W systemie bs4 zadania łącznie z zarejestrowanymi zdarzeniami (niezaplanowanymi zadaniami) znajdują się w zakładce Aktywności.
bs4core
Zadania: planuj, zarządzaj i analizuj
Planuj zadania do wykonania i rejestruj aktywności poszczególnych użytkowników. Dziel je na typy, aby usprawnić organizację oraz zyskać szczegółowe raporty.
Użytkownicy mogą delegować zadania do współpracowników, a później monitorować ich realizację.
Dzięki elastyczności systemu bs4 core możemy definiować w systemie dowolne typy zadań dopasowane do potrzeb organizacyjnych i analitycznych w Twojej firmie. Poza standardowymi polami do wypełnienia możemy dodawać spersonalizowane rubryki, ustalać uprawnienia do ich wypełniania, ustawiać je jako wymagane, czy uzależniać ich widoczność od danych wpisanych w innych polach.
Kopiuj zadania, zlecaj je do wielu wykonawców, dodawaj obserwatorów (osoby, które będą otrzymywać powiadomienia związane z danym zadaniem).
Rezerwuj zasoby do zadań, np. salę konferencyjną, czy samochód – zarządzanie takimi zasobami staje się niezwykle proste! Z łatwością sprawdzisz, kiedy są dostępne i z jakimi zadaniami powiązane są rezerwacje.
Zadania mogą być powiązane np. z kontrahentem, konkretną transakcją czy zleceniem serwisowym. W efekcie można je analizować kontekstowo, np. ile telefonów czy spotkań wymagało sfinalizowanie transakcji, czy poświęcony czas był opłacalny.
Przykładowe rodzaje zadań w bs4 core
Jakie zalety ma rozbicie zadań na rodzaje?
Powiązania zadań
Indywidualne pola opisujące zadania
Korzystając z triggerów można uzależnić wyświetlanie lub edycję pól od rodzaju aktywności, statusu itp. Przykładowo dla typu zadania ‘Spotkanie z klientem’ mamy pole ‘Czy przyjęto zamówienie’ i w momencie wybierania opcji ‘Tak’, na formularzu pojawiają się nowe pola np. do dodania pozycji zamówienia, czy wgrania umowy.
Pola do wypełnienia w formularzu zadania mogą być dowolne – nasz system umożliwia pełne dostosowanie do potrzeb Twojej firmy. Możemy dodawać spersonalizowane pola do wypełnienia, wymagać ich uzupełnienia przed przejściem dalej, a także uzależniać ich widoczność od danych wypełnionych w innych polach.
Pliki powiązane z zadaniami
Do zadań można podpinać pliki, np. z gotową ofertą czy inną formą wykonanego zadania. Dzięki temu w przyszłości łatwo je odszukać. Wszystkie pliki trafiają do centralnego repozytorium plików.
Wielu wykonawców zadania
W zadaniu można wskazać jednego lub wielu wykonawców, a także inne osoby związane z aktywnością, np. obserwatorów do powiadomień, co jest świetnym i prostym rozwiązaniem na monitorowanie oddelegowanych zadań.
Całodniowe zadania, kalendarze, zmiana terminu
Zadania mogą być całodniowe lub ze wskazaniem konkretnej godziny wykonania i czasem trwania.
Łącznie z historycznymi aktywnościami można przeglądać je w kalendarzu (dla jednej osoby) lub w terminarzu (z rozbiciem np. na wykonawców).
Powtarzalne zadania i kopiowanie ich dla innych członków zespołu
W bs4 core hurtowo zlecisz kolejne, identyczne zadania na kolejne okresy – co określoną liczbę dni lub miesięcy.
Możesz kopiować zadania dla innych wykonawców – np. kierownik działu może takie same zadania (np. telefony, spotkania) zlecić wszystkim handlowcom w zespole.
Rezerwacje zasobów
W powiązaniu do zadań zarezerwujesz zasoby firmowe np. salę konferencyjną, auto służbowe, projektor. Z poziomu kartoteki konkretnego zasobu sprawdzisz nie tylko jego dostępność, ale także powiązanie rezerwacji z konkretnym zadaniem. Program domyślnie zleca rezerwację w terminie takim samym, w jakim ma trwać zaplanowana aktywność.