Szablony korespondencji

Szablony to zestandaryzowane wzorce pism, e-mail, sms-ów, plików oraz e-dokumentów, które usprawniają pracę, przede wszystkim eliminując konieczność redagowania każdej wiadomości z osobna oraz wynikające z tego błędy. To także ujednolicenie firmowej korespondencji, gwarancja utrzymania stałej identyfikacji wizualnej.

System posiada wbudowany edytor szablonów, w którym uprawnieni użytkownicy mogą zredagować wzorce pism i e-maili do wielokrotnego użytku. Można powiązać je z różnymi obiektami systemu, np. aby zaciągać z nich dane do treści wiadomości.

Znaczniki w szablonach korespondencji

Mechanizm znaczników w bs4 ultra umożliwia zaciągnięcie do wcześniej utworzonych szablonów dowolnych informacji z systemu. Najczęściej są to dane opisujące kontrahenta (np. nazwa, imię, nazwisko, stanowisko), jednak system oferuje także dużo bardziej zaawansowane formy, aby umożliwić automatycznie umieszczanie w korespondencji informacji o ofercie, produktach, czy dowolnych innych obiektach z systemu. W miejsce znacznika program automatycznie wstawia wskazane treści z odpowiedniej kartoteki.

Przykładowe wykorzystanie znaczników:

nazwa działu firmy, gdzie pracuje opiekun klienta, do którego redagowany jest e-mail,
formatowanie informacji, np. konwersja liczby na kwotę słownie lub na kod kreskowy,
konfigurowalne zestawienia w pismach i e-mailach, np. zestawienie godzin serwisu, niezapłaconych faktur, wypożyczonego sprzętu,
znaczniki warunkowe np. w zależności od płci adresata na początku pojawia się ‘Pan’ lub ‘Pani’.

Szablony mogą zawierać również interaktywne linki, które znacznie skracają przepływ pracy i informacji między firmą a klientem. Szczegółowo opisaliśmy je na stronie: interaktywne linki w emailach.

Inne, zaawansowane opcje szablonów:

Automatyczne dołączanie pliku do redagowanego maila (np. pobranego z kartoteki transakcji).
Automatyczne DW lub UDW na zdefiniowane adresy e-mailowe.
Podstawianie odpowiedniego konta emailowego w polu OD.
Wstawianie znaczników do tematu emaila.
Dodawanie plików graficznych.

Przykładowe wykorzystanie szablonów

Podczas wdrożenia systemu bs4 ultra dla BDO sp. z o.o. zaimplementowaliśmy m.in. szczegółowe mechanizmy dotyczące wysyłki newslettera do klientów.

Firma organizuje wiele różnorodnych szkoleń, które w fazie planowania trafiają jako obiekty do systemu. Następnie, wedle dowolnych kryteriów, handlowcy mogą przeszukiwać przyszłe szkolenia i wybierać konkretne z nich do wypromowania w mailingu.

Skonfigurowaliśmy cztery szablony do wyboru, a przy każdym z nich użytkownik wskazuje tylko szkolenia, z których mają zostać zaciągnięte dane, wybiera grupę odbiorców oraz może edytować temat wiadomości i napisać wstęp. Wszystkie pozostałe treści dotyczące terminów, wolnych miejsc czy szczegółów szkoleń są automatycznie zaciągane do wiadomości. Na koniec możliwy jest podgląd, jak wygląda treść emaila dla konkretnego odbiorcy.

Tak zorganizowany proces wysyłki mailingu oznacza ogromną oszczędność czasu pracy i eliminuje wiele błędów, które naturalnie pojawiają się przy ręcznej redakcji newsletterów. Wymusza także zachowanie stałej prezentacji wizualnej i ułatwia kontrolę nad treściami, kierowanymi z firmy do klientów.

Dodatkowe informacje i kontakt

O firmie

Success stories

Filmy instruktażowe