić ten proces.

Dlaczego oprogramowanie do zarządzania szkoleniami jest ważne?

Zarządzanie szkoleniami kluczowym aspektem rozwoju organizacji szkoleniowej. Inwestycja w dedykowane oprogramowanie przynosi firmom szereg korzyści. Przede wszystkim, automatyzacja procesów szkoleniowych pozwala na oszczędność czasu i redukcję kosztów operacyjnych. 

System CRM oferuje także narzędzia do lepszego zarządzania danymi klientów i uczestników szkoleń, co z kolei przekłada się na podniesienie jakości obsługi i zwiększenie zadowolenia klientów. Ponadto, nowoczesne rozwiązania umożliwiają efektywniejsze śledzenie postępów i wyników szkoleń, co jest nieocenione w ocenie skuteczności oferowanych programów i pracy trenerów. 

Dostęp do szczegółowych raportów i analiz pozwala na ciągłe doskonalenie oferty, ewaluacje szkoleń i dostosowanie jej do zmieniających się potrzeb rynku oraz oczekiwań klientów. Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej – przeczytaj nasz artykuł.

Wybór programu do zarządzania szkoleniami

Wybierając system CRM, kluczowe jest zrozumienie i zdefiniowanie własnych potrzeb biznesowych oraz oczekiwań. Najważniejsza jest identyfikacja potrzeb szkoleniowych organizacji. Można przeprowadzić badanie potrzeb wśród poszczególnych działów. Stworzony formularz pomoże w kwalifikacji funkcjonalności, niezbędnych do wprowadzenia.

Do głównych kryteriów wyboru programu należą:

Jakość obsługi

System bs4 mentor częściowo przejmuje obowiązki związane z dbaniem o wizerunek firmy i zadowolenie klientów. Od walidacji danych aż po pilnowanie terminów – z naszym programem zapewnisz klientom pozytywne doświadczenia na każdym kroku interakcji z Twoją organizacją. Ile możesz zyskać, jeśli klienci zostaną z Tobą na dłużej? 

Aplikacja nie pozwoli użytkownikowi na zapisanie niepoprawnego formatu numeru telefonu czy adresu e-mail, zaalarmuje jeśli nie wypełnisz wymaganego pola. Dodatkowo możliwość automatycznego pobierania danych o firmie po numerze NIP zapewnia wprowadzenie bezbłędnych danych prosto z bazy KRS.

Automatyzacja działań

Dobrze uporządkowane dane wykorzystasz także do automatyzacji obsługi uczestników szkoleń. O to właśnie chodzi – narzędzie musi być praktyczne i dawać jakąś wartość. Zyskana w ten sposób spójność i powtarzalność gwarantuje stabilny wysoki poziom.

Dzięki systemowi bs4 mentor automatycznie wysyłaj uczestnikom powiadomienia o terminach szkoleń, a także przypomnienia o zbliżających się wydarzeniach. Możesz umieścić w wiadomości interaktywne linki – kiedy odbiorca kliknie link potwierdzający jego udziału, program automatycznie to odnotuje – nie musisz ręcznie odhaczać każdego, kto potwierdzi swoją obecność. Następnie z łatwością wygenerujesz listę osób, które nie potwierdziły przybycia.

Bezpieczeństwo danych

Bezpieczeństwo informacji klientów i danych biznesowych powinno być priorytetem i kluczowym obszarem ciągłych ulepszeń. bs4 mentor stosuje zaawansowane protokoły bezpieczeństwa, aby chronić Twoje dane przed nieautoryzowanym dostępem. 

Scentralizowana baza danych – wszystko jest bezpieczne w jednym miejscu, nawet w przypadku zgubienia czy kradzieży sprzętu dane pozostają bezpieczne – po pierwsze dlatego, że nie są przechowywane na urządzeniu, a po drugie dzięki sesjom czasowym – po określonym czasie braku akcji w aplikacji, użytkownik zostaje automatycznie wylogowany.

Dostosowanie do potrzeb biznesowych

Wybierając oprogramowanie, ważne jest, by pasowało ono do specyfiki i wymagań Twojej firmy szkoleniowej. Platforma bs4 mentor oferuje szeroką gamę funkcji, które można dostosować do różnych typów i rozmiarów działalności. Oprócz tego, zmiany wprowadza się sprawnie, co sprawia, że jest to elastyczne rozwiązanie. Jeżeli jakiś obszar zarządzania szkoleniami w organizacji będzie wymagał zmiany lub rozbudowy – nasz ekspert pomoże Ci w wprowadzaniu zmian.

Intuicyjność i łatwość użytkowania

Program powinien być intuicyjny, przyjazny dla użytkownika i łatwy w obsłudze, aby wszyscy mogli z niego korzystać bez konieczności długotrwałego szkolenia. Obowiązkowe, długotrwałe szkolenia w firmie są męczące dla pracowników, umiejętności pracowników są krótkotrwałe i na koniec i tak pojawia się wiele pytań “Ale co i jak działa?”. bs4 oprócz szkoleń dla pracowników, zapewnia dostęp do samouczków, materiałów pisemnych i kursów wideo na stronie do samodzielnego wdrożenia, modyfikowania systemu. 

Podsumowanie

Zastosowanie systemu CRM znacząco usprawnia organizację i zwiększenie efektywności szkoleń. Podnosi poziom obsługi klienta oraz umożliwiając efektywną automatyzację procesów biznesowych. Kluczowe aspekty takie jak wysokiej jakości obsługa, automatyzacja i solidne zabezpieczenia danych odgrywają centralną rolę w ocenie wartości takich platform, bezpośrednio wpływając na ogólną satysfakcję użytkowników. Sprawdź bs4 – aplikację do zarządzania szkoleniami, która jest kompleksowa i dostosowana dla Twojego LMS!