Poczta e-mail dla firm
Poszukujesz alternatywy dla Gmail, Outlook czy Thunderbird, która poprawi jakość obsługi klientów i zoptymalizuje czas pracy Twoich pracowników? Przedstawiamy rozwiązanie – nowoczesną pocztę e-mail dla firm.
5k+ użytkowników platform bs4
Twój profesjonalny klient poczty e-mail
E-mail to obecnie główny kanał komunikacji biznesowej, a przy tym źródło licznych wyzwań. Nasza platforma e-mail oferuje funkcje premium, które nie tylko usprawniają zarządzanie skrzynką firmową, ale też zwiększają efektywność i jakość obsługi.
- informować o nieobsłużonych e-mailach,
- dynamicznie generować personalizowane wiadomości z szablonów,
- systematyzować archiwizację wiadomości i ułatwiać wyszukiwanie,
- wprowadzać podział maili według rodzaju sprawy – ułatwi to wyszukiwanie, pozwala kolejkować wiadomości i udostępniać statystyki,
- automatyzować typowe działania,
- usprawniać rozliczenia.
Obsługa i zarządzanie pocztą firmową w obrębie większego systemu, w kontekście działalności całej firmy, odblokowuje mnóstwo możliwości na oszczędność, optymalizację i zwiększenie zadowolenia klientów.
Co zyskujesz obsługując pocztę e-mail w bs4 core?
Poznaj zalety Twojego nowej poczty firmowej
Rozbudowana kartoteka maila
W przeciwieństwie do tradycyjnych programów pocztowych, poczta bs4 umożliwia konfigurowanie niestandardowych pól.
Możemy skonfigurować więcej pól do opisania wiadomości, np. tekstowe, numeryczne, pola wyboru.
- Ma rozbudowany system konfigurowalnych uprawnień do e-maili – dzięki temu użytkownicy mogą przeglądać e-maile współpracowników zgodnie z procedurami obowiązującymi w firmie,
- Pozwala przekazywać maile między użytkownikami tak, aby klient tego nie widział,
- Pozwala komentować e-maile w sposób niewidoczny dla kontrahentów, wysyłać komunikaty w powiązaniu do e-maili.
Reguły poczty dla całej firmy
W programie do obsługi poczty e-mail bs4 core można definiować reguły, które pozwalają na automatyczne przypisanie wiadomości do odpowiednich pracowników lub działów, rozpoczęcie procesu obsługi zgłoszeń czy archiwizowanie w chmurze.
Reguła może sprawdzać przychodzący mail w prosty sposób, podobnie jak w innych programach pocztowych (od kogo jest, jaki ma temat, treść), ale może również wywołać trigger bs4, który szczegółowo przeanalizuje zawartość i powiązania e-maila, aby porównać go z bazą danych bs4 core i na podstawie zaawansowanej logiki nadać obieg danej wiadomości.
W naszej firmowej poczcie e-mail można zdefiniować reguły, które umożliwią
Webmail do odbioru poczty
Program do e-maili w bs4 core pozwala czytać i odpowiadać na wiadomości za pomocą wbudowanego w program webmaila.
Oznacza to, że kluczowa aplikacja, w której pracownicy spędzają wiele godzin dziennie, może być zoptymalizowana do potrzeb firmy czy wręcz działu, w którym pracuje osoba czytająca e-maile. Żadnych niepotrzebnych pól, przepisywania danych czy zbędnych kroków.
Co więcej, raz wprowadzona konfiguracja może także być zmieniana wraz z rozwojem firmy, czy zmianą potrzeb.
Redagowanie e-maili z szablonu
Obsługa poczty email dla firm jest znacznie szybsza dzięki możliwości korzystania z gotowych szablonów.
W ten sposób wysyłane e-mailami oferty, potwierdzenia przyjęcia zamówienia, reklamacji itp. są estetyczne, ustandaryzowane i budowane w dużej mierze automatycznie.
- niższe koszty – więcej obsłużonych klientów w tym samym czasie,
- wysoką, stałą jakość – profesjonalny wygląd korespondencji bez błędów, zgodne z identyfikacją wizualną firmy,
- zmniejszenie ryzyka strat – np. jeśli szablon posiada w treści automatycznie generowany termin ważności oferty, to eliminujemy ryzyko, że handlowiec zapomni ograniczyć ważność ofertę w czasie.
