W wielu branżach — takich jak biura rachunkowe, firmy serwisowe czy agencje ochrony — miesięczna faktura może zależeć od liczby faktycznie wykonanych usług i poświęconego na nie czasu. Często część z nich jest już uwzględniona w ramach abonamentu, co pozwala lepiej kontrolować koszty.
Cenniki ilościowe
Cenniki ogólne ilościowe
Możesz zdefiniować ogólny cennik ilościowy, jaki obowiązuje w firmie na poszczególne usługi. Każda usługa może mieć kilka pozycji z ceną zależną od ilości.
Cenniki indywidualne dla umowy
Gdy dodajesz umowę do klienta, ogólny cennik ilościowy kopiuje się do nowej umowy i możesz dostosować ceny, jakie mają obowiązywać w tej konkretnej umowie.
Przy kopiowaniu cennika do umowy, program może przeliczyć ceny na walutę umowy według aktualnego kursu.
Przy rozliczaniu zleceń, program zawsze bierze ceny z cennika umowy, a nie ogólnego.
Jak program wylicza z cennika ilościowego wartość pozycji na fakturze?
- Program najpierw zlicza sumę (X), ile sztuk danej usługi wykonano na zleceniach zamkniętych dla danej umowy w okresie.
- Szuka w cenniku ilościowym danej umowy odpowiedniej pozycji – tam, gdzie jest zdefiniowana ta usługa i największa ilość minimalna spełniająca warunek <= ilość ze zleceń w okresie.
- Na podstawie znalezionej pozycji cennikowej wylicza wartość netto pozycji na fakturze (w walucie umowy). Ilość w fakturowanej pozycji jest zawsze 1.
- Poniżej oznaczone literami A, B, C objaśnienia poszczególnych kolumn w cenniku.
Wartość netto pozycji na fakturze jest wyliczana jako: (X – A) * B + C
Ilość minimalna (A)
Dana pozycja z cennika obowiązuje, gdy liczba wykonanych usług w danym okresie jest równa lub większa niż określone minimum. Jeśli spełnionych jest kilka takich warunków jednocześnie, system automatycznie wybiera tę, w której ilość minimalna jest NAJWIĘKSZA, a nadal spełnia warunek.
Cena za każdą jednostkę powyżej ilości minimalnej (B)
Jeśli w tej pozycji cennika wpisano cenę jednostkową, program automatycznie obliczy dopłatę – mnożąc ją przez nadwyżkę (czyli liczbę usług przekraczającą ustalone minimum) – i doliczy ją do wartości faktury.
Zwiększ wartość pozycji o kwotę (C)
Jeśli jest tutaj podana wartość, program doliczy ją do wartości fakturowanej pozycji – bez względu na ilość.
Przykład 1. Księgowanie dokumentów w biurze rachunkowym
Biuro pobiera opłatę miesięczną 1000 zł, gdy jest do 100 dokumentów. Za każdy kolejny powyżej 100 pobiera 8 zł. Gdy dokumentów jest powyżej 200 w miesiącu, pobiera 1600 zł (pierwsze 200 po 8 zł) a za każdy kolejny 5 zł.
Wartość fakturowana pozycji przy 150 dokumentach = 50*8 + 1000
Przy 220 dokumentach = 20*5 + 1600
Przykład 2. Agencja ochrony – jedna interwencja w miesiącu gratis
Miesięczna opłata w wysokości 200 zł obejmuje jeden przyjazd grupy interwencyjnej. Każde kolejne wezwanie w tym samym miesiącu to koszt 40 zł.
Dla przykładu:
– 0 lub 1 interwencja = 200 zł
– 5 interwencji = 200 zł + (4 × 40 zł) = 360 zł
Dzięki temu płacisz tylko za rzeczywiste działania – bez ukrytych kosztów.
Jak skonfigurować i użyć cennik ilościowy?
1
Zdefiniuj usługi
Dopisz do ogólnego asortymentu usług w programie nowe usługi – te, które chcesz fakturować klientom. Cena w tym miejscu jest nieistotna.
2
Zdefiniuj cennik ogólny
Zdefiniuj cennik ogólny – jako domyślny dla nowych umów.
3
Utwórz umowę
Utwórz umowę abonamentową lub projektową, w której są dozwolone zlecenia rozliczane ilościowo. Możesz w niej zmienić cennik ilościowy.
4
Utwórz i wykonaj zlecenie
Utwórz zlecenie rozliczane ilościowo, powiązane z umową. Określ, jaka usługa została zrealizowana i w jakiej ilości. W danym okresie możesz dodać dowolną liczbę takich zleceń. Po wykonaniu – zamknij je, aby mogły zostać uwzględnione w rozliczeniu.
5
Rozlicz miesiąc prac
Przejdź do planu fakturowania umowy abonamentowej i zaktualizuj przyciskiem pozycje w planie. Przeliczy on usługi z zamkniętych zleceń ilościowych i doda do planu odpowiednie pozycje fakturowe – z właściwymi ilościami i kwotami.
