W zwykłej firmie handlowej sprawa często jest proceduralnie prosta – do pracy handlowca przydatna jest aplikacja CRM. Istotne jest gromadzenie informacji o klientach, a gdy już wpłynie zamówienie, wystarczy zafakturować i wysłać produkty w programie fakturującym czy ERP.
bs4 Workflow jako system zarządzania przepływem pracy
bs4 core to zaawansowane oprogramowanie klasy BPM (Business Process Management), które usprawnia przepływ pracy i automatyzację procesów w firmie – od działań handlowca po zarządzanie projektami.
5k+ użytkowników platform bs4
Dla wielu firm, szczególnie w sektorze B2B, skuteczny system workflow jest kluczowy. Umożliwia efektywne zarządzanie przepływem informacji i zadań w procesach biznesowych. Właściwie wdrożony system zarządzania workflow pomaga skrócić czas realizacji zadań, poprawia organizację pracy i eliminuje przestoje.
Dlaczego warto wdrożyć system workflow?
Jednak w przypadku firm oferujących zaawansowane usługi, przepływ pracy staje się znacznie bardziej skomplikowany. Przykładowo, sprzedaż łączy się z realizacją projektów, wymagając ścisłej koordynacji między działami i precyzyjnego zarządzania procesami.
Ofertowanie sprzedawców przeplata się z realizacją prac dla klientów, a w związku z tym niezbędna staje się ścisła koordynacja działań, co podkreśla wagę posiadania efektywnego oprogramowania do zarządzania tym złożonym systemem workflow. Oprogramowanie workflow automatyzuje kluczowe procesy, pozwala na digitalizację dokumentów i monitorowanie postępu prac.
Korzyści
Co zyskujesz ze wdrożenia systemu Workflow bs4 core?
Workflow bs4 core
Kiedy system Workflow bs4 core jest świetnym rozwiązaniem?
Ciągłość pracy i danych w jednym systemie Workflow
Poszczególne funkcje są dostępne w różnych systemach, ale bs4 core gwarantuje to wszystko w jednym programie. Aby uzyskać ten efekt z wykorzystaniem innych systemów, Twoi pracownicy musieliby korzystać z wielu aplikacji jednocześnie, a następnie w jakiś sposób udostępniać sobie te informacje. Trudno byłoby też tym zarządzać jako całością. Nie o to chodzi w firmie, która ma sprawnie funkcjonować.
W jednym systemie, bez przepisywania danych, masz wygodny i szybki dostęp kontekstowy do wszystkich informacji:
Przykładowy workflow w firmie w programie BPM bs4 core
01
Kartoteka kontrahenta
Jest sercem systemu. Pompuje informacje dla wszystkich pracowników i procesów w firmie. Są tam wszelkie dane kontaktowe, marketingowe i handlowe. W jednym miejscu i zawsze aktualne. Nigdy więcej osobnych exceli, outlooków i notatek. W jednej kartotece znajdują się dane o osobach pracujących w danej firmie, siedzibach, ostatnich aktywnościach względem klienta, zaplanowanych działaniach, otrzymanych e-mailach.
02
Generowanie leadów
System rejestruje aktywności handlowca i pozwala na łatwe zarządzanie tematami sprzedażowymi. Handlowiec w bs4 core rejestruje swoje aktywności względem potencjalnych klientów – planuje telefony, wysyła e-maile, rejestruje spotkania, zapisuje notatki. Z łatwością gromadzi w bs4 core wszystkie informacje, które będą istotne na dalszych etapach procesu, a także przy negocjacjach. Gdy otrzyma konkretne zapytanie od potencjalnego klienta, rejestruje nowy temat sprzedażowy.
03
Ofertowanie
Automatyzacja procesu ofertowania z możliwością monitorowania statusu ofert. Proces ofertowania może składać się z kilku etapów. Np. na początku może być niezbędna decyzja, czy w ogóle będziemy przygotowywać ofertę lub startować w przetargu. Może to wymagać zatwierdzenia przez przełożonego lub otworzenia zlecenia na dział techniczny, który przeanalizuje wykonalność i koszty potencjalnych prac dla klienta.
System bs4 core pozwala przejść przez niezbędne, przewidziane w procesie czynności w wygodny sposób, minimalizując liczbę kliknięć:
- zależnie od etapu procesu sprzedaży program wyświetla lub wymaga wypełnienia tylko niezbędnych pól,
- pola w formularzach są dopasowane do potrzeb, np. ustawiamy konkretne listy wyboru zamiast pól opisowych tam, gdzie to możliwe,
- oferujemy dedykowane pola na podpięcie odpowiednich plików,
- zestawienia niezbędne do pracy na danym etapie posiadają w poszczególnych kolumnach najbardziej użyteczne informacje – np. stany magazynowe z programu ERP, planowaną marżę, terminy dostaw produktów.