Informacja o wyświetleniu wiadomości e-mail
Tworząc szablon e-mail w programie, możemy użyć specjalnego znacznika z ukrytym obrazkiem (hidden pixel). Taki obrazek w wysłanym mailu nie będzie bezpośrednio widoczny dla adresata (dopóki np. nie przejrzy kodu HTML wiadomości).
Jednak w momencie wyświetlenia e-maila z tą grafiką, centralny serwer usług bs4 zostanie powiadomiony. Następnie informacja ta zostanie pobrana do programu bs4 i będzie dostępna przy danym e-mailu, również z poziomu kartoteki kontrahenta (po wybraniu listy e-maili w kartotece danego klienta).
Śledź wyświetlenia wysłanych e-maili w systemie bs4 core – dostarczamy informacje o wyświetleniu danej wiadomości.
Dostęp kontekstowy do e-maila
Maile mogą być powiązywane ręcznie lub automatycznie z różnymi obiektami w systemie.
- kontrahent,
- zlecenie serwisowe,
- temat sprzedażowy,
- obieg dokumentów.
Dzięki temu e-maile są później dostępne do prostego wyszukiwania nie tylko w module do obsługi poczty e-mail, ale także w kartotekach klientów, zleceń serwisowych itp. Dzięki integracji z pozostałymi modułami systemu, Twoi pracownicy mogą łatwo przeglądać pełną historię e-mailową związaną z danym projektem lub klientem, co eliminuje konieczność dopytywania i szukania informacji w różnych miejscach. Brak danych nie będzie blokować procesu. Daje to znaczne oszczędności czasu i usprawnia przepływ informacji.
Start procesu lub aktywności
Procesy automatyzacji związane z pocztą e-mail dla firm w bs4 core, mogą na co dzień zaoszczędzić wiele czasu i zapobiegać błędom.
Gdy pracownik otrzymuje e-maila zgodnie ze zdefiniowanymi regułami biznesowymi, nasz system może automatycznie wystartować proces (np. reklamacja). Opcjonalnie procedura może startować w wyniku jednego kliknięcia przez użytkownika – np. gdy uzna e-mail jako nowe zapytanie od klienta – może utworzyć na jego podstawie nowy temat sprzedażowy.
Otrzymane maile mogą również startować obieg dokumentów (np. faktura kosztowa z załącznika pdf e-maila).
Statystyki maili
Dzięki temu, że program do poczty firmowej jest integralną częścią większego systemu low-code bs4, dostępne są atrakcyjne dla każdego managera raporty statystyczne.
- liczba e-maili w poszczególnych miesiącach,
- liczba e-maili obsługiwanych przez poszczególnych pracowników,
- statystyki e-maili dla poszczególnych klientów,
- rodzaje spraw załatwianych w e-mailach (liczby nowych zapytań handlowych, reklamacji, itp.).
Komentowanie i przekazywanie e-maili
Do każdego e-maila pracownicy mogą dodawać komentarze niewidoczne dla klientów oraz przekazywać je między sobą tak, aby nie widziały tego osoby spoza firmy.
E-mail i kalendarz zadań
W programie pocztowym dla firm bs4 na podstawie e-maila można zaplanować zadanie sobie lub współpracownikom. Pojawią się one w kalendarzu zadań.
Archiwizacja e-maili z serwera poczty
A jeśli nie chcecie rezygnować z dotychczasowego programu do emaili? System bs4 może wyłącznie archiwizować przychodzące i wychodzące do kontrahentów e-maile. W takim przypadku nasze oprogramowanie łączy się z serwerem poczty i niezależnie od zewnętrznych skrzynek pocztowych (np. Outlooka) pobiera w tle korespondencję i zapisuje do swojej bazy danych, aby ułatwić ich wyszukiwanie w kontekście konkretnych kontrahentów, projektów i innych obiektów w systemie.
Zarządzanie SLA i eskalacja
Nasz program do poczty mailowej ma wbudowany potężny mechanizm monitoringów (wykorzystywanych w wielu różnych modułach), który w przypadku e-maili umożliwia np. powiadamianie odpowiednich osób, jeśli e-mail pozostaje bez reakcji pracownika. Wiadomość może być również automatycznie przekazana do innej osoby. Reguły te zazwyczaj bazują na indywidualnych czasach reakcji, zdefiniowanych dla poszczególnych klientów (SLA – Service Level Agreements).
Obsługa wspólnych skrzynek e-mail
Foldery e-mailowe mogą być współdzielone, aby wiele osób uprawnionych miało dostęp do konkretnych wiadomości. Jest to idealne rozwiązanie dla usługi helpdesk, wspólnych kontach e-mail w dziale (np. do nowych zapytań handlowych) lub pracy wielozmianowej.
Rozliczenia związane z e-mailem
System e-mail dla firm bs4 może również usprawnić rozliczenia związane z czasochłonną obsługą wiadomości. Jeżeli chcemy uchwycić czas poświęcany na poszczególne maile np. do celów rozliczeń z klientem (umowy wsparcia, outsourcing), to w kartotece e-mail może być przewidziane miejsce na wprowadzenie takich rozliczeń. Oczywiście możliwe jest wtedy pełne raportowanie.
Kolejka e-maili
W przedsiębiorstwach, które prowadzą np. helpdesk lub obsługę reklamacji przez e-mail, szczególnie ważne jest odpowiednie zarządzanie kolejkowaniem poczty elektronicznej w firmie.
E-mail dla firm bs4 core może dzielić wiadomości według rodzaju sprawy, reguł poczty, adresów, tematów. Program może wyliczać deadline dla rozpatrzenia każdego e-maila (np. na podstawie powiązanej z kontrahentem umowy i SLA) i sortować według tych dat.
Zacznij korzystać z profesjonalnej poczty e-mail
Przemyślana konfiguracja i elastyczność naszego systemu e-mail pozwalają nie tylko na lepsze zarządzanie wiadomościami, ale też na zwiększenie produktywności i usprawnienie działania. Zapewniamy bezpieczną pocztę e-mail bez reklam i spamu. Daj swoim pracownikom skuteczne narzędzie, które ułatwi im codzienną pracę i podniesie jakość komunikacji biznesowej.
Integracja z Google Workspace i Microsoft 365
Jeżeli jesteś przywiązany do swojej poczty Gmail lub Outlook, możesz je z łatwością i bezpłatnie połączyć z pocztą bs4. Dzięki takiej integracji dane wprowadzane z jednego czy drugiego konta będą pojawiać się na obu kontach poczty. Każda zmiana będzie się aktualizować w czasie rzeczywistym, a Ty zyskasz łatwy dostęp, wygodę i sprawdzisz skrzynkę odbiorczą z każdej poczty internetowej. Skonfiguruj konta pocztowe i ciesz się z rozszerzonych funkcjonalności.
FAQ
Czy bs4 obsługuje szablony e-maili?
Tak, obsługa szablonów znacznie przyspiesza wysyłkę powtarzalnych wiadomości. Dzięki temu:
- Oferty, potwierdzenia zamówień czy inne komunikaty są estetyczne i ustandaryzowane.
- Zmniejsza się ryzyko błędów dzięki automatycznemu uzupełnianiu danych (np. terminów ważności ofert).
Czym różni się bs4 od tradycyjnych programów pocztowych?
System bs4 umożliwia zaawansowane zarządzanie pocztą m.in. dzięki takim funkcjom jak:
- Konfigurowanie niestandardowych pól w kartotece e-maila.
- Automatyczne przypisywanie wiadomości do pracowników lub działów.
- Powiązanie e-maili z innymi obiektami w systemie (np. kontrahentami, zleceniami).
- Możliwość komentowania i przekazywania wiadomości niewidocznych dla klientów.
Jak wygląda integracja bs4 z Google Workspace i Microsoft 365?
bs4 pozwala na pełną integrację z Gmail i Outlook, umożliwiając synchronizację wiadomości w czasie rzeczywistym. Możesz korzystać z rozszerzonych funkcjonalności systemu bs4 bez rezygnacji z ulubionych skrzynek pocztowych.
Czy bs4 umożliwia dostęp do wspólnych skrzynek e-mail?
Tak, system obsługuje wspólne foldery e-mailowe, co sprawdza się idealnie w działach takich jak helpdesk, sprzedaż czy obsługa klienta.
