Moduł Controlling
Moduł opcjonalny możliwy w wersji bs4 advisor PRO.
Moduł controllingowy umożliwia analizę efektywności pracowników przez podział przychodu lub marży ze zleceń, zarówno automatycznie według godzin pracy, jak i ręcznie, a także generowanie raportów do dalszej analizy.
Ewidencja kosztów zewnętrznych
Dla każdego realizowanego zlecenia można wprowadzać koszty zewnętrzne związane z jego realizacją – takie jak rachunki za hotel, zakup paliwa itp.
Są one następnie uwzględniane przy liczeniu rentowności zlecenia i umowy.
Ewidencja kosztów wewnętrznych
(aktywności pracowników)
Gdy pracownicy rejestrują swoje działania (aktywności) w związku z realizacją zlecenia – np. spotkania, rozmowy telefoniczne, wizyty u kontrahenta, wprowadzają czas rzeczywisty, jaki zajęła im czynność. Mogą to robić deklarując ten czas lub za pomocą timera start/stop.
Zależnie od realizowanej usługi program podstawia różne stawki wewnętrzne w PLN za każdą godzinę czynności.
Tak zarejestrowany czas rzeczywisty mnożony przez stawkę zależną od rodzaju aktywności daje rejestr kosztów wewnętrznych związanych ze zleceniem a następnie całą umową.
Obliczanie przychodu ze zlecenia i marży brutto
Program zlicza zafakturowaną kwotę za wszystkie zlecenia realizowane w ramach umowy dla klienta. W powiązaniu z informacją o kosztach wewnętrznych i zewnętrznych w programie bs4 advisor poznajemy zysk z każdej umowy.
Powyższa informacja jest jednak precyzyjna dopiero, gdy wszystkie zlecenia dla umowy zostaną zamknięte i zafakturowane. Jeśli zlecenia są realizowane (ponoszone są koszty), a nie są jeszcze wystawione faktury, to wyliczony zysk będzie ujemny.
Dlatego program oferuje jeszcze szacowanie ceny za zlecenia i marż brutto/netto ze zleceń i umów.
Cena za zlecenie
Cena za zlecenia time & material jest wyliczana przez program jako suma zarejestrowanych godzin billowanych przemnożonych przez stawki godzinowe dla klienta z cennika umowy. Zatem cena za otwarte (realizowane jeszcze) zlecenie time & material zmienia się w miarę rejestrowania kolejnych godzin – aż do momentu zamknięcia zlecenia.
Cena za zlecenie ryczałtowe jest oczywista, bo jest deklarowana na początku, przy otwieraniu zlecenia jako ryczałt płatny przez klienta.
Marża brutto ze zlecenia
Program wylicza marżę brutto odejmując od powyższej ceny za zlecenie koszty zewnętrzne.
Marża netto ze zlecenia
Marża netto = marża brutto – koszty wewnętrzne.
Marża netto z umowy
Program sumuje marżę netto z wszystkich zleceń otwartych i zamkniętych (z wyjątkiem anulowanych) do umowy.
Wyliczanie przychodu wypracowanego przez pracowników
Drugą kluczową funkcjonalnością modułu Controllingowego jest analiza efektywności działań pracowników. Każdy pracownik realizuje zlecenia dla klientów. Program dostarcza informacji, ile zarobił dla firmy każdy pracownik. W tym celu niezbędny jest podział przychodu lub marży ze zlecenia na poszczególne osoby realizujące zlecenie.
Automatycznie
W przypadku zleceń time & material program może dzieli na pracowników dochód ze zlecenia automatycznie według wartości zarejestrowanych godzin billowanych.
Przykład:
Kowalski zarejestrował 3 godziny billowane pracy po 200 zł (600 zł)
Nowak zarejestrował 1 godzinę billowaną po 300 zł (300 zł)
Program przyzna Kowalskiemu 66% (600/900) przychodu/marży ze zlecenia.
Ręcznie
W przypadku zleceń ryczałtowych lub opcjonalnie wszystkich zleceń stosowany jest podział ręczny. Domyślnie program przyznaje 100% przychodu/marży ze zlecenia osobie wskazanej jako odpowiedzialna za zlecenie. Można jednak zaingerować każdorazowo w taki podział i ręcznie wprowadzić dowolny inny – dla innych pracowników, w dowolnych proporcjach.
Program generuje raport, w którym mnoży powyższe udziały przez marżę lub przychód z wybranych zleceń (np. zamkniętych w konkretnym okresie czasu). Pozwala to następnie w dowolnym arkuszu kalkulacyjnym zestawić to z pensjami pracowników lub przemnożyć przez należne prowizje.
