Uporządkowana baza danych kontaktowych, to kolejny kluczowy moduł CRM. Przechowuje szczegółowe informacje o każdym uczestniku: dane osobowe, kontaktowe, załączone pliki oraz certyfikaty z ukończonych szkoleń. Użytkownicy systemu mogą w dowolnym momencie przeglądać historię szkoleń danego klienta oraz weryfikować jego kompetencje i kwalifikacje. Możliwość przetwarzania tych danych pozwala dostosować ofertę do indywidualnych potrzeb, np. poprzez proponowanie rabatów dla stałych klientów lub obniżki dla uczestników zapisujących się na więcej niż jedno szkolenie.
Zarządzanie uczestnikami szkoleń
Tworzenie przejrzystych zestawień, uporządkowana kartoteka, czy funkcje takie jak hurtowe wysyłki certyfikatów czy powiadomień poprawią jakość obsługi uczestników szkolenia. Dobrze zorganizowane zarządzanie klientami przekłada się na ich zadowolenie, a to wspiera sukces firmy.
Jakie funkcje w CRM bs4 mentor pomogą Ci w zarządzaniu uczestników?
Zestawienia – szybkie filtrowanie listy danych
Jednym z najważniejszych aspektów jest tworzenie przejrzystych zestawień, które pozwalają śledzić aktywność uczestników. W systemie CRM bs4 mentor możemy wybrać, jakie dane mają być widoczne w zestawieniu – m.in. status uczestnika, nazwę szkolenia, na które jest zapisany, kwotę, jaką zapłacił, oraz informacje o przyznanych rabatach. Zarządzanie uczestnikami staje się bardziej przejrzyste i mniej czasochłonne, co wpływa pozytywnie na efektywność administracji szkoleniowej.
Dzięki temu można szybko identyfikować osoby biorące udział w określonych kursach oraz sprawdzać, którzy uczestnicy oczekują na wystawienie certyfikatu. Funkcjonalność ta znacznie ułatwia pracę działom organizacyjnym, eliminując konieczność ponownego wpisywania danych.
Kartoteka – zarządzanie bazą danych osobowych
Pozwala to na szybki dostęp do kluczowych informacji w razie potrzeby. Dodatkowo, zmniejsza ryzyko utraty ważnych danych.
Certyfikaty – generowanie personalizowanych dyplomów
Funkcja masowego generowania certyfikatów to praktyczna opcja, która oszczędza czas organizatorów i przyspiesza proces wydawania dokumentów potwierdzających kwalifikacje. Zaznacz uczestników, do których chcesz nadać certyfikat, a program bs4 zrobi resztę za Ciebie. Użytkownik może wskazać grupę uczestników, dla których chce wygenerować certyfikaty – program zrobi to automatycznie. Jest to przydatne przy kursach wymagających szybkiej formalizacji.
Automatyzacja tego procesu zmniejsza liczbę błędów. Przyczynia się także do szybszego dostarczania certyfikatów uczestnikom.
Powiadomienia email i SMS
Powiadomienia o nadchodzących terminach, zmianach w harmonogramie, czy innych ważnych wydarzeniach mogą być wysyłane automatycznie. Przez pocztę i telefon. System umożliwia filtrowanie uczestników według statusu, co pozwala np. na wysyłanie przypomnień do osób, które jeszcze nie opłaciły kursu. Aby jeszcze bardziej uprościć ten proces – stwórz i użyj szablonów.
Zapewnia to, że wszyscy są na bieżąco z najnowszymi informacjami. Minimalizuje to również ryzyko pominięcia ważnych komunikatów czy spotkań.
Ceny i rabaty dopasowane dla klientów
Określaj standardowe stawki za szkolenia i naliczaj rabaty dla konkretnej osoby lub za obecność więcej niż jednego uczestnika z danej firmy. Podglądaj pozostałe szkolenia, na które zapisał się lub odbył dany uczestnik, aby lepiej dostosować dla niego ofertę. Dzięki temu można zaoferować bardziej atrakcyjne ceny i spersonalizowane propozycje, co zwiększa zadowolenie klientów i wpływa na ich pozytywne postrzeganie oferty firmy.
To także pomaga w budowaniu długoterminowych relacji z klientami, którzy czują się docenieni.
Dzięki odpowiedniemu zaplanowaniu i wdrożeniu CRM szkoleniowego firma zyskuje pełny nadzór nad wszystkimi procesami związanymi z obsługą uczestników szkoleń. Możliwość generowania raportów i zestawień umożliwia nie tylko monitorowanie bieżących działań, ale także analizowanie wyników i podejmowanie bardziej trafnych decyzji marketingowych. Zarządzanie bazą klientów oraz automatyzacja procesów komunikacyjnych wspierają dział sprzedaży w prowadzeniu efektywnych działań handlowych oraz umożliwiają kwalifikację leadów w oparciu o dotychczasowe uczestnictwo i zainteresowania klientów.
