Polityka prywatności systemu bs4core

Drogi Użytkowniku!

Dokument, który czytasz, stanowi politykę prywatności systemu bs4core, dalej zwanego systemem bs4. Administratorem systemu bs4 jest firma bs4 business solutions sp. z o.o., dalej zwana bs4.

Dbamy o Twoją prywatność i chcemy, abyś w czasie korzystania z naszych usług czuł się komfortowo. W związku z tym poniżej prezentujemy najważniejsze informacje o zasadach przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych.

Twoje dane przetwarzane są przez nas w celach statystycznych, związanych z funkcjonowaniem aplikacji.

Przysługuje Ci prawo do wglądu w treść dotyczących Cię danych, w każdej chwili możesz również zażądać ich poprawienia. Przetwarzając Twoje dane osobowe, stosujemy środki organizacyjne i techniczne zgodne z przepisami polskiego prawa oraz stosujemy szyfrowanie połączenia za pomocą certyfikatu SSL.

Masz również prawo wniesienia skargi do GIODO, gdy uznasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych przez bs4 business solutions narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.

Polityka prywatności

1. Postanowienia ogólne

Administratorem danych osobowych jest bs4 business solutions sp. z o.o. adres siedziby: ul. Słowackiego 35/5, 60-824 Poznań, wpisana do rejestru przedsiębiorców pod numerem KRS: 0000310718, NIP: 7811824750.

W przypadku, gdy użytkownik korzysta z systemu bs4 zainstalowanego na własnych serwerach, administratorem danych osobowych wprowadzonych do systemu jest użytkownik. W takiej sytuacji bs4 pełni rolę procesora danych osobowych, przetwarzając je na polecenie i z upoważnienia użytkownika.

Dane osobowe gromadzone za pośrednictwem systemu bs4 są przetwarzane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwane dalej RODO oraz ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r.

2. Cel przetwarzania i podstawa prawna

1. Bs4 przetwarza za pośrednictwem systemu bs4 dane osobowe wprowadzone przez użytkownika. Dane osobowe są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO jako prawnie usprawiedliwiony interes bs4 oraz jego użytkowników.
2. System bs4 wykorzystuje dane osobowe do celów związanych z funkcjonowaniem systemu biznesowego, takich jak zarządzanie kontaktami z klientami, organizacja pracy, zarządzanie transakcjami biznesowymi itp.

3. Rodzaj przetwarzanych danych osobowych

Bs4 gromadzi i przetwarza dane osobowe następujących kategorii osób, których dane dotyczą:

1. pracowników użytkownika,
2. osób powiązanych z użytkownikiem.

Zakres powierzonych bs4 do przetwarzania danych osobowych obejmuje:

1. co do pkt. 3.a:
   • imię/imiona,
   • nazwisko/nazwiska,
   • adres zamieszkania,
   • numer NIP,
   • numer / numery telefonu/ów,
   • adres / adresy e-mail,
   • identyfikatory (loginy) komunikatorów i portali społecznościowych;
2. co do pkt. 3.b:
   • imię/imiona,
   • nazwisko/nazwiska,
   • adres zamieszkania,
   • adres zameldowania,
   • numer NIP,
   • numer / numery telefonu/ów,
   • adres / adresy e-mail,
   • identyfikatory (loginy) komunikatorów i portali społecznościowych,
   • numer/y rachunku/ów bankowego/ych.

4. Okres archiwizacji danych osobowych

Dane osobowe użytkowników przechowywane są przez bs4:

1. w przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych jest wykonanie umowy, tak długo, jak jest to niezbędne do wykonania umowy, a po tym czasie przez okres odpowiadający okresowi przedawnienia roszczeń. Jeżeli przepis szczególny nie stanowi inaczej, termin przedawnienia wynosi sześć lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – trzy lata.
2. w przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych jest zgoda, tak długo, aż zgoda nie zostanie odwołana, a po odwołaniu zgody przez okres odpowiadający okresowi przedawnienia roszczeń, jakie może podnosić bs4 i jakie mogą być podnoszone wobec niego. Jeżeli przepis szczególny nie stanowi inaczej, termin przedawnienia wynosi sześć lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – trzy lata.

5. Zobowiązania bs4

Bs4 dokłada szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności zapewnia, że zbierane przez nie dane są:

1. przetwarzane zgodnie z prawem,
2. zbierane dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów i niepoddawane dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami,
3. merytorycznie poprawne i adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane oraz przechowywane w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania.

6. Udostępnienie danych

1. Dane podlegają udostępnieniu podmiotom zewnętrznym wyłącznie w granicach prawnie dozwolonych.
2. Dane umożliwiające identyfikację osoby fizycznej są udostępniane wyłączenie za zgodą tej osoby.
3. Bs4 może mieć obowiązek udzielania informacji zebranych przez system bs4 upoważnionym organom na podstawie zgodnych z prawem żądań w zakresie wynikającym z żądania.
4. Dane osobowe użytkowników są przechowywane wyłącznie na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).

