Oprogramowanie CRM dla kancelarii prawnych

System bs4 ultra to program do kompleksowej obsługi kancelarii prawnej:

• archiwizacja kartotek prowadzonych spraw,
• wprowadzenie wielu typów rozliczeń z klientami,
• pilnowanie terminów powziętych zobowiązań,
• zarządzanie działaniami prawników: planowanie, organizacja, kontrola,
• optymalizacja kosztów usług prawnych.

Oprogramowanie dla kancelarii prawnych umożliwia pełną archiwizację działań dotyczących sprawy. W powiązaniu do kartoteki klienta intuicyjnie oddelegujesz zadania jednorazowe i cykliczne dla konkretnych prawników kancelarii, oszacujesz czas potrzebny na ich realizację, a wszystkie działania wykonywane dla klienta będą precyzyjnie rejestrowane.

W kartotece sprawy wyszukasz czynności podejmowane przez poszczególnych prawników, wysłane i odebrane w tej sprawie e-maile, a także wykaz i notatki dotyczące przeprowadzonych rozmów czy spotkań z klientem.

W ten sposób wszystkie ustalenia, podjęte kroki i inne działania są łatwo dostępne w jednym miejscu dla uprawnionych użytkowników systemu.
CRM dla kancelarii prawnej umożliwia archiwizację dokumentacji również w powiązaniu do klienta czy sprawy, aby wszystkie pisma były uporządkowane i łatwo dostępne w razie potrzeby.

Twoja kancelaria może także zacząć prowadzić bazę wiedzy, niezbędna dla każdego prawnika. W tym module zgromadzisz wiedzę prawniczą (np. aktualne zmiany w przepisach prawnych), ale możesz też wykorzystać ją do zebrania informacji pracowniczych (np. jak rozliczyć delegację) – szkolenie pracowników będzie znacznie łatwiejsze!

Dla managerów kancelarii gwarantujemy podgląd kalendarza aktualnie realizowanych zadań pracowników, generację raportów i wykresów, a także monitoring - alerty przypominające o niezbędnej finalizacji prac nad danym tematem, zbliżającym się terminie sprawy bądź spotkania, terminie wystawiania faktur i innych.

Bs4 ultra pozwala na wprowadzenie wielu modeli rozliczeń z klientami. Stawki finansowe można określać dla wybranych grup prawników lub konkretnego mecenasa.

Zakładając sprawę wystarczy wybrać preferowany przez klienta model rozliczeń – od ryczałtowego z ustalonymi limitami godzinowymi, poprzez umowy stałe, projektowe. System pozwoli na wprowadzanie stawek względnych i bezwzględnych oraz ratalne regulowanie zobowiązań.

Przy rozliczaniu godzinowym system bs4 umożliwi fakturowanie godzin na klienta oraz dostarczy wykaz podejmowanych czynności w ramach zarejestrowanego czasu pracy.

Z systemu bs4 wygeneruje się faktura za usługę w powiązaniu do zamkniętego tematu sprawy lub do jej zakończonego etapu. Możliwe będzie także rozliczanie jednej faktury w kilku płatnościach od klienta czy rozliczanie wielu faktur jednym wyciągiem bankowym.

Dla zleceń ryczałtowych, dla których nie są naliczane godziny do fakturowania, system pozwoli managerowi na analizę zaawansowania realizacji prac.

System bs4 umożliwia obsługę zarówno małych jak i dużych kancelarii prawnych.
Dzięki rozbudowanym opcjom uprawnień dostęp do informacji o realizowanych sprawach i kontrahentach mają wyłącznie osoby upoważnione.

Obsługa spraw będzie dostosowana do polityki kancelarii - wybrani pracownicy będą mogli przyjmować sprawy od klientów, wyznaczać prawników odpowiedzialnych za realizację poszczególnych etapów, weryfikować finalizację działań i prowadzić rozliczenia finansowe.

Zgodnie z rozporządzeniem RODO, bs4 ultra w maksymalny sposób ogranicza dostęp do danych osobowych wyłącznie do grup pracowników lub osób, które winny je otrzymać w ramach realizowanych działań dla kancelarii.

Oferujemy system CRM online - można z niego korzystać z każdego miejsca, wystarczy dostęp do internetu. Można też ograniczyć dostęp do wybranych numerów IP, bądź godzin funkcjonowania kancelarii.

Bs4 ultra udostępnia narzędzie do precyzyjnego naliczania czasu pracy poświęconego na realizację zadań w obrębie sprawy.
To doskonała forma weryfikacji założonego planu budżetowego, informacja dla menedżerów o aktualnym stopniu zaangażowania pracowników kancelarii oraz dla klientów o faktycznym nakładzie pracy włożonym przez prawnika w prowadzenie sprawy.

Timer uruchamiany zostaje w momencie rozpoczęcia prac nad zleceniem i docelowo może być powiązany ze sprawą, czy kontrahentem.

Zarejestrowany czas pracy nad zleceniem może być zatwierdzany przez wyznaczoną osobę odpowiedzialną i dopiero wówczas stanowić faktyczny koszt poniesiony przez kancelarię.

Kompleksowe oprogramowanie CRM dla kancelarii prawnych tworzymy dzięki odpowiedniej konfiguracji najbardziej elastycznego systemu w Polsce - bs4 ultra, który dynamicznie rozwijamy, podążając za oczekiwaniami naszych klientów.
Wiele wprowadzanych nowości dopasowujemy również dla prawników:

• Zapewniamy dedykowaną aplikację mobilną, dzięki której prawnik używa systemu gdziekolwiek jest – w trasie, w sądzie, czy u klienta. Błyskawicznie może zarejestrować rozmowę telefoniczną w powiązaniu do konkretnej sprawy, przejrzeć kalendarz zadań, bądź zarejestrować rozliczenie dojazdu do klienta lub sądu.
• Autorska skrzynka e-mail – uporządkuje komunikację mailową z klientami. Dzięki powiązaniu każdej otrzymanej wiadomości z kartoteką klienta automatycznie buduje się pełna historia kontaktu. Prawnik otrzymuje równocześnie możliwość wysyłania komunikatów konsultacyjnych do innych pracowników kancelarii, intuicyjnego przekierowywania wiadomości, błyskawicznego wiązania jej ze sprawą lub realizowanym działaniem.
• W ofercie posiadamy także moduł elektronicznego obiegu dokumentów - pomoc dla administracji kancelarii w generowaniu i zarządzaniu pismami, wnioskami, umowami. System umożliwia predefiniowanie szablonów pism, generowanie ich do plików lub wysyłkę przez e-mail. Wielofazowość obiegu dokumentów powiązana jest z opcjami zatwierdzeń każdego z etapów przez osoby upoważnione.