Monitoringi
Jeżeli oferta zbyt długo nie powstaje lub zbyt długo czekamy na odpowiedź klienta, system może nas o tym alarmować. Dzięki monitoringom nie tracimy leadów, których pozyskanie dużo kosztowało, tylko dlatego, że ktoś czegoś nie dopatrzył.
Wykresy
Lejek sprzedaży, czyli wykres, na którym widzimy, na jakim etapie mamy tematy handlowe o danej wartości. Zbyt mało nowych tematów to ryzyko niedalekiego spadku sprzedaży. Przejrzysty lejek sprzedaży może wyświetlać się np. na pulpicie managera, aby zapewnić bieżący podgląd i możliwość reagowania w porę.
04
Zamknięcie sprzedaży i rozpoczęcie realizacji kontraktu
Jest! Mamy to! Podpisane zamówienie lub umowa z klientem. Handlowiec jest zadowolony, system bs4 core naliczył mu premię i zaktualizował stopień realizacji jego planu sprzedażowego. Teraz zaczynają się schody. Realizacja umowy to szereg działań, jakie powinny podjąć różne osoby z różnych działów. Jeśli ktoś się opóźni, ścieżka krytyczna całego projektu będzie zagrożona. Dobry system workflow jest tutaj kluczem do sukcesu.
W bs4 core w powiązaniu do tematu sprzedażowego osoba odpowiedzialna za projekt otwiera szereg zleceń na poszczególne działy. System deleguje zadania między działami i śledzi postępy. Dla każdego zlecenia powstaje osobna kartoteka, z terminami, osobą odpowiedzialną z działu, którego dotyczy zlecenie. Oprogramowanie BPM bs4 core może mieć zdefiniowane wiele różnych typów zleceń. Zależnie od typu, w karcie zlecenia do wypełnienia są inne pola, do podpięcia inne pliki, proces może przechodzić przez różne etapy realizacji.
To bardzo ważny, formalny etap otwarcia każdego projektu. Za każdą część prac w projekcie ktoś personalnie musi odpowiadać i mieć określony deadline. W ten sposób eliminujemy rozmycie odpowiedzialność, co ma bezpośredni wpływ na realizację zlecenia w terminie.
Poszczególne osoby odpowiedzialne za zlecenia automatycznie otrzymają powiadomienia i zobaczą nowe prace do wykonania na swoich stronach startowych. System workflow w bs4 core może sam pilnować rozdzielania pracy, przepływu informacji oraz informować o nowych zadaniach, a także pilnować terminowości, np. dzięki monitoringom i powiadomieniom o zbliżającym się deadline’nie.
Automatyzacja
Jeśli masz powtarzalne projekty, w bs4 core możemy zdefiniować ich wzorce. W takim przypadku standardowe projekty będą inicjować od razu zestaw odpowiednich zleceń do wykonania – w efekcie oszczędzasz czas, eliminując zbędne klikanie i wprowadzanie powtarzalnych danych.
05
Zlecenia na prace w poszczególnych działach i koordynacja
W poszczególnych działach kierownicy koordynują prace i widzą na pulpitach bs4 core, kto, co i na kiedy ma do wykonania.
Z kolei z poziomu karty projektu czy tematu sprzedażowego kierownik czuwa nad realizacją i widzi, czy zlecenia związane z projektem są wykonywane na czas. W każdej chwili może wejść w szczegóły dowolnego zlecenia.
Komunikator
Wysyłając komunikaty w bs4 core pracownicy zyskują więcej niż korzystając z innego komunikatora lub telefonu:
- wysłany komunikat ma powiązanie do zlecenia, projektu lub kontrahenta – wszystkie związane z komunikatem szczegóły są w zasięgu jednego kliknięcia, nie trzeba ich opisywać,
- do historii komunikacji związanej z konkretnym projektem łatwo wrócić poprzez odpowiednie zestawienie – szybko można sprawdzić co i kiedy było ustalone. To świetne narzędzie do rozwiązywania wszelkich wątpliwości i konfliktów zarówno wewnętrznych, jak i z kontrahentami.
Aplikacja bs4 na telefon
Część osób zaangażowanych w realizację projektu może pracować w terenie. Mamy dla nich dedykowaną aplikację bs4 core, w które mogą m.in.:
- podpinać zdjęcia z pracy w terenie pod poszczególne kartoteki zleceń,
- potwierdzać na smartfonie wykonanie poszczególnych prac,
- wygodnie sprawdzą co, gdzie i kiedy jest do wykonania w związku z realizacją zleceń.
06
Zamknięcie i rozliczenie prac
To ważne, gdyż brak osobnego etapu weryfikacji wykonanej przez niezależną osobę w firmie może skutkować przeoczeniami. To z kolei może spowodować niekompletną dokumentację i straty finansowe.
