Umowy długoterminowe

Poprzez umowę długoterminową rozumiemy umowę, która trwa przez określony (dłuższy) czas. Przykładem takiej umowy może być na przykład umowa abonamentowa lub umowa serwisowa. Do każdej umowy można wskazać wielu kontrahentów których dana umowa obowiązuje. Dzięki temu możliwe jest obciążanie klienta cyklicznymi opłatami poprzez hurtowe generowanie transakcji. Moduł potrafi także obliczać zmienne koszty obsługi.

Lista umów i definiowanie umowy

Z poziomu zakładki w głównym menu programu (CRM/Umowy długoterminowe/Lista umów) można wybrać opcję Zestawienia dodającą nową umowę. Powoduje to przejście do edytora umowy. Na tej stronie wyświetla się również lista zdefiniowanych już umów – klikając na link Edytuj w kolumnie Zestawienia, Użytkownik również może przejść do edytora.

Edytując umowę Użytkownik może wskazać pola:

• nazwa umowy
• domyślny czas trwania umowy w m-cach – ile ma trwać umowa domyślnie od dnia dodania kontrahenta do umowy. Można później zmienić.
• transakcja źródłowa – w dodatkowym okienku wskazujemy jaka transakcja ma służyć nam za wzór do generowania cyklicznego i hurtowego transakcji dla kontrahentów w umowie. Program skopiuje z tej transakcji wartości wszystkich zmiennych admina i pozycje produktowe. Jest istotny typ tej transakcji, nie jest istotne dla jakiego kontrahenta została wprowadzona.
• domyślna faza transakcji – należy wybrać z listy wariant fazy transakcji w której mają się otwierać transakcje cyklicznie tworzone na podstawie umowy. Musi być to faza zgodna z typem transakcji jaką wskazaliśmy jako źródłową.

Powyższe pola będą mieć wartości wspólne dla wszystkich kontrahentów następnie przyporządkowanych w umowie.

Kontrahenci w umowie

Aby dodać nowego kontrahenta należy przejść do zakładki w głównym menu programu (CRM/Umowy długoterminowe/Kontrahenci). W tym miejscu należy użyć opcji Zestawienia Dodaj kontrahenta do umowy.

Otworzy się nowe okno w którym należy podać następujące dane:

• Kontrahenta
• Umowę

Pozycje umowy

Znajdując się w Zestawieniu kontrahentów umowy (CRM/Umowy długoterminowe/Kontrahenci), Użytkownik może przejść do jej Edycji  – w celu dodania nowej pozycji, w nowo otwartym oknie należy wybrać z menu odpowiedni rodzaj opcji Zestawienia:

Pozycja z obliczaną ilością:

Oprócz pozycji produktowych z transakcji źródłowej (jeśli są jakiekolwiek w transakcji źródłowej) opcjonalnie jako kolejna pozycja produktowa na generowanej cyklicznie transakcji z umowy, może się pojawić produkt z obliczoną dynamicznie ilością na podstawie agregatu.

Opis pól przy definiowaniu pozycji:

• Produkt na transakcję: taki produkt ma być umieszczony na transakcji dla klienta,
• Ilość weź z wartości agregatu: z takiego, zdefiniowanego wcześniej agregatu program ma wziąć ilość przy pozycji produktowej transakcji,
• Agregat dla: agregat może być dla kontrahenta (domyślnie tego samego, którego dotyczy umowa) ale również dla produktu lub egzemplarza produktu. Czyli może zliczyć rozliczenia, zdarzenia itp. niekoniecznie dla tego kontrahenta lecz dla jego egzemplarza produktu, który kupił,
• Cena przy ilości <=limit: – jako cenę jednostkową (w walucie transakcji) program podstawi tą cenę ale tylko dla ilości nie większej niż wskazany niżej limit,
• Limit ilości ze zmiennej: – w tej zmiennej number dla tego kontrahenta jest limit ilości dla wyżej wymienionej ceny.
• Limit stały (jeśli nie wskazano powyżej): – jeśli nie wskaże się zmiennej w poprzednim polu, limit jest brany z tego pola – konkretna wartość liczbowa,
• Cena przy ilości >limit: – jako cenę jednostkową (w walucie transakcji) program podstawi tą cenę ale tylko dla ilości przekraczającej wyżej wskazany limit (różnica).

Pozycja z obliczaną ceną:

Oprócz pozycji produktowych z transakcji źródłowej (jeśli są jakiekolwiek w transakcji źródłowej) opcjonalnie jako kolejna pozycja produktowa na generowanej cyklicznie transakcji z umowy, może się pojawić produkt z obliczoną dynamicznie ceną jednostkową, dynamicznym rabatem % i ilością 1.

Przykładowe zastosowanie:

Program oblicza dla kontrahenta sumę kwot jego zleceń (zmienna admina w zleceniu) typu zlecenie płatne zamkniętych w ubiegłym miesiącu. Tą cenę umieszcza na generowanej transakcji przy pozycji dodatkowe zlecenia serwisowe.

Aby skorzystać z tej funkcjonalności należy wskazać w polach opisujących pozycję umowy tego rodzaju:

• Produkt na transakcję: produkt jaki ma być wstawiony na transakcji,
• Cenę weź z wartości agregatu: z jakiego agregatu ma być pobrana cena. Zasady takie same jak przy obliczanej ilości,
• Agregat dla: dla jakiego obiektu ma być wzięta wartość agregatu. 

Wartość agregatu dla kontrahenta potraktuje jako cenę jednostkową dla dodatkowej pozycji na transakcji. Jeżeli wartość jest poniżej lub równa limit dla rabatu, zastosuje rabat poniżej limitu. Jeżeli wartość przekroczy limit, zostanie dla całej wartości podstawiony rabat powyżej limitu. Jest to rabat % przy dodawanej pozycji.

Pozycje ze stałą ilością i ceną:

Na generowanych transakcjach może się znaleźć pozycja produktowa z kwotą stałą dla danego kontrahenta. W tym celu należy wskazać w polach opisujących pozycję umowy tego rodzaju:

• Produkt na transakcję: produkt jaki ma być wstawiony na transakcji,
• Ilość: ilość jednostkowa przy pozycji,
• Cena jedn.: cena jednostkowa w walucie.

Rozliczanie umów

Z poziomu odopwiedniej zakładki w głównym menu programu (CRM/Umowy długoterminiowe/Kontrahenci) można wyszukać kontrahentów dla wybranej umowy długoterminowej, którzy mieli ostatnie rozliczenie np. w ubiegłym miesiącu. Następnie należy wybrać z menu rozwijanego opcję Generuj transakcje dla znalezionych lub Generuj transakcje dla zaznaczonych.

Spowoduje to wygenerowanie transakcji dla kontrahentów z umową, dla których powinna być utworzona przynajmniej jedna pozycja transakcji. Utworzone transakcje będą powiązane z umową długoterminową na podstawie której je utworzono – można po tym kryterium filtrować w zestawieniu transakcji. W wierszu kontrahenta dla umowy zostanie zaktualizowane pole z datą ostatniego wygenerowania transakcji.

Program bs4 nie blokuje wielokrotnego w ciągu miesiąca wygenerowania transakcji dla tej samej umowy ani generowania transakcji po dacie końca obowiązywania umowy (lub przed jej początkiem). Program nie przelicza agregatów przed rozliczeniem umowy – powinny być przeliczone wcześniej zgodnie z harmonogramem. W trakcie generowania transakcji to na osobie generującej spoczywa odpowiedzialność do których firm chce wygenerować transakcje. Oznacza to, że system nie blokuje jeśli ktoś chce wygenerować transakcję dla firmy, która już nie ma umowy lub wygenerować 3 razy transakcje za ten sam okres (bo poprzednie były np. błędnie naliczone). Należy wyszukać warunkami obowiązujące umowy długoterminowe i dla nich kliknąć wygeneruj.