- bs4 – oprogramowanie CRM, które daje przewagę
Odbiór i obieg e-maili w firmie
Wysyłka e-maili
15 maja, 2017Komunikacja przez SMS
15 maja, 2017Odbiór i obieg e-maili w firmie
Moduł bs4 webmail:
- Jest dostępny przez przeglądarkę z dowolnej lokalizacji.
- Porządkuje całą korespondencję e-mailową – koniec z przekopywaniem się przez setki e-maili, aby znaleźć potrzebne informacje.
- Umożliwia wyszukiwanie i czytanie e-maili w kontekście innych informacji z systemu CRM (np. historii kontaktów z klientem, zaplanowanych zadań).
- Archiwizuje treści wiadomości na jednym serwerze, więc są zawsze dostępne dla uprawnionych osób.
- Informuje, które e-maile pozostały bez reakcji.
- Wspiera kierowników w zakresie zarządzania wiadomościami przychodzącymi – uprawnione osoby w firmie mogą przeglądać pocztę innych i przekazywać e-maile pomiędzy różnymi osobami.
- Umożliwia każdemu użytkownikowi wygodne przekazywanie otrzymanej wiadomości, wraz z komentarzem do współpracownika.
Zarządzaj pocztą bezpośrednio w systemie CRM, z modułem bs4 webmail. Obsługuj pocztę w powiązaniu do obiektów z programu – kontrahentów, transakcji, zleceń i innych. Każda korespondencja zostaje zapisana w historii kontaktu z danym klientem, partnerem czy dostawcą. Zawsze możesz do niej łatwo wrócić i szybko wyszukać potrzebne informacje.
Wysyłka wiadomości z bs4 webmail jest zorganizowana tak, aby była zawsze łatwo dostępna we właściwym miejscu. Umożliwiamy wysyłkę indywidualnych e-maili oraz hurtowych i automatycznych.
Niezawodne funkcjonalności
Obsługa poczty w bs4 webmail to rozwiązanie, które usprawnia i porządkuje korespondencje e-mailową w firmie. Ułatwiamy i przyśpieszamy działania związane z wiadomościami e-mail oraz porządkujemy i zapewniamy łatwy dostęp do archiwum korespondencji.
- Wiadomości e-mail powiążesz z danymi kontrahentów np. osobami, adresami, zleceniami i transakcjami, więc wszystkie informacje dotyczące danej osoby czy zlecenia będą zawsze łatwo dostępne w jednym miejscu.
- Otworzysz zlecenia i transakcje na podstawie e-maila lub powiążesz go z już istniejącym zleceniem czy transakcją.
- Korzystając z szablonów (więcej: szablony korespondencji) szybko wyślesz nowego lub odpiszesz na otrzymanego e-maila.
- Przekazując otrzymaną wiadomość innym pracownikom, masz możliwość dopisywania komentarzy, z zachowaniem oryginalnego nadawcy i oryginalnej treści. Tylko pracownicy firmy widzą treść komentarzy.
- Możesz wybrać spod jakiego adresu e-mail wysyłana jest wiadomość – własnego, czy np. adresu na który oryginalny e-mail klienta był wysłany (jeśli są różne).
- Skasowane e-maile są definitywnie usuwane z systemu poprzez automatyczny proces sprzątający.
Okno pocztowe bs4 webmail
Interface użytkownika jest podzielony na wyraźne sekcje, których krawędzie każdy może dopasować do indywidualnych preferencji. Wystarczy kliknąć i przeciągnąć krawędź, zgodnie z intuicyjnym sposobem stosowanym w wielu programach pocztowych.
Po lewej stronie znajduje się panel z przejrzystym drzewkiem folderów u góry, gdzie możemy wybrać podgląd wiadomości nieprzeczytanych, usuniętych itd. Dodatkowo możemy skonfigurować w drzewku dla wybranych użytkowników podgląd do skrzynek pocztowych innych pracowników.
Dalej w bocznym panelu znajduje się wybór zdarzenia rejestrowanego po przeczytaniu wiadomości, następnie przyciski do odpowiadania, pisania nowej wiadomości, przeczytania i usunięcia otrzymanej.
Poniżej znajduje się rozwijana lista użytkowników, do których możemy przekazać wiadomość z komentarzem oraz pola służące do powiązania danej wiadomości z obiektami systemu. Moduł bs4 webmail automatycznie proponuje powiązanie wiadomości z odpowiednim kontrahentem, jeśli ma już jego adres e-mailowy w bazie.
W prawym dolnym rogu lewego panelu znajdują się także dwa dodatkowe przyciski – umożliwiają podgląd informacji związanych z ostatnio przeczytaną oraz aktualnie wybraną wiadomością (łącznie z linkami do połączonych kartotek).
Bezpośrednio pod listą wiadomości, znajduje się panel do ich filtrowania. Zakładka do filtrowania otwiera się w ramach tego samego okna. Kryteria filtrowania wiadomości to kolejny element w systemie bs4 ultra, który możemy skonfigurować zgodnie z potrzebami w Twojej firmie. Na przycisku z ikoną lupki, ciemnoniebieskim kolorem program informuje użytkownika o aktywnych filtrach, a ich usuwanie odbywa się jednym kliknięciem – na czerwony krzyżyk.
Umożliwiamy także włączanie i wyłączanie kolumn bezpośrednio w oknie programu (na załączonej grafice: nadawca/adresat, temat, data, data przekazania). Każdy użytkownik może ustawić je zgodnie ze swoimi potrzebami.
Konfigurowalne reguły automatyzacji
Indywidualnie pod potrzeby Twojej firmy możemy skonfigurować wiele reguł przetwarzania wiadomości, np. do kogo je przekazywać czy jakie zdarzenie w systemie rejestrować po przeczytaniu wiadomości.
Reguły mogą np. automatycznie przekazywać e-maila do odpowiedniego pracownika, opiekuna handlowego klienta lub osoby wylosowanej z grupy pracowników, zależnie od treści wiadomości.
Możemy także definiować autorespondery, które w określonych okolicznościach (np. dniach nieobecności pracownika) wysyłają klientowi automatyczną odpowiedź i/lub przekazują otrzymanego e-maila do osoby zastępującej nieobecnego użytkownika.