Jasna strona pandemii: zdalne wdrażanie oprogramowania

W czasie pandemii procedura wdrażania systemu bs4 ultra nie uległa zmianie, ale przeniosła się do świata wirtualnego - zmieniliśmy formę współpracy i kontaktu z klientami na zdalną. To rozwiązanie ma swoje wady i początkowo mogło wydawać się znaczącą barierą, a jednak nowa sytuacja przyniosła wiele zaskakująco pozytywnych skutków.

Czy czas pandemii stał się świetnym momentem na wdrażanie systemów online?
Okazało się, że tak.

Tradycyjnie na każdym etapie wdrożenia konieczne były osobiste spotkania z osobami odpowiedzialnymi za projekt po stronie klienta. Pandemia zmusiła nas, aby przenieść je do świata wirtualnego, co znacząco zmniejsza koszty zarówno dla nas (czasowe), jak i klienta (finansowe).

Zniknęła większość wydatków związanych z dojazdami, delegacjami i zakwaterowaniem. Spotkanie nie wymaga już wszystkich zabiegów logistycznych związanych z organizacją sali, sprzętu multimedialnego, prądu (zdarzało się, że nawet tego zabrakło), czy cateringu.

Często wydatki na tym etapie rosną w związku z dojazdem do różnych oddziałów firmy, w różnych zakątkach Polski. Przed pandemią konieczne było przeprowadzenie kilku szkoleń, dla każdej filii z osobna. Dzisiaj z łatwością możemy przeprowadzić jedno szkolenie dla wszystkich oddziałów, co zdecydowanie zmniejsza koszty.

Upowszechnienie pracy zdalnej zmieniło podejście do korzystania z narzędzi internetowych. Ich używanie stało się codziennością, a firmy, które już wcześniej wdrożyły profesjonalne systemy biznesowe, zyskały znaczącą przewagę konkurencyjną. Sami korzystamy z naszego autorskiego systemu bs4 ultra, więc kiedy zaczęła się pandemia, z łatwością przeorganizowaliśmy naszą pracę na zdalną i z sukcesem działamy tak do dzisiaj, już ponad rok.

Przyzwyczajenie do korzystania z narzędzi online oznacza mniejsze opory przed zmianą w przypadku wdrażania systemu informatycznego w firmie. To istotne, ponieważ nowy system budzi obawy przed transformacją. Z kolei ostatni czas pokazał, że zmiana to rozwój, więc boimy się tego już znacznie mniej. Nowe systemy nie przerażają już tak, jak do niedawna wszelkie narzędzia do komunikacji zdalnej. Dzięki upowszechnieniu się codziennej pracy z oprogramowaniem taka zmiana w firmie przebiega znacznie sprawniej i łagodniej.

Powszechnie obserwujemy także oswojenie z używaniem kamerek w komunikatorach, udostępnianiem ekranu itp. Te zmiany znacząco ułatwiają i usprawniają naszą pracę nie tylko podczas wdrożeń systemu, ale również później, kiedy zajmujemy się wsparciem czy rozszerzaniem funkcjonalności.

Inaczej wygląda także zdalny proces szkolenia użytkowników. Osoby bezpośrednio zaangażowane w projekt po stronie klienta są zawsze przeszkolone najlepiej, ponieważ regularnie poznają program już na etapie wdrażania, omawiania i oddawania kolejnych funkcjonalności. Taka nauka przynosi lepsze efekty – Ci użytkownicy rozumieją, jak działa cały system i jego komponenty, jakie jest przeznaczenie wszystkich mechanizmów.

Szkolenie pozostałych użytkowników odbywa się znacznie mniejszym kosztem niż wcześniej. Często całość wymaga mniej czasu, ponieważ jesteśmy w stanie przeszkolić więcej osób jednocześnie. Spotkania można nagrać, by umożliwić późniejsze odsłuchanie i powrót do ustaleń czy procedury pokazanej na szkoleniu. Nieobecność kilku osób nie uniemożliwia przeprowadzenia szkolenia. Zawsze można odsłuchać nagranie.

Ta zamiana również ma swoje wady – trudniej o regularny feedback od uczestników, nie zawsze jesteśmy w stanie stwierdzić, czy faktycznie słuchają, czy może zajmują się swoimi sprawami. Jednak sama świadomość takiego problemu sprawia, że możemy mu przeciwdziałać, regularnie angażując użytkowników do działania w trakcie szkolenia.

Paradoksalnie trudne pandemiczne warunki pomogły nam stworzyć środowisko pracy, w którym komunikacja i współpraca przebiegają łatwiej i efektywniej. Jesteśmy w stanie lepiej optymalizować poszczególne procesy, dzięki większej ilości szczegółowych informacji o działalności oraz regularnym informacjom zwrotnym. Projekty są bardziej dopasowane do wymagań, a jednocześnie przy tym samym koszcie wdrożenia znajomość aplikacji po stronie użytkownika końcowego jest większa. Przeprowadzamy wspomnianą wcześniej ewolucję organizacji pracy w firmie, a nie rewolucję.

Czy ten model pracy już z nami pozostanie? Myślimy, że tak, gdyż ten rok pokazał nam, że nowa rzeczywistość przyniosła wiele pozytywnych zaskoczeń. Liczymy jednak na to, że ten tryb pracy będzie wyborem, a nie przymusem i szybko pojawi się opcja wypicia spokojnie kawy razem z klientem i omówienia obecnego statusu wdrożenia.