- bs4 – oprogramowanie CRM, które daje przewagę
Zarządzanie zakupami u dostawców
Obsługa procesów posprzedażowych
17 maja, 2017DMS – obieg dokumentów i spraw w firmie
17 maja, 2017Zarządzanie zakupami u dostawców
- Dostawy (zamówienia do dostawców) otwierane są w powiązaniu do wybranych pozycji transakcji (zamówień od klientów). Pozwala to dokładnie ustalić, które zamówienie od dostawcy umożliwi realizację konkretnego zamówienia od klienta (a także ile towaru zamawiane jest na zapas).
- Program pozwala zarządzać cenami zakupów u poszczególnych dostawców – ceny są automatycznie podstawiane do zamówień.
- Ilości produktów, które są wprowadzane w poszczególnych otwartych dostawach, mogą zwiększać stan „magazynów wirtualnych” w programie. Jeżeli np. dostawa jest „w drodze”, handlowiec może może od razu widzieć wielkość tej sprzedaży w magazynie nazwanym: „dostępne w sprzedaży”.
- Moduł Dostawy oferuje znaczące korzyści firmom, realizującym duże dostawy, długo trwające lub w których konieczne jest wiele uzgodnień i negocjacji związanych z zakupami.
System CRM bs4 ultra pozwala na planowanie i zarządzanie realizacją zamówień u dostawców. Jest to użyteczna funkcjonalność przede wszystkim dla: działu zakupów, logistyki i działu handlowego.
Dzięki modułowi Dostawy do systemu można wprowadzać m.in.:
- informacje u jakiego kontrahenta oraz jakie produkty i usługi planujemy zamówić,
- jakie są uzgodnione parametry dostawy (termin realizacji, sposób i koszty transportu, sposób płatności),
- jakie jest aktualny status/faza dostawy.
Proces zakupowy
- Program bs4 umożliwia zdefiniowanie wielu różnych procesów zakupowych, każdy z nich może się różnić etapami oraz informacjami wprowadzanymi na temat dostawy (polami).
- Program może wymagać, aby przy przejściu do kolejnego etapu wymagane były określone informacje do wprowadzenia.
- System egzekwuje, aby zależnie od etapu określone osoby/działy w firmie pracowały nad dostawą. Natomiast inne mogą mieć dostęp do informacji o dostawie w trybie podglądu.
- Handlowcy obsługujący klientów mogą widzieć status i terminy dla danych dostaw, co pozwala na udzielanie klientom rzeczowej informacji o przewidywanej dostępności towarów.
Dowiedz się co możemy zaproponować Twojej firmie!
Przykładowy proces dostawy
Etap | Opis |
|---|---|
Przygotować zapytanie | Na tym etapie pracownik działu zakupów wprowadza produkty do zakupu i ich ilości. |
Wysłano zapytanie | Z poziomu formularza dostawy wysłane zostaje zapytanie e-mailowe/pisemne do dostawcy o ceny i termin dostawy. Program automatycznie umieszcza w szablonie zapytania wprowadzone produkty. Pracownik działu zakupów oczekuje na odpowiedź dostawcy. |
Otrzymano ofertę – negocjacje | Po otrzymaniu wyceny podejmowana jest decyzja co do zakupu. Można też oczekiwać na decyzję klienta (faza w transakcji sprzedażowej powiązanej z dostawą). Do tego momentu na te same produkty mogło być utworzonych kilka dostaw u różnych dostawców (opcja hurtowego otwierania dostaw). Po podjęciu decyzji, jedna z dostaw przejdzie do kolejnego etapu, natomiast dla pozostałych dostawców dostawy zostaną anulowane. |
Wysłano zamówienie | Wysłano zamówienie do dostawcy, czekamy aż potwierdzi, czy zostanie ono zrealizowane. |
Zamówienie potwierdzone – realizacja | Dostawca potwierdził. Oczekiwanie na realizację. |
Zakończone | Towar został dostarczony. Proces zostaje zakończony. |
Anulowane | Z jakiegoś powodu dostawa ma zostać anulowana (np. nie zdecydowaliśmy się na zamówienie lub dostawca się wycofał). |
W niektórych przypadkach proces może zaczynać się już od etapu wysłano zamówienie (jeżeli znane są stałe ceny i warunki u dostawcy).
Pozycje zamówień
Program bs4 ultra posiada unikalną funkcjonalność konfigurowania każdej pozycji zamówienia do dostawcy – w specjalnej kartotece. Po kliknięciu na pozycję produktową otwiera się kartoteka, w której należy dokonać szeregu wyborów opcji produktu.
Można określić np.:
- rozmiar,
- kolor,
- parametry techniczne,
- opis dodatkowy.
UWAGA! Opisywanie pozycji zamówień jest bardzo przydatne przy zamawianiu produktów indywidualnie parametryzowanych. Cechy danych pozycji mogą być automatycznie skopiowane z zamówienia (z pozycji transakcji). Wybrane cechy przepisują się do pisemnego/e-mailowego zamówienia.