Integracja z systemami ERP – bs4 Integrator
System bs4 core to kompleksowe środowisko pracy w firmie.
- wspiera procesy sprzedażowe (CRM),
- realizację usług dla klientów (workflow),
- komunikację z klientami i między pracownikami.
Ograniczeniem bs4 core jest fakt, że program nie wystawia Faktur, dokumentów WZ, PZ, nie służy do prowadzenia gospodarki magazynowej, pełnej księgowości lub tradycyjnych funkcji kadrowych (np. rozliczeń z ZUS). Te funkcje pozostawiamy klasycznym, popularnym programom ERP.
Dlaczego bs4 core, mimo że kompleksowy, to nie ma wszystkiego i nie może być jedynym systemem all-in-one w firmie?
Wynika to ze świadomej strategii bs4. Oprogramowanie w firmie podzielmy na 2 typy:
Oprogramowanie takie jak bs4 core.
Musi być maksymalnie elastyczne, dopasowane do potrzeb firmy, specyfiki rynku, oczekiwań klientów i dostawców.
Takie oprogramowanie musi być skonfigurowane i wdrożone w sposób unikalny.
Dzięki takiemu oprogramowaniu uzyskujemy przewagę nad konkurencją – firma działa efektywniej, jest lepsza z punktu widzenia klientów.
Klasyczne oprogramowanie magazynowe, finansowo-księgowe, kadrowe.
Upraszczając nazywamy je ERP. To oprogramowanie ma spełniać wymagania przepisów podatkowych, prawa pracy. Jego główną cechą jest nie kreatywność i unikalność, lecz standaryzacja, zgodność z prawem, szybkie aktualizacje w
przypadku zmian w przepisach.
Zalecamy tutaj popularne, sprawdzone systemy polskich dostawców.
Najlepiej tutaj nic nie zmieniać, jeśli ten obszar w firmie działa dobrze.
Wskutek tak poważnych różnic pomiędzy powyższymi systemami, uważamy że próby wdrożenia wszystkiego w jednym systemie to słaby pomysł. Może spowodować kompletny paraliż firmy.
A co do wyboru takiego systemu można eufemistycznie zauważyć, że „He hasn’t been born yet to please everyone”.
Na czym polega typowa integracja bs4 core z systemem ERP?
Najprostsza synchronizacja jest jednokierunkowa. Dane z programu ERP są wyłącznie pobierane do bs4 core.
- podstawowe dane klientów,
- podstawowe dane produktów,
- dane faktur (tylko nagłówki faktu lub także pozycje produktowe z faktur)
- zadłużenie klientów wynikające z faktur.
Jeżeli bs4 core służy do ofertowania, przyjmowania zamówień to użyteczna jest również synchronizacja w drugą stronę.
Program bs4 core wysyła do ERP dane nowych zamówień wprowadzonych w bs4 core.
Wtedy w systemie ERP pojawia się gotowe zamówienie wraz z pozycjami produktowymi (indeksy produktów, ilości, ceny), które bez ręcznego przepisywania można przekształcić w fakturę.
Wraz z eksportem zamówienia do ERP mogą być także eksportowane podstawowe dane kontrahenta, dla którego jest faktura.
Czy możliwa jest integracja bs4 core w chmurze z ERP zainstalowanym on-premises?
Do bs4 core opracowaliśmy specjalny integrator ERP, który pozwala na dwustronną komunikację na każde żądanie. Niemal w czasie rzeczywistym – bez oczekiwania na cykliczną synchronizację.
Integrator działa również w sytuacji, gdy system bs4 core jest w chmurze na odległym serwerze w centrum danych a system ERP jest klasycznym programem Windows zainstalowanym na serwerze w siedzibie firmy.
Zabezpieczenia sieci firmowej w postaci VPN, firewall itp. nie są tutaj przeszkodą w komunikacji. Nasz integrator „jest odporny” na taką ochronę sieci podobnie jak czynią to np. komunikatory internetowe, Microsoft Teams lub Zoom.
Jakie są ograniczenia integracji?
Integracja bs4 core z ERP nie oznacza to, że wszystkie informacje z jednego programu znajdą się w drugim programie i odwrotnie.
Tylko wybrane rodzaje informacji są synchronizowane. Np. podstawowe dane klienta jak nazwa, nip, ulica, kod, miejscowość. Podstawowe dane faktur, jak numer, data wystawienia, wartość netto/brutto.
Jeżeli potrzeby wdrożeniowe są większe należy to sprawdzić i dokładnie wyjaśnić najlepiej na etapie wyceny wdrożenia.
Dlaczego wymieniane są tylko cząstkowe informacje?
Oba systemy służą do różnych celów. Nie ma potrzeby przesyłać nadmiarowych danych (i ponoszenia niepotrzebnych kosztów programowania integracji). Niektóre dane mogą mieć charakter poufny lub wrażliwy i lepiej nie zwiększać ryzyka wycieku danych (RODO!).
Ponadto im bardziej rozbudowana jest synchronizacja tym większe nakłady trzeba ponieść na utrzymanie jej działania.
Zarówno aktualizacja systemu ERP jak i systemu bs4 core (lub rekonfiguracja któregoś z tych programów) może mieć wpływ na działanie mechanizmu synchronizacji.
FAQ
Czy bs4 core może integrować się z ERP zainstalowanym lokalnie, gdy bs4 core działa w chmurze?
Tak, dzięki dedykowanemu integratorowi ERP, który umożliwia dwustronną komunikację niemal w czasie rzeczywistym.
Zabezpieczenia sieci, takie jak VPN czy firewall, nie są przeszkodą.
Jakie dane są synchronizowane między bs4 core a ERP?
Synchronizowane są wyłącznie wybrane rodzaje danych, np.:
- Dane klientów: nazwa, NIP, adres.
- Dane faktur: numer, data, wartość netto/brutto.
- Pozycje zamówień: indeksy produktów, ilości, ceny (w przypadku eksportu zamówień do ERP).
Dlaczego nie wszystkie dane są synchronizowane?
Systemy mają różne cele i potrzeby. Przesyłanie nadmiarowych danych zwiększa koszty i ryzyko związane z ochroną danych (RODO).
Rozbudowana synchronizacja wymaga większych nakładów na utrzymanie i może być mniej elastyczna podczas aktualizacji oprogramowania.
Dlaczego bs4 core nie wystawia faktur?
To wynika ze strategii bs4. bs4 core skupia się na elastyczności, dopasowaniu do specyficznych potrzeb firm, co pozwala uzyskać przewagę konkurencyjną.
Tradycyjne funkcje ERP, takie jak księgowość, magazynowanie czy kadry, pozostawiamy wyspecjalizowanym, sprawdzonym systemom, które zapewniają zgodność z przepisami i szybkie aktualizacje.
