Zarządzanie umowami
i zleceniami od klientów
bs4 advisor to kompletna i aktualna baza danych o kontrahentach. W tym zakresie może pełnić funkcję głównego systemu CRM Twojej firmy.
Kartoteka danych i zlecenia
Dla każdego kontrahenta można w bs4 advisor wprowadzać dane umów, jakie zawarliśmy z kontrahentem na realizację dla niego usług. W powiązaniu do każdej umowy będziemy następnie wprowadzać zlecenia na konkretne prace dla klienta.
Kartoteka umowy może zawierać podstawowe informacje takie jak data, numer umowy, pliki ze skanami umowy.
W kartotece umowy definiujemy ceny dla klienta, zasady otwieranych zleceń dla klienta i plan fakturowania klienta.
Usługi i ceny realizowanych usług
W programie definiowany jest nasz ogólny asortyment usług i domyślne ceny sprzedaży. Ustalamy także nasze wewnętrzne koszty – w celu późniejszego obliczania rentowności umów.
W kontekście każdej umowy wybieramy, które usługi z naszego asortymentu możemy realizować w ramach umowy według rozliczenia time & material i w jakich cenach.
Rodzaje umów
Ze względu na różny sposób fakturowania, bs4 advisor pozwala zarządzać różnymi rodzajami umów:
Ramowa
Najprostszy typ umów. Do takiej umowy nie planuje się fakturowania. Każde zlecenie po zamknięciu generuje w systemie automatycznie polecenie fakturowania.
Projektowa
Fakturowanie umowy projektowej odbywa się w jednym lub kilku etapach. Dlatego do umowy projektowej planuje się choćby przybliżone fakturowanie. Realizowane zlecenia są później powiązywane do etapów fakturowania. Kwoty ze zleceń są ujmowane na fakturach etapowych.
Abonamentowa
Dla umowy abonamentowej są cyklicznie wystawiane faktury co X miesięcy. Definiuje się jaka jest częstotliwość fakturowania i jakie pozycje mają się pojawiać na fakturze cyklicznej. Program tworzy polecenie fakturowania na podstawie harmonogramu. Może automatycznie wyliczać kwoty na fakturze na podstawie wykonanych prac w okresie.
Rodzaje rozliczeń zleceń
Do zdefiniowanej umowy otwiera się na poszczególne prace zlecenia.
Zależnie od rodzajów, jakie określimy w kartotece konkretnej umowy, można otwierać jeden lub więcej typów zleceń na prace wynikające z umowy:
Time & material
Zlecenia Time & material są fakturowane dla klienta według zarejestrowanego zużycia czasu. Możemy wprowadzić dla nich planowaną liczbę godzin. Do faktury przepisana jednak będzie faktycznie zarejestrowana liczba godzin billowanych lub naliczonej innej usługi lub materiałów.
Rejestrując czas pracy lub ilość materiałów w ramach zlecenia nasz pracownik określa co wykonał i kiedy. Może to być np. konsultacja, przygotowanie pisma lub dokumentacji, rozmowa telefoniczna, spotkanie i inne według zdefiniowanego cennika.
Niezależnie od godzin billowanych pracownik może lub powinien wprowadzać godziny rzeczywiste.
Ryczałtowe
Zlecenia ryczałtowe mają określoną w momencie utworzenia swoją ustaloną z klientem cenę, po której będą zafakturowane po zamknięciu. Cena ryczałtowa obowiązuje niezależnie od tego ile czasu na nie poświęcimy.
Możemy wskazać konkretną usługę, które ma się pojawić na fakturze, ilość i cenę jednostkową. Dla takich zleceń pracownicy nie rejestrują godzin billowanych. Nadal jednak mogą lub powinni rejestrować godziny rzeczywiste.
Bezpłatne (nienaliczane)
Te zlecenia nie pojawią się na fakturze. Nie rejestrujemy dla nich godzin billowanych ani nie wpisujemy ceny ryczałtowej. Służą do wewnętrznych projektów, reklamacji itp.
Godziny rzeczywiste i koszt wewnętrzny
Czas, jaki pracownicy poświęcają na rejestrację zleceń można wprowadzać w 2 pozycjach:
czas billowany
czas rzeczywisty
Czasami może być sytuacja, że inny wymiar czasu liczymy klientowi a inny faktycznie musieliśmy poświęcić na czynność. Przykładowo jeśli zgodziliśmy się klientowi dać w ten sposób rabat lub pracę wykonywała osoba początkująca, która musiała się doszkolić.
Czas rzeczywisty jest używany do wyliczenia naszych kosztów usług. Przemnożony przez stawkę wewnętrzną (kosztową) określoną w cenniku daje nam koszt realizacji zlecenia lub umowy. W zestawieniu z przychodem bs4 advisor wylicza nam rentowność umowy.
Statusy zleceń i Kanban
Obsługa każdego zlecenia jest podzielona na etapy.
do wykonania
realizowane
do zamknięcia
zamknięte
Te etapy można dostosować w ramach wdrożenia bs4 advisor.
Zlecenie można fakturować gdy jest zamknięte.
Zwykle dla każdego zlecenia wskazywany jest konkretny pracownik, który po naszej stronie odpowiada za realizację zlecenia.
Wygodnym narzędziem w bs4 advisor do zarządzania statusem zleceń jest Kanban.
Otwarte zlecenia, za które odpowiadamy widzimy również w panelu startowym.
