Luty 2026 roku zmieni polską księgowość na zawsze. KSeF wchodzi obowiązkowo, przez co kończy się era papierowych faktur. Brzmi jak uproszenie? Może dla księgowości. Ale dla działów operacyjnych, handlowców i kierowników projektów pojawia się problem. Jak opisywać i akceptować koszty, gdy nie ma już kartki papieru z odwrotem do notowania? Jak przekazać księgowości kontekst faktury, gdy trafia tam automatycznie, elektronicznie, bez Twojego udziału? Ksefopis rozwiązuje ten problem. Sprawdź, jak i dlaczego wprowadzenie KSeF może być korzyścią, a nie tylko obowiązkiem.
Czym jest KSeF?
Krajowy system e-faktur to rządowa platforma, przez którą od lutego 2026 roku będą przechodzić wszystkie faktury VAT w Polsce. Każda faktura wystawiona przez firmę musi trafić do KSeF, gdzie zostaje zarejestrowana i udostępniona zarówno wystawcy, jak i nabywcy. To koniec papierowych faktur i dowolnych formatów PDF – liczy się tylko faktura ustrukturyzowana w formacie XML.
Krajowy system e-faktur działa jak centralny hub faktур. Wystawiasz fakturę w swoim programie księgowym, ona trafia do KSeF, tam otrzymuje numer identyfikacyjny i jest dostępna dla kontrahenta. Żadnych skanów, żadnych maili z załącznikami – wszystko elektronicznie, automatycznie, w jednym miejscu.
Przedsiębiorcy uzyskują dostęp do systemu KSeF przez aplikację podatnika KSeF – portal dostępny przez przeglądarkę lub API do integracji z programami księgowymi. To podstawowe narzędzie do przeglądania faktur, pobierania danych i zarządzania dokumentami.
Jak działa KSeF w praktyce?
Od lutego 2026 roku każda firma w Polsce będzie musiała wystawiać faktury przez KSeF.
Typowy proces przebiegania faktury przez system:
- Wystawiasz fakturę w swoim programie księgowym lub ERP
- Program wysyła fakturę do KSeF w formacie XML
- KSeF weryfikuje fakturę i nadaje jej unikalny numer
- Faktura jest dostępna dla nabywcy w jego koncie KSeF
- Obie strony mają dostęp do dokumentu przez aplikację podatnika
To oznacza fundamentalną zmianę w obiegu dokumentów. Faktury kosztowe trafiają do Twojej firmy automatycznie, bez pośrednictwa maila czy poczty. Księgowość otrzymuje je elektronicznie, natychmiast. Ale skąd księgowość ma wiedzieć, czego dotyczy dany koszt? Do jakiego projektu go przypisać? Kto ma go zaakceptować?
Problem z opisywaniem kosztów w KSeF
Dotychczas proces był prosty – otrzymywałeś papierową fakturę, opisywałeś ją na odwrocie lub na naklejce, podpisywałeś i przekazywałeś do księgowości. Albo skanowałeś i wysyłałeś mailem z komentarzem. Księgowość wiedziała, czego dokument dotyczy i mogła go prawidłowo zaksięgować.
W erze KSeF tego mechanizmu nie ma. Faktura trafia elektronicznie z KSeF do księgowości, omijając Cię. Nie ma odwrotu kartki, nie ma maila z opisem. Księgowość dostaje suche dane z XML – nazwę kontrahenta, kwotę, datę. Nic więcej.
Najczęstsze problemy po wprowadzeniu KSeF:
- Księgowość nie wie, do jakiego projektu przypisać koszt
- Brak informacji o zatwierdzeniu wydatku przez przełożonego
- Niemożność sprawdzenia, czy usługa została faktycznie wykonana
- Chaos komunikacyjny między działami operacyjnymi a księgowością
- Opóźnienia w księgowaniu z powodu braku kontekstu
Przerzucenie całej odpowiedzialności na księgowość nie zadziała. Księgowość nie zna szczegółów projektów, nie wie, kto zamówił daną usługę, nie może ocenić zasadności kosztu. To nie ich rola. Potrzebny jest mechanizm, który pozwoli działom operacyjnym opisać i zaakceptować koszty, zanim trafią do księgowania.
Dlaczego programy ERP nie rozwiązują problemu?
Może Twoja firma ma już system ERP z modułem finansowym? Może nawet ma obieg dokumentów? Świetnie – ale czy ten system jest dostępny przez internet, z telefonu, dla każdego pracownika generującego koszty? Czy wdrożenie kolejnych użytkowników jest szybkie i tanie?
Większość systemów ERP została zaprojektowana dla działów finansowych i księgowych. Dostęp jest ograniczony, interfejs skomplikowany, wdrożenie nowego użytkownika kosztowne. Handlowiec w terenie nie zaloguje się do ERP-a, żeby opisać fakturę za nocleg. Kierownik projektu nie będzie przeglądał kosztów w systemie księgowym.
Najczęstsze problemy z ERP w kontekście KSeF:
- Brak dostępu dla wszystkich pracowników
- Skomplikowany interfejs nieprzyjazny dla użytkowników nietechnicznych
- Wysokie koszty wdrożenia i licencji
- Długi czas implementacji nowych funkcjonalności
- Brak mobilności i pracy w terenie
Rozbudowa dużego systemu ERP to projekt na miesiące i dziesiątki tysięcy złotych. Twoja księgowość potrzebuje rozwiązania teraz, szybko, bez wielkich inwestycji. Dlatego powstał Ksefopis – narzędzie zaprojektowane specjalnie pod KSeF i obieg kosztów.
Ksefopis – bezpłatne rozwiązanie dla firm
Ksefopis to program w chmurze, który pobiera faktury z KSeF i pozwala je kontrolować – opisywać, akceptować, kierować do odpowiednich osób. Działa niezależnie od Twojego systemu ERP i jest dostępny dla każdego uprawnionego pracownika przez przeglądarkę lub telefon.
Kluczowe zalety Ksefopis:
- Bezpłatny plan startowy – zaczynasz od 0 zł miesięcznie
- Automatyczne pobieranie faktur z KSeF
- Prosty interfejs dostępny z każdego urządzenia
- Niezależność od programu księgowego w firmie
- Szybkie wdrożenie bez drogich konsultantów
Konfiguracja połączenia z KSeF jest prosta – wystarczy wkleić token z aplikacji podatnika. Nie potrzebujesz działu IT, nie musisz instalować oprogramowania. Rejestrujesz bezpłatne konto, łączysz z KSeF i system zaczyna pobierać faktury. Ty decydujesz, w jakiej formie raporty mają trafiać do księgowości.
Ksefopis działa zarówno z wewnętrznym działem księgowym, jak i z zewnętrznym biurem rachunkowym. Nieważne, kto prowadzi Twoją księgowość – Ksefopis usprawni przepływ informacji o kosztach.
Jak działa obieg dokumentów w Ksefopis?
System pobiera faktury z KSeF automatycznie. Gdy pojawia się nowa faktura kosztowa, trafia do Ksefopis i czeka na opisanie przez odpowiednią osobę. Możesz skonfigurować reguły – kto ma opisywać faktury od konkretnych kontrahentów, kto je akceptuje, do kogo trafia raport końcowy.
Przykładowy proces w Ksefopis:
- Faktura pojawia się automatycznie z KSeF
- System powiadamia odpowiedzialną osobę
- Pracownik opisuje fakturę – przypisuje do projektu, dodaje komentarz
- Przełożony akceptuje koszt
- Faktura z opisem trafia do księgowości w uzgodnionej formie
Ksefopis jest dostępny online 24/7. Handlowiec w podróży może opisać fakturę za hotel o 22:00 z telefonu. Kierownik projektu zaakceptuje koszty materiałów w sobotę rano, czekając na samolot. Księgowość dostanie pełną dokumentację w poniedziałek rano, gotową do księgowania.
Dodatkowe możliwości rozbudowy systemu
Ksefopis to nie tylko obieg faktur z KSeF. System ma wbudowany komunikator wewnątrzfirmowy, który pozwala na szybką wymianę informacji między osobami zaangażowanymi w proces – pytania o szczegóły kosztu, prośby o dodatkowe informacje, potwierdzenia znajdują się w jednym miejscu, przypisane do konkretnej faktury.
Możesz zamówić dedykowane wdrożenie Ksefopisu i rozbudować go o wiele modułów. Kalendarz zadań, zarządzanie projektami,CRM dla Twojej branży – to wszystko można dodać na bazie platformy no-code BS4 Core, a nasz ekspert może skonfigurować niemal dowolne obiegi dokumentów w firmie. Potrzebujesz importować faktury spoza KSeF – z załączników mailowych, z systemów partnerów zagranicznych? Ksefopis sobie z tym poradzi, a platforma no-code daje elastyczność, której nie mają sztywne systemy ERP.
Sprawdź również nasze inne rozwiązania, takie jak automatyzacja procesów sprzedaży czy konfigurator 3D dla firm produkcyjnych – możliwości integracji są nieograniczone.
Na jakich standardach bezpieczeństwa opiera się Ksefopis?
Powierzasz systemowi dane finansowe swojej firmy. Bezpieczeństwo to fundament, nie opcja. Ksefopis zapewnia profesjonalną ochronę danych na kilku poziomach.
Działamy od 2002 roku – to ponad 20 lat doświadczenia w tworzeniu oprogramowania dla firm. Jesteśmy polską firmą z kapitałem zakładowym 1,15 mln zł, co gwarantuje stabilność finansową i długoterminowe bezpieczeństwo Twoich danych.
Dane przechowujemy w chmurze AWS na terenie Unii Europejskiej. To oznacza zgodność z RODO, najwyższe standardy bezpieczeństwa infrastruktury i gwarancję, że Twoje informacje nie opuszczą obszaru UE. Wdrażamy normę ISO 27001:2022 – międzynarodowy standard zarządzania bezpieczeństwem informacji.
Dlaczego warto wdrożyć Ksefopis przed lutym 2026?
Obowiązkowy KSeF to okazja do usprawnienia obiegu dokumentów w firmie, a dobrze wdrożona cyfryzacja to korzyść, nie kłopot. Ksefopis przekształca przymus w przewagę – zamiast chaosu z elektronicznymi fakturami dostajesz uporządkowany system dostępny z każdego miejsca. Firmy przygotowane wcześniej unikną stresu i opóźnień w lutym 2026, dlatego zachęcamy do wypróbowania naszego bezpłatnego planu już dziś i sprawdzenia, jak prosty może być obieg kosztów w erze KSeF.
Rozpocznij bezpłatne korzystanie z Ksefopisu!
FAQ – najczęściej zadawane pytania o KSeF i Ksefopis
Czy mogę używać Ksefopis z zewnętrznym biurem rachunkowym?
Tak, Ksefopis działa zarówno z wewnętrznym działem księgowym, jak i z zewnętrznym biurem rachunkowym – sam decydujesz, w jakiej formie raporty z opisanymi kosztami mają trafiać do księgowości.
Czy Ksefopis wymaga integracji z moim programem ERP?
Nie, Ksefopis działa niezależnie od programu ERP w Twojej firmie – pobiera faktury bezpośrednio z KSeF i przesyła opisane dokumenty do księgowości w uzgodnionej formie, bez konieczności integracji z istniejącymi systemami.
Ile kosztuje wdrożenie Ksefopis w firmie?
Ksefopis oferuje bezpłatny plan startowy od 0 zł miesięcznie, a wdrożenie jest szybkie i nie wymaga drogich konsultantów – wystarczy zarejestrować konto i wkleić token z aplikacji podatnika KSeF. Cennik znajdziesz tutaj