7. Przekazywanie danych

1. Twoje dane mogą przetwarzać podmioty związane z bs4 i Zaufani Partnerzy, jeśli wyrazisz im zgodę, ale mogą być one również powierzone do przetwarzania innym podmiotom. W każdym takim przypadku przekazanie danych nie uprawnia ich odbiorcy do dowolnego korzystania z nich, a jedynie do korzystania w celach wyraźnie wskazanych przez dany podmiot z bs4 lub Zaufanego Partnera. Przekazywanie danych ma miejsce na ogół w przypadku współpracy z podwykonawcą lub usługodawcą. W każdym przypadku przekazanie danych nie zwalnia przekazującego z odpowiedzialności za ich przetwarzanie. Dane mogą być też przekazywane organom publicznym, o ile upoważniają ich do tego obowiązujące przepisy i przedstawią odpowiednie żądanie, jednak nigdy w innym przypadku.
2. lista Zaufanych Partnerów:
   • OVH – przetwarzanie danych w celu realizacji usług hostingowych,
   • nazwa.pl sp. z o.o. – przetwarzanie danych w celu realizacji usług hostingowych,
   • Poczta Polska – przetwarzanie danych w celu realizacji usług Poczty Polskiej,
   • DHL – przetwarzanie danych w celu realizacji usług kurierskich,
   • UPS – przetwarzanie danych w celu realizacji usług kurierskich,
   • DPD – przetwarzanie danych w celu realizacji usług kurierskich,
   • FedEx – przetwarzanie danych w celu realizacji usług kurierskich,
   • GLS – przetwarzanie danych w celu realizacji usług kurierskich.

8. Prawo kontroli, dostępu do treści własnych danych oraz ich poprawiania

1. Podanie danych osobowych jest dobrowolne.
2. Posiadasz prawo dostępu do treści swoich danych oraz sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, wniesienia sprzeciwu i cofnięcia zgody w dowolnym momencie przez wysłanie wiadomości e-mail na adres bs4@bs4.io spod adresu, którego dotyczy zgoda.
3. Podstawy prawne żądania użytkownika:
   • Dostęp do danych – art. 15 RODO
   • Sprostowanie danych – art. 16 RODO.
   • Usunięcie danych (tzw. prawo do bycia zapomnianym) – art. 17 RODO.
   • Ograniczenie przetwarzania – art. 18 RODO.
   • Przeniesienie danych – art. 20 RODO.
   • Sprzeciw – art. 21 RODO
   • Cofnięcie zgody – art. 7 ust. 3 RODO.
4. W sytuacji wystąpienia przez użytkownika z uprawnieniem wynikającym z powyższych praw, bs4 spełnia żądanie albo odmawia jego spełnienia niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu miesiąca po jego otrzymaniu. Jeżeli jednak – z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań – bs4 nie będzie mógł spełnić żądania w ciągu miesiąca, spełni je w ciągu kolejnych dwóch miesięcy, informując użytkownika uprzednio w terminie miesiąca od otrzymania żądania o zamierzonym przedłużeniu terminu oraz jego przyczynach.
5. W przypadku stwierdzenia, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO, osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

9. Pozyskiwanie danych

Przetwarzamy dane osobowe tylko w zakresie niezbędnym do wypełniania naszych zobowiązań umownych i prawnych w związku z relacjami biznesowymi z klientami, kontrahentami i partnerami.

Dane osobowe przetwarzane przez nas obejmują w szczególności: dane podstawowe i kontaktowe klientów i kontrahentów, takie jak nazwa czy imię i nazwisko, adres, numer telefonu, adres e-mail itp.

