E-faktura w bs4 ultra - oszczędność czasu i pieniędzy

Faktury elektroniczne (inaczej e-faktury, eko-faktury) to standard już nie tylko w dużych przedsiębiorstwach czy sklepach internetowych.

To także praktyka w tradycyjnych małych i średnich firmach usługowych oraz produkcyjnych, które doceniają e-faktury przede wszystkim za oszczędność czasu i zmniejszenie kosztów prowadzenia działalności.

Wdrożenie faktur elektronicznych w firmie zapewnia wiele korzyści, które pozwalają nie tylko oszczędzić czas i pieniądze, ale także usprawnić działanie firmy. Najważniejszymi zaletami są:

1. Brak kosztów drukowania i wysyłki dokumentów w formie papierowej – to przede wszystkim mniejsze nakłady pracy oraz niższe koszty administracyjne. Eliminacja papierowych faktur pozwala zaoszczędzić aż 80% kosztów wysyłki i obsługi fakturowania w firmie.
2. Eliminacja duplikatów i pomyłek – wzrost jakości wprowadzanych danych. Dzięki fakturom elektronicznym jesteśmy w stanie zaoszczędzić czas, który poświęcany był dotychczas na wprowadzanie danych do systemu. Przekłