Project management a CRM
Czy CRM jest potrzebny do zarządzania projektami?
Oprogramowanie do zarządzania projektami, wspiera proces projektowy, jednak coraz częściej jest ono rozwijane o funkcje CRM do zarządzania relacjami z klientami. Dzięki temu użytkownicy mogą w jednym systemie śledzić zarówno szanse sprzedaży, jak i postęp pracy nad projektami, integrując komunikację z kontrahentami z planowaniem i realizacją zadań.
Kluczowe funkcjonalności oprogramowania do zarządzania projektami
Tablice Kanban i przepływ pracy (workflow)
Tablice Kanban umożliwiają wizualne śledzenie postępu projektów. Dzięki nim członkowie zespołu mogą szybko zidentyfikować wąskie gardła i zoptymalizować zarządzanie obciążeniem pracy. Widok ustalasz sam, dzięki filtrom. Czy chcesz widzieć tylko swoje, czy chcesz kontrolować też na jakim etapie są współpracownicy? Zaletą jest też krótka notka przy każdym zleceniu. Widzisz nazwę etapu, kontrahenta, i inne dane, które są dla Ciebie istotne.
Centralna baza danych
Nowoczesne narzędzia do zarządzania projektami oferują możliwość przechowywania wszystkich danych o projektach, klientach i zadaniach w jednej, centralnej bazie danych. Dzięki temu członkowie zespołu mają szybki dostęp do najważniejszych informacji, niezależnie od miejsca i czasu. Automatyczne znaczniki do szablonów, podpowiedzi do wypełnianych pól. Raz wprowadzone dane pojawiają się wszędzie tam, gdzie ich potrzebujesz, a gdy je aktualizujesz – uaktualniają się wszędzie. Taka baza eliminuje konieczność przeszukiwania wielu narzędzi i dokumentów.
Automatyzacja procesów
Dzięki systemowi CRM automatyzujesz takie zadania jak wysyłanie wiadomości e-mail, aktualizacje statusów projektów, powiadomienia w przypadku kryzysowej sytuacji czy generowanie dokumentów. To pozwala zaoszczędzić czas i skoncentrować się na bardziej strategicznych działaniach. Do tego powinno przysłużyć oprogramowanie. Aby zdjąć z barków monotonne i długotrwałe zadania, które system może zrobić jednocześnie (multitasking), szybciej lub wspomóc w łatwiejszym ich wykonaniu.
Kontrolowanie budżetu
Wbudowane funkcje raportowania i analizy finansowej to odpowiedni zabieg, który pomaga trzymać rękę na pulsie. Użytkownicy mogą generować raporty w czasie rzeczywistym, śledzić koszty projektu oraz analizować odchylenia od założonych planów. Skonfigurowane wykresy mogą pomóc w lepszym zarządzaniu zasobami i unikać nieprzewidzianych wydatków, co przekłada się na większą kontrolę nad finansami.
Integracja z innymi narzędziami, ale kompleksowość
Integracja CRM z systemami marketingowymi, narzędziami do zarządzania dokumentami czy komunikatorami ułatwia zarządzanie projektami. Jednak lepszą opcją jest kompleksowość systemu. Przykładem jest bs4, które wyróżnia się na tle konkurencji szeroką funkcjonalnością i elastycznością wdrożenia. Są dostępne integracje z ERP, Google, Microsoft i innymi aplikacjami, ale nie jest to konieczne.
Możliwość bycia mobilnym
Aplikacja mobilna pomoże pracownikom być na bieżąco z projektami oraz w kontakcie z współpracownikami czy kontrahentami. Osobom, które mają obowiązek dopilnowania terminu zlecenia czy kontaktu z wieloma podwykonawcami zależy na stałej możliwości szybkiego powrotu do projektu. Aplikacja ma możliwość rozpoznawania i wyświetlania danych osób, które dzwonią.
Dlaczego warto wdrożyć oprogramowanie do zarządzania projektami?
Firmy na całym świecie korzystają z rozwiązań CRM, aby:
- Utrzymywać wszystkie dane o klientach i projektach w jednym miejscu.
- Usprawniać komunikację między zespołami.
- Uzyskać lepszą kontrolę nad procesami biznesowymi.
- Redukować czas poświęcany na administracyjne zarządzanie projektami.
- Automatyzować monotonne zadania.
- Tworzyć historię działań, by móc je analizować.
- Rejestrować czas pracy i czas poświęcony na konkretne zadania.
Jak wybrać najlepszy system do zarządzania dla Twojej firmy?
Dobry system zarządzania powinien móc dostosować do swoich potrzeb i skalowalny w miarę rozwoju firmy. Ważne jest, aby oferował intuicyjny interfejs, możliwość pracy w chmurze oraz funkcje takie jak:
- Zarządzanie dokumentami (elektroniczny obieg dokumentów),
- Planowanie i realizacja projektów,
- Automatyzacja marketingu i komunikacji zewnętrznej,
- Integracja z ulubionymi narzędziami biznesowymi,
- Funkcje analizy i raportowania,
- Kalendarze i terminarze z podziałem na grupy projektowe.
Przykłady wdrożeń CRM w zarządzaniu projektami
Wdrożenie systemu CRM w firmach takich jak agencje marketingowe czy zespoły sprzedażowe pozwala nie tylko na lepszą organizację pracy, ale także na efektywne zarządzanie relacjami z klientami. Dzięki systemom takim jak bs4, firmy mogą planować złożone projekty w prosty i intuicyjny sposób.
Podsumowanie
Oprogramowanie do zarządzania projektami to narzędzie, które zmienia sposób, w jaki firmy realizują swoje cele. Dzięki automatyzacji, integracji i zaawansowanym funkcjom, przedsiębiorstwa mogą nie tylko polepszać proces pracy nad zadaniami, ale także poprawiać doświadczenie klienta. Jeśli chcesz zoptymalizować procesy w swojej firmie, warto rozważyć wdrożenie takiego rozwiązania.
Zainwestuj w przyszłość swojej firmy – wybierz oprogramowanie bs4 do zarządzania projektami!