10. Gromadzone informacje

1. System bs4 zbiera informacje podane w pkt 3 niniejszego dokumentu, a także, w przypadku integracji systemu bs4 z systemami i aplikacjami zewnętrznymi, umożliwia import dodatkowych danych, takich jak m.in. zadania, zdarzenia z kalendarzy, po uprzednim wyrażeniu na to zgody przez użytkownika.
2. System bs4 może zapisać ponadto informacje o parametrach połączenia (oznaczenie czasu, adres IP).
3. Dane w systemie bs4 nie są udostępniane podmiotom trzecim inaczej niż za zgodą użytkownika.
4. Dane podane w systemie bs4 mogą stanowić zbiór potencjalnych klientów, zarejestrowany przez bs4 w rejestrze prowadzonym przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.
5. Dane podane w systemie bs4 są przetwarzane w celach wynikających z jego działania, np. udzielenia klientowi dostępu do systemu CRM.
6. System bs4 może wymagać podania danych logowania lub połączenia poprzez API innego programu w celu integracji i wzajemnego przekazywania danych. Dotyczy to w szczególności:
   1. Odbioru i wysyłki wiadomości e-mail,
   2. Uwierzytelniania logowania do aplikacji za pośrednictwem protokołu LDAP,
   3. Uwierzytelniania logowania do aplikacji mobilnej za pomocą konta Google,
   4. Synchronizacji zdarzeń i kontaktów w systemie bs4 z aplikacjami Google Calendar lub kalendarzem Microsoft Office 365,
   5. Integracji z centralą telefoniczną (CTI),
   6. Masowej wysyłki SMS przez usługę SMSAPI,
   7. Wymiany danych z programami typu ERP.
7. Dane podane w systemie bs4 mogą być przekazane podmiotom technicznie realizującym niektóre usługi – w szczególności dotyczy to przekazywania informacji o posiadaczu rejestrowanej domeny do podmiotów będących operatorami domen internetowych (przede wszystkim Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa j.b.r – NASK), serwisów obsługujących płatności lub też innych podmiotów, z którymi bs4 w tym zakresie współpracuje.
8. W przypadku, gdy zamierzasz wziąć udział w organizowanych przez nas wydarzeniach, działaniach lub projektach, bez względu na to, czy organizujemy je samodzielnie, czy też we współpracy z innymi podmiotami – również zewnętrznymi – w szczególności dotyczy to webinarów, ankiet, webcastów, podcastów, seminariów, szkoleń czy też innych programów i konkursów lub jeśli chcesz uzyskać dostęp do wyników ankiet, analiz, publikacji, raportów, subskrypcji, biuletynów i innych materiałów przygotowanych przez naszych specjalistów, danych gospodarczych lub merytorycznych albo innych informacji dotyczących naszej działalności, niezbędnym może być podanie danych osobowych w celu rejestracji.
9. System bs4 nie jest przeznaczony do użytku przez osoby nieletnie poniżej 16. roku życia. Przetwarzanie danych osobowych takich osób jest dozwolone tylko za zgodą rodzica lub prawnego opiekuna. W przypadku uzyskania informacji o przetwarzaniu w systemie bs4 danych osobowych osób poniżej 16. r.ż. bs4 podejmie kroki w celu ich usunięcia.
10. W przypadku dobrowolnego podania danych osobowych w systemie bs4, dane związane z funkcjonowaniem systemu mogą być skojarzone z danymi osobowymi.
11. W niektórych przypadkach, w tym m.in. w sytuacjach wskazanych w punktach poprzedzających, podanie danych osobowych może być niezbędne ze względów technicznych lub organizacyjnych.

11. Logi serwera

1. Informacje o niektórych zachowaniach użytkowników podlegają logowaniu w warstwie serwerowej. Dane te są wykorzystywane wyłącznie w celu administrowania aplikacją oraz w celu zapewnienia jak najbardziej sprawnej obsługi świadczonych usług hostingowych.
2. Przeglądane zasoby identyfikowane są poprzez adresy URL. Ponadto zapisowi mogą podlegać:
   • czas nadejścia zapytania,
   • czas wysłania odpowiedzi,
   • nazwę stacji klienta – identyfikacja realizowana przez protokół HTTPS,
   • informacje o błędach, jakie nastąpiły przy realizacji transakcji HTTPS,
   • informacje o modelu urządzenia i wersji systemu operacyjnego użytkownika,
   • informacje o adresie IP.
3. Dane powyższe nie są kojarzone z konkretnymi osobami użytkującymi system.
4. Dane powyższe są wykorzystywane jedynie dla celów administrowania serwerem i system.

12. Uprawnienia w zakresie przetwarzanych danych i dobrowolność podania danych

1. W związku z przetwarzaniem danych osobowych przez Administratora, wszystkie osoby, których dotyczą dane, mają następujące prawa zgodnie z art. 15 do 21 RODO i zgodnie z prawem państw członkowskich UE, a mianowicie prawo do:
   • dostępu do swoich danych osobowych,
   • sprostowania swoich danych osobowych,
   • usunięcia swoich danych osobowych,
   • ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,
   • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych,
   • przenoszenia swoich danych osobowych.
2. Mają Państwo prawo odwołać swoją zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w dowolnym momencie ze skutkiem na przyszłość. Takie odwołanie nie ma wpływu na przeszłość, tj. nie wpływa na skuteczność przetwarzania danych prowadzonego do odwołania.

13. Zmiany w Polityce Prywatności

1. Bs4 zastrzega sobie prawo do dowolnej zmiany niniejszej Polityki Prywatności bez konieczności informowania o tym użytkowników.
2. Wprowadzone zmiany w Polityce Prywatności zawsze będą publikowane na tej stronie.
3. Wprowadzone zmiany wchodzą w życie w dniu publikacji Polityki Prywatności.

14. Pytania i kontakt

Jeśli chcesz skorzystać z przysługujących Ci uprawnień dotyczących Twoich danych osobowych lub po prostu masz pytania związane z naszą Polityką Prywatności, napisz na adres e-mail: bs4 (małpka) bs4.io