Program dla wydawnictwa charakteryzuje się zdolnością do obsługi prenumerat, czyli przyjmowania zamówień na kolejne numery. Przed dokonaniem wyboru systemu i rozpoczęciem wdrożenia, istnieje kilka istotnych kwestii do rozważenia.
Porównanie programów dla wydawnictwa
Tradycyjne oprogramowanie ERP, przeznaczone do fakturowania i zarządzania magazynem, napotyka na trudności w przypadku wydawnictw, gdzie zamówienia są skomplikowane. Przykładowo, zamówienie może dotyczyć “Prenumeraty rocznej czasopisma X”, a następnie obejmować wydanie wielu “Egzemplarzy” o określonych numerach od/do.
Co miesiąc, sprzedając tę samą prenumeratę roczną, klientowi obiecuje się dostarczenie różnych numerów, zaczynając od aktualnego numeru. Dodatkowo, uwzględniając zróżnicowane czynniki takie jak różne opcje dostawy, płatności, e-produkty (wydania cyfrowe), pojedyncze egzemplarze czy też specjalne wydania, książki i inne usługi, staje się jasne, że standardowe rozwiązania ERP nie są w stanie sprostać potrzebom wydawnictw.
W niniejszym artykule skupię się na kluczowych potrzebach wydawnictw, jakie zostały wspomniane powyżej. Warto podkreślić, że oprogramowanie takie jak bs4 core może również spełniać szereg innych funkcji, takich jak sprzedaż reklam, zarządzanie bazą reklamodawców, autorów tekstów, rozliczenia i wiele innych.
Praktyczne wskazówki przed wdrożeniem programu dla wydawnictw
Proces wdrożenia w każdym wydawnictwie będzie unikalny, ponieważ firmy różnią się między sobą. Z tego powodu niezwykle istotne jest dokładne określenie zakresu wdrożenia. Liczba 1-3 w nawiasach w przybliżeniu sugeruje wzrost kosztów wdrożenia.
Warto zastanowić się nad następującymi pytaniami:
-
- W jaki sposób spływają zamówienia na prenumeratę. Jeżeli kilkoma kanałami (np. e-mail, formularze na www) to czy do systemu mają się importować automatycznie bez ręcznego wpisywania? Jeśli tak, to wymagane będzie programowanie integracji (2)
- Czy poza prenumeratą jest również sprzedaż pojedynczych egzemplarzy (1) lub innych produktów takich jak książki, wydania specjalne itp. (1). Jeśli tak, to czy potrzeba sprawdzać stany magazynowe tych produktów (2)
- Czy jest więcej niż 1 tytuł czasopisma(1)
- Czy jest sprzedaż e-produktów lub e-prenumeraty (1) i jest niezbędny automatyczny eksport informacji o tych prenumeratach do zewnętrznego systemu (portalu, CMS) (3) czy alternatywnie te zmiany / nowe zamówienia będą wprowadzane ręcznie lub zewnętrzny dostawca CMS będzie je importować z raportu np. w formacie Excel/CSV
- Czy niezbędny będzie import obecnej bazy adresowej prenumeratorów (1) i aktualnie trwających prenumerat (3) czy alternatywnie będą one dokończone w stary sposób (w starym systemie)
- Czy jest obecnie używany inny program do prenumerat, którego specyficzne funkcjonalności będą musiały być odwzorowane w nowym systemie (3)
- Czy jest więcej niż jeden sposób wysyłki? (1)
- Czy jest więcej niż jeden sposób płatności? (1) np. pobranie, płatność po otrzymaniu numeru itp.
- Czy wpłaty będą do systemu wprowadzane ręcznie czy ma następować automatyczny ich import (np. z e-płatności lub programu fakturującego)
- Czy po przyjęciu zamówienia ma być automatyczny eksport danych zamówienie do programu fakturującego lub wystawiającego paragon? (3)
- Czy jest potrzebna integracja z systemem informatycznym poczty, firmy kurierskiej (3) czy wystarczy zwykły raport/eksport wysyłek do Excela?
- Czy są możliwe zamówienia hurtowe (na wiele egzemplarzy lub na wiele różnych adresów lub komisowe) (2)
- Czy potrzebne są specyficzne raporty dla księgowości np. w celu rozksięgowywania przychodów przyszłych okresów? (2)
- Jakie operacje/zmiany są możliwe dla trwającej już prenumeraty (np. zmiana adresu, anulowanie)
- Czy są automatyczne przedłużenia lub powinny być zautomatyzowane ofertowanie przedłużeń (2)
- Czy są “papierowe wrzutki reklamowe” do wysyłek lub łączenie wysyłek (np. różne tytuły do jednego adresata w jednej paczce). Czy trzeba wobec tego zarządzać zawartością każdej wysyłki gdyż może mieć więcej niż 1 produkt (1)
- Czy trzeba wprowadzać, raportować dokumenty magazynowe PZ/WZ itp. (3)
Schemat procesu przyjmowania i obsługi prenumeraty
Powyżej przedstawiamy schemat procesu przyjmowania i obsługi prenumeraty w najprostszej do wdrożenia postaci. Poniżej proces zautomatyzowany, który wymaga programowania dodatkowych integracji – jest to opłacalne przy większej skali działalności.
Program dla wydawnictwa: kluczowe kwestie do rozważenia
W toku rozważań związanych z programem dla wydawnictwa, istnieje kilka kluczowych kwestii, które wymagają dogłębnego rozważenia:
Ewaluacja Istniejącego Programu:
- Ocena aktualnego programu i identyfikacja elementów, które powinny być przeniesione do nowego rozwiązania.
- Określenie rodzaju danych, które powinny zostać przeniesione, oraz konieczność migracji tych informacji.
Format Danych Migracyjnych:
- Ustalenie dostępnego formatu danych, który umożliwi płynną migrację z istniejącego programu do nowego.
Podstawowe Parametry:
- Określenie kluczowych liczb, takich jak ilość aktywnych prenumerat, kompletna baza prenumeratorów i produktów (w tym archiwalnych), liczba użytkowników systemu oraz stanowiska tych osób.
Integracje Zewnętrzne:
- Zbadanie możliwości eksportu danych do systemów CMS oraz programów fakturujących, zwłaszcza jeśli wymagane są automatyzacje w tych obszarach.
Automatyzacja i Rozwój:
- Dyskusja na temat potencjalnych automatyzacji lub funkcji wbudowanych w programie, takich jak telemarketing czy sprzedaż reklam.
- Wyjaśnienie, jakie możliwości rozwoju systemu istnieją, aby upewnić się, że program będzie wspierał przyszłe potrzeby firmy.
Przed przystąpieniem do implementacji, zrozumienie tych aspektów jest niezwykle ważne, aby zapewnić płynne i skuteczne wdrożenie programu dostosowanego do indywidualnych wymagań wydawnictwa.
Dowiedz się więcej o oprogramowaniu dla wydawnictw