Każde zlecenie realizowane w ramach projektu lub cały projekt może mieć dedykowany etap na rozliczanie prac. W tej fazie odpowiednia osoba lub dział w firmie (np. administracja) obiektywnie i rzetelnie sprawdza poprawność i kompletność protokołów podpiętych pod prace, rozliczenia czasu pracy, zafakturowanie usług.
bs4 Workflow – przyszłość zarządzania procesami biznesowymi
Tak właśnie w bs4 wyobrażamy sobie funkcjonowanie nowoczesnego przedsiębiorstwa – świadome wykorzystanie technologii, aby integrować działalność całej firmy i zawsze dostarczać właściwe dane we właściwym czasie – od informacji potrzebnych do najprostszych działań, aż po decyzje strategiczne.
Dzięki wdrożeniu systemu workflow, każda firma może usprawnić swoje działania, zautomatyzować zadania i poprawić efektywność pracy. bs4 core to narzędzie, które nie tylko definiuje procedury, ale także umożliwia ich szybkie i skuteczne wdrażanie. Wybierając bs4 core, Twoje przedsiębiorstwo zyskuje przewagę na rynku i dostosowuje się do wymagań nowoczesnej digitalizacji procesów biznesowych.
W efekcie możesz mieć ciastko i zjeść ciastko – wdrażać w firmie rozbudowany system, który będzie sprawnie łączył poszczególne działy, a jednocześnie cieszyć się szybkim, prostym wdrożeniem.
Dlaczego Workflow w bs4 to odpowiedni system?
Porównanie systemu workflow bs4 core z typowym programem CRM i oprogramowaniem do zarządzania projektami
Platforma klasy BPM, taka jak bs4 core, łączy funkcje CRM i workflow management w jednym miejscu. Automatyzuje procesy biznesowe, skraca czas ich realizacji i eliminuje przestoje wynikające z ręcznego przetwarzania danych.
Digitalizacja procesów: Workflow w firmie pozwala na cyfrowy obieg dokumentów.
Monitorowanie: Narzędzia do zarządzania workflow zapewniają bieżące informacje o stanie procesów.
Elastyczność wdrożenia: System działa na zasadach low-code, co umożliwia szybkie dostosowanie do zmieniających się potrzeb.
To też ciągłość przekazywania wiedzy czy ustaleń (więc nic z etapu procesu sprzedażowego nie ginie po drodze w realizacji), co ma znaczący wpływ na rzetelną i efektywną realizację prac, a także obniżanie kosztów i wzrost zadowolenia klientów. To wygodniejsza praca dla każdego. To prosty dostęp do kluczowych informacji dla managera. To zbieranie pełnych statystyk o procesie – ile te dane są warte przy podejmowaniu ważnych operacyjnych decyzji?
Widzisz już, ile możesz zyskać, wybierając system BPM, w którym cały proces od pozyskania do obsługi klienta może odbywać się na jednej platformie? To ogromna oszczędność czasu na przekazywaniu materiałów i informacji czy ewentualnym przepisywaniu ich.
W systemie workflow bs4 core sprytnie łączymy funkcje wielu aplikacji w jednym systemie. Oferujemy tysiące możliwości ściśle dopasowanych do potrzeb firm, a jednocześnie wdrażamy je stopniowo i szybko. Jak to możliwe? Przede wszystkim technologia low-code umożliwia sprawne dopasowanie funkcji do potrzeb, bez angażowania pracy programistów. Co więcej, poszczególne rozwiązania w bs4 core działają niezależnie, co daje nam możliwość wdrażania tylko tych części, których firma faktycznie potrzebuje lub które są na ten moment najistotniejsze, a następnie dowolnego rozwijania systemu wraz ze wzrostem przedsiębiorstwa.
FAQ
Jak bs4 core wspiera zarządzanie workflow w firmie?
System bs4 core umożliwia digitalizację dokumentów, monitorowanie postępów prac oraz automatyzację kluczowych procesów, takich jak ofertowanie, realizacja zleceń czy rozliczanie projektów. Dzięki temu eliminuje przestoje i zwiększa efektywność.System bs4 core umożliwia digitalizację dokumentów, monitorowanie postępów prac oraz automatyzację kluczowych procesów, takich jak ofertowanie, realizacja zleceń czy rozliczanie projektów. Dzięki temu eliminuje przestoje i zwiększa efektywność.
Jakie korzyści przynosi workflow dzięki bs4 core?
Dzięki bs4 core firmy mogą:
- Skrócić czas realizacji procesów biznesowych.
- Poprawić organizację pracy i eliminować przestoje.
- Zyskać lepszą kontrolę nad realizacją projektów i ich terminowością.
- Obniżyć koszty i zwiększyć satysfakcję klientów.
Czym bs4 core różni się od typowego CRM?
bs4 core łączy funkcje CRM, zarządzania workflow i BPM w jednym systemie, oferując:
- Automatyzację procesów biznesowych na każdym etapie – od sprzedaży po realizację i rozliczenie.
- Integrację danych i dokumentów w jednym miejscu.
- Łatwość dostosowania do indywidualnych potrzeb firmy.
