Czy Excel dla managera jest podobnie dla budowlańca pianka montażowa? Rozwiązaniem wszystkich jego problemów w codziennej pracy?
Na przykładzie oprogramowania low code firmy bs4 wyjaśniamy, dlaczego warto wyjść ze swojej strefy komfortu i ograniczyć korzystanie z arkuszy typu Excel.
Między tradycyjnym arkuszem w Excelu a nowoczesnym podejściem low code do narzędzi pracy, małe i średnie firmy stają przed wyborem, który może zdefiniować ich skuteczność w zarządzaniu danymi i procesami biznesowymi. Excel od lat był i jest nieodłącznym towarzyszem wielu firm. Największą zaletą Excela jest to, że przyjmie wszystko – wpisze każdą rzecz, posortuje, zrobi wykres. Jednakże, choć jest do wszystkiego, to może zdarzyć się, że jest do niczego. Jego uniwersalność często kryje pułapki niedopasowania do coraz bardziej złożonych wymagań biznesowych. Tutaj wchodzi w grę low code – nowoczesne rozwiązanie, które zmienia sposób, w jaki firmy zarządzają swoimi danymi i procesami.
Czy low code, taki jak bs4 core, jest odpowiedzią na potrzeby firm, które poszukują bardziej elastycznych i efektywnych narzędzi pracy? Przyjrzyjmy się, jak to rozwiązanie może przynieść korzyści w porównaniu do tradycyjnego Excela.
Największą wadą aplikacji Excel jest… to, że przyjmie wszystko.
W systemach informatycznych jest taki zwrot, który nazywa się garbage in – garbage out i to właśnie odnosi się do działania Excela. Jeżeli możemy wpisać wszystko, nawet śmieci, to ostatecznie zdobędziemy też słabe dane. Nie ma żadnej walidacji danych, więc powstaje chaos i zostaje nam przepisanie danych od zera.
W low code możemy ustawić typy pól, reguły biznesowe, zasady co system może przyjąć, a czego nie. Dzięki temu mamy kontrolę nad zawartością. Oprócz tego technologia low code pozwala na elastyczne zmiany w systemie. Oznacza to, że gdy pojawi się potrzeba aktualizacji ustaleń technicznych, jest ona spełniona bezproblemowo.
Zarządzanie uprawnieniami i przepływ informacji
Jeszcze niedawno w Excelu były jedynie pliki offline. Teraz, choć wersje chmurowe poprawiły proces wymiany informacji i współtworzenia plików, to nadal obecny jest problem z uprawnieniami. Nie da się wskazać, którą kolumnę może kto edytować, które dane powinny zostać utajnione dla konkretnego użytkownika.
Dobry low code – jak bs4 core – ma tę przewagę. Możliwe jest dynamiczne ustalanie roli. Nawet jeśli coś dotyczy tych samych danych, to jedna osoba będzie miała większy zakres uprawnień od drugiej, jeśli tak ustalimy.
Warto pamiętać o takiej funkcji przy temacie RODO. Jakie kary nakłada się za nieprzestrzeganie RODO? To zależy od skuteczności udowodnienia przez firmę, że zabezpieczyła odpowiednio dane. Im bardziej dane są wrażliwe i jest ich więcej, tym mocniej powinny być chronione. Teraz wyobraź sobie arkusz w Excelu z danymi adresowymi, telefonicznymi, PESELAMI, który krąży z rąk do rąk kolejnej osoby w firmie. Jest to nieodpowiedzialne i trzeba się przygotować, że w przypadku kontroli linia obrony nie będzie mocna.
Budowanie relacji między danymi
Arkusz to prosta konstrukcja techniczna – są kolumny, wiersze, filtry. Ale trudniejsze są powiązania między danymi. Możemy spróbować rozwiązać to, tworząc kolejne arkusze – z klientami, zleceniami, pracownikami. Tworzenie wielu plików do jednego klienta może nie być uciążliwe przy 5 czy 15 klientach. Natomiast w sytuacji, gdy klientów jest już więcej czy liczba pracowników wzrasta, pojawia się poważny problem.
Odpowiedzią jest elastyczne oprogramowanie, które pozwoli zbudować struktury danych i powiązania. Może się to wydawać zaawansowane technicznie, natomiast platformy low code nie wymagają znajomości SQL czy relacyjnych baz danych. Jest to prostsze i szybsze rozwiązanie, które porządkuje dane i procesy.
Interfejs programu Excel a low code
Im więcej arkuszy, formuł, formatowań, tym bardziej skomplikowany program. Dlatego Excel nie jest przystosowany do prowadzenia procesów biznesowych, a do wprowadzania danych.
W low code możemy zdefiniować te elementy, ale użytkownik nie musi ich znać i widzieć. Oprogramowanie low code kieruje „za rękę”, dzięki czemu każdy użytkownik niemal od razu, bez szkolenia, może na nim pracować. Ułatwia mu to przejrzysty i intuicyjny interfejs programu.
Komunikacja w firmie
W przypadku Excela wysyłamy linki, dodajemy kogoś do edytujących czy obserwatorów. Jeśli chcemy wykorzystać dane, należy je odpowiednio tłumaczyć i ręcznie przetransferować do punktu docelowego.
Dane w systemie low code nadają się od razu do pracy. Przekładają się na automatyczne maile do klientów, powiadomienia do pracowników czy inne czynności, które wymagają tych danych. Oszczędza się dzięki temu zarówno czas, jak i energię, które mogą być zagospodarowane na inne aspekty pracy.
Podsumowanie
W porównaniu z tradycyjnym arkuszem w Excelu, low code oferuje lepszą kontrolę nad danymi, umożliwiając precyzyjne zarządzanie. Użytkownicy otrzymują narzędzie do pracy, które zapewnia równie przyjazny interfejs, co też intuicyjny i łatwy sposób korzystania. Nadając odpowiednie uprawnienia, nie musisz obawiać się o bezpieczeństwo danych. Dochodzi do poprawy komunikacji wewnętrznej, jak i zewnętrznej. Excel to z pewnością dobry program do prostych obliczeń i szybkiego wprowadzania danych. Jednak gdy potrzeby i wymagania biznesowe się rozwijają, warto poszukać nowego rozwiązania. Firmy, które poszukują elastycznych i efektywnych narzędzi pracy powinny przyjrzeć się rozwiązaniu low code.
