Konfigurowalne kartoteki kontrahentów

Przedsiębiorstwo zorientowane na Klienta musi umiejętnie budować z nim relacje. Niezbędne do ich tworzenia jest dokładne poznanie potrzeb, oczekiwań Klienta oraz gromadzenie i aktualizacja informacji na jego temat. Oprogramowanie bs4 jest narzędziem online, dzięki czemu dostęp do tych informacji możliwy jest z dowolnej lokalizacji i urządzenia.

Dlaczego kartoteka kontrahenta jest tak ważna?
Wyobraź sobie sytuację, w której Klient od dawna nie reguluje płatności lub posiadasz jego nieaktualne dane a inny pracownik nie przekazał Ci właściwej informacji… Otwierając kartotekę kontrahenta od razu ją uzyskasz.

UWAGA! Należy zawsze najpierw otworzyć kartotekę kontrahenta, a dopiero później można wykonywać jakiekolwiek działania względem niego (telefonowanie, tworzenie zamówień, ofert itp.).

W programie bs4 istnieje możliwość tworzenia bardzo rozbudowanych kartotek – należy jednak pamiętać, że kartoteka powinna być zawsze odpowiednio dopasowana do potrzeb. Zbyt obszerna sprawi, że część zawartych w niej pól będzie niepotrzebnie utrudniać obsługę, natomiast bardzo skromna uniemożliwi zgromadzenie wszystkich niezbędnych informacji.

• Górna część kartoteki, zwana inaczej topem, jest niezmienna bez względu na zakładkę kartoteki, w której Użytkownik aktualnie się znajduje.
• Pierwsza część topu informuje o nazwie kontrahenta oraz typie lub typach kontrahentów, do jakich on należy.
• Druga i trzecia kolumna topu kartoteki to przestrzeń konfigurowalna za pomocą znaczników systemowych. Domyślnie wyświetla informacje na temat głównej osoby i adresu, jednak może zostać skonfigurowana wg potrzeb firm.
• W prawym górnym rogu topu widoczne jest rozwijane menu opcji użytkownika.

Menu kartoteki posiada analogiczną budowę do Menu głównego programu. Jest również w pełni konfigurowalne i może składać się z wielu zakładek.

Pierwsza grupa menu kartoteki składa się zwykle z trzech przycisków typu split button: „dane ogólne”, „zestawienie osób” oraz „adresów firmy”. Dwa ostatnie informują również ile rekordów liczy obecnie dane zestawienie.

Kolejna grupa zakładek to „zestawienia”. Może ona różnić się w zależności od typu kontrahenta, jednak najczęściej znajdują się w tym miejscu listy: zdarzeń, zadań, transakcji, a także dokumentów, stanów magazynowych, cen itp.

Ostatnia grupa przycisków to tzw. „akcje”, czyli opcje pozwalające na wykonanie określonych działań na kartotece np. dodanie firmy do schowka, scalenie kontrahentów lub ich usunięcie a także możliwość zredagowania pisma lub wysyłki komunikatu.

Podstawową cechą programów CRM odróżniającą je od programów typu Excel czy Outlook jest fakt, że pozwalają zbierać zapisy historyczne o kontaktach z Klientem.

Poza opisywaniem kontrahenta, kartoteka pozwala rejestrować:

• zdarzenia, jakie miały miejsce na linii firma – Klient,
• zadania, jakie są do wykonania względem Klienta.

Obok rejestracji tych działań niezbędne są Raporty, które można filtrować na szereg sposobów.