Ustawianie alarmów informujących o niekorzystnych zjawiskach

Monitoringi w programie bs4 umożliwiają ustawienie alarmów, które poinformują Użytkownika, gdy liczby w danym zestawieniu wykroczą poza określony wcześniej zakres np. gdy klient będzie się spóźniał z płatnością o więcej niż dopuszczalna ilość dni lub dany pracownik będzie posiadał zbyt wiele zaległych zadań.

Tworzenie pierwszego monitoringu

Stworzenie monitoringu wymaga włączenia Trybu Konstruktor i uruchomienia odpowiedniej opcji w wybranym przez Użytkownika Zestawieniu. Przed włączeniem opcji zalecane jest określenie kryteriów w Zestawieniu, będących równocześnie ograniczeniem obowiązującym w samym monitoringu. Ograniczenia te są widoczne w edytorze monitoringu jako edytowalne blokady.

Monitoringi i agregaty współdzielą ekran dodawania – na tym etapie Użytkownik może wskazać, który rodzaj alarmu lub wskaźnika chce utworzyć.

Po dodaniu zmiana typu obiektu nie jest możliwa. W zależności od miejsca wywoływania, monitoringi dzielą się na: ogólne (wszystkich obiektów w danej tabeli, spełniających określone kryteria) i monitoringi kartotek (ograniczonych tylko do obiektów powiązanych z kartoteką danego typu, np. wszystkimi kartotekami zleceń spełniającymi określone warunki).

Monitoringi kartotek wykonują akcje w powiązaniu do wszystkich obiektów spełniających warunki – nie jest możliwe dodatkowe ograniczanie, np. poprzez rejestrację tylko 10 powiązanych zdarzeń (tak jak ma to miejsce w przypadku ogólnych monitoringów).

Konfiguracja monitoringów

Głowne okno konfiguratora monitoringów dzieli się na kilka sekcji:

Dane ogólne – oprócz opisu i nazwy monitoringu zawiera następujące pola:

• Uruchamiaj jako osoba – Każdy monitoring może zostać uruchomiony w imieniu konkretnej osoby oraz z jej uprawnieniami (dotyczy również użytkowników systemowych). Po wskazaniu osob w tym polu, system najpierw sprawdza blokady kryteriów w monitoringu, które dotyczą konkretnego pracownika. Dotyczy to tylko i wyłącznie monitoringów działających w tle, uruchamianych automatycznie. Monitoring uruchamiany ręcznie będzie wykonywany w imieniu osoby wskazanej w tym polu, lecz z uprawnieniami osoby, która go aktywowała.
• Zapisuj wynik – Tworzy nową zakładkę w edytorze monitoringu, w której zapisywane są wszystkie wywołania monitoringu (ręczne i automatyczne) wraz z ilością zwróconych wyników.
• Następne/Ostatnie uruchomienie – Informuje o najbliższym planowanym uruchomieniu (w przypadku automatycznego wywoływania monitoringu) oraz o ostatnim jego uruchomieniu (wliczając uruchomienia ręczne).

Kiedy wywoływać – w przypadku monitoringów wywoływanych automatycznie, pozwala określić termin uruchamiania:

• Czy uruchomiony? – Jeżeli monitoring nie jest aktywny, wtedy automatyczne wywoływanie nie będzie działać, możliwe będzie tylko ręczne włączanie monitoringu.
• Uruchom… – Lista pól pozwalających określić dzień tygodnia lub dzień miesiąca oraz godzinę (z dokładnością do 10 minut), kiedy dany monitoring będzie uruchamiany automatycznie.
• Tylko powiązane do zdarzenia – Pole wyświetla się tylko dla niektórych zestawień, dla których można uruchamiać monitoringi po zdarzeniu. Włączenie tego pola sprawi, że w monitoringu będzie analizowany wyłącznie wiersz powiązany ze zdarzeniem. Np. dla zestawienia transakcji tylko transakcja powiązana ze zdarzeniem, po którym wykonywany jest monitoring.

Wykonaj działanie – pola dostępne w tej sekcji pozwalają określić warunek, który musi spełnić monitorowane Zestawienie, by zostały podjęte dalsze akcje:

• Sprawdzana wartość – Pierwsza wartość uwzględniana w monitoringu, którą może być ilość wierszy Zestawienia lub dowolna liczbowa zmienna admina albo pole z aktywnym podsumowaniem (np. kwota netto transakcji).
• Dodatkowe obliczenie i druga wartość obliczenia – Jeżeli wskazana zostanie druga wartość (analogicznie jak w przypadku sprawdzanej pierwszej wartości), wtedy należy wybrać jedno z dostępnych działań matematycznych (np. pierwszą wartość podzielić przez drugą): dodawanie, odejmowanie, mnożenie, dzielenie, przeliczanie na %.
• Porównywanie liczb lub wartości procentowych – W zależności od wybranego wariantu, w kolejnych polach należy podać przedział liczbowy lub procentowy.
• Wartość większa lub równa i mniejsza lub równa – Konkretne wartości w których musi się zmieścić wynik monitoringu by została wykonana akcja.
• Średniej z ostatnich – Ile poprzednich wartości monitoringu ma być uśrednianych przy obliczaniu porównania wartości względnych.

