Obsługa procesów posprzedażowych
(np. zlecenia, usługi serwisowe, helpdesk)

Moduł Zlecenia pozwala zarządzać dowolnego typu zleceniami i projektami prowadzonymi w firmie. Umożliwia obsługę bardzo zróżnicowanych rodzajów zleceń (każdy rodzaj może składać się z odmiennych, indywidualnie skonfigurowanych faz). Jednym z głównych zastosowań modułu jest obsługa procesów posprzedażowych, umożliwiająca ewidencję zleceń serwisowych, gwarancyjnych i pogwarancyjnych.

• Można zdefiniować dowolną liczbę rodzajów zleceń, różniących się sposobem obsługi, składających się z odrębnych faz oraz wymagających odmiennych pól do wypełnienia.

• Możliwa samodzielna konfiguracja parametrów opisujących dany typ zlecenia, np. faza realizacji, priorytet, termin realizacji, sposób wysyłki, gwarancja i inne.
• Każde zlecenie można powiązać z wybraną firmą, osobą w firmie klienta, produktem lub sprzedanym produktem (egzemplarzem).
• Opcja wskazywania dodatkowych kontrahentów związanych ze zleceniem np. dostawców części.
• W kartotece zlecenia dostępny jest podgląd wszystkich zleceń z nim związanych.
• Dla każdego zlecenia można rejestrować powiązane z nim zdarzenia i zadania, np. “przetestowano sprzęt”, “odesłać do producenta”. Ze zdarzeniami mogą być powiązane różne koszty (np. koszt pracy serwisu, ilość godzin serwisanta, rozejście materiałów).
• Istnieje możliwość natychmiastowego rozliczania zlecenia, w takiej sytuacji następuje powiązanie zlecenia i rozliczenia.
• Synchronizacja informacji o zleceniach z serwisem www. Klienci mogą składać zlecenia i sprawdzać ich status przez Internet.
• Przy korzystaniu z dodatkowego modułu Procedury można automatyzować realizację zleceń.
• Program umożliwia kontrolę czasu pracy pracowników nad danym zleceniem.

• Serwisant przyjmując zgłoszenie wypełnia zdefiniowany w programie formularz. Typowe pola formularza to: opis usterki, rodzaj naprawy (gwarancyjna / pogwarancyjna), sposób dostarczenia produktu,produkt jakiego dotyczy zlecenie itp.,można zdefiniować inne pola specyficzne dla działalności firmy adekwatnie do potrzeb,
• Każde zlecenie serwisowe przechodzi przez zdefiniowane etapy (np. do rozpatrzenia, do naprawy, naprawione, do rozliczenia itp.),
• Osoby obsługujące zlecenie w firmie, rejestrują powiązane z nim zdarzenia (np. zadzwoniono do klienta, przetestowano urządzenie itp.) oraz mogą zlecać zadania (w historii zleceń serwisowych widoczna jest również korespondencja e-mail),
• Program umożliwia wydruk pism z szablonu i wysyłanie e-maili związanych ze zleceniem serwisowym,
• Treść pisma lub e-maila może być budowana automatycznie i zawierać dane klienta, dane produktu oraz zawartość innych pól opisujących zlecenie; w ten sposób można drukować lub wysyłać do klientów potwierdzenie naprawy, decyzje odnośnie sposobu rozpatrzenia reklamacji itp.
• Na każdym etapie zleceniem mogą zajmować się inne osoby.
• Program rejestruje pełną historię każdego zlecenia. Jest to zgodne z wymaganiami normy ISO.

• System pozwala ewidencjonować wszystkie zapytania od klientów.
• Konsultant obsługujący klienta wprowadza informacje o sposobie załatwienia problemu klienta.
• Zlecenie wpisane do systemu przechodzi przez szereg zdefiniowanych etapów – program tworzy jego historię na którą mogą składać się e-maile, rozmowy telefoniczne oraz inne prace wykonywane przez helpdesk lub serwisantów.

UWAGA! Jeśli problem pozostaje zbyt długo na określonym etapie, system może automatycznie informować odpowiednie osoby w firmie.

• Przy zakupie dodatkowego modułu Egzemplarze Produktów w systemie można ewidencjonować każdy egzemplarz urządzenia lub innego produktu, jaki został sprzedany klientowi.
• Zdefiniowana przez administratora kartoteka egzemplarza produktu pozwoli zbierać informacje takie jak numer seryjny, dostawcę, termin gwarancji u dostawcy i klienta, wersję i wyposażenie produktu.
• W historii egzemplarza można zapisywać różne zdarzenia np. ulepszenia produktu, przeglądy. Program pozwala otwierać zlecenia serwisowe powiązane z egzemplarzem produktu.