Wykonaj działanie

Analogicznie jak główne okno edytora, dzieli się na kilka sekcji, w których możliwe jest określenie wykonywanych akcji w przypadku spełnienia warunków monitoringu.

Zdarzenie/komunikat – po spełnieniu warunków zostaną zarejestrowane zdarzenia lub wysłane komunikaty zgodnie z założeniami:

• Rejestruj zdarzenie/komunikat – Określa maksymalną ilość zdarzeń/komunikatów, które mają zostać zarejestrowane. Może to być 1 bez powiązania do obiektu spełniającego warunek monitoringu lub do 5, 20, 100, 5000, 100000 obiektów wraz z powiązaniem (należy uważać na potencjalne przeciążenie bazy danych).
• Wysyłaj komunikat do – W przypadku wysyłki komunikatów pozwala określić dokładnych adresatów wiadomości (konkretnych pracowników).
• Treść komunikatu lub zdarzenia – Podaną wartością uzupełnia notatkę zdarzenia lub treść komunikatu – każde zdarzenie lub wiadomość zostanie wygenerowana z taką treścią.

Zmiana wartości zmiennych admina – spełnienie warunków określonych w monitoringu spowoduje modyfikację wskazanych zmiennych admina w systemie. Monitoring może jednocześnie zaktualizować trzy różne zmienne:

• Aktualizacja zmiennej typu text, textarea lub number – Pojedynczej zmiennej tekstowej lub liczbowej zostanie przypisana wartość wskazana w polu tekstowym, znajdującym się w edytorze monitoringu.
• Aktualizacja zmiennej select, radio, dopisz multiple – We wskazanym polu wyboru zostanie ustawiony odpowiedni wariant, natomiast w polu wielokrotnego wyboru zostaną dopisane wartości do już istniejących. W celu wyświetlenia dostępnych wariantów należy wskazać zmienną w edytorze monitoringu, a następnie odświeżyć stronę.
• Aktualizuj zmienną zależnie od wariantu wskazanej zmiennej select, radio – Po wybraniu zmiennych i odświeżeniu strony pozwala wskazać ich warianty – w zależności od wariantu pierwszej zmiennej select lub radio, zmodyfikowana zostanie na odpowiedni wariant druga zmienna.

Generuj plik/raport – dla obiektów spełniających warunki monitoringu zostaną wygenerowane pliku zgodnie z konfiguracją:

• Profil pliku w module Pliki – Jeśli zaznaczymy tę opcję, program będzie, w przypadku gdy monitoring zwraca pozytywny wynik, generować plik z zestawieniem i zapisywać do modułu Pliki programu zgodnie ze wskazanym profilem plikowym.
• Plik powyższy wyślij e-mailem na adres – Jeśli poprzednia opcja zostanie zaznaczona to tutaj można dodatkowo wpisać adres e-mail, na którym ma być ten sam plik z zestawieniem wysłany jako załącznik e-mailowy. Temat e-maila będzie taki sam jak nazwa monitoringu.
• Profil pliku na serwer – Jeśli zaznaczymy tę opcję, program będzie generować plik z zestawieniem i nagrywać go nie do modułu Pliki tylko jako plik na serwer, na którym znajduje się program bs4. Opcja ta może służyć np. do eksportu danych do zewnętrznych aplikacji.
• Format eksportowanych plików – Jeśli ustawimy generowanie plików w jednej z poprzednich 2 opcji, to tutaj należy wskazać w jakim formacie mają być pliki zawierające zestawienie. Do wyboru jest Excel, CSV (Wartości oddzielone przecinkiem) i PDF.

Monitoring w systemie bs4 może również aktywować wybrany przez Użytkownika trigger. Jeżeli dany trigger wysyła komunikat do pracownika w systemie, wtedy w konfiguratorze monitoringu należy wskazać maksymalną ilość generowanych wiadomości, np.: jedną bez żadnego powiązania, lub od 5 do 100 000 komunikatów z powiązaniem do kartoteki obiektu.

Dodatkowe zakładki:

• Blokady kryteriów – edytowalne Zestawienie blokad monitoringu, w którym określa się zakres danych objętych monitorowaniem.
• Zapisane wartości – jeżeli została zaznaczona odpowiednia opcja w danych ogólnych edytora monitoringu, wtedy w tej zakładce pojawią się wyniki wszystkich ręcznych i automatycznych monitoringów.

Zarządzanie utworzonymi monitoringami jest możliwe z poziomu odpowiedniej zakładki w głównym menu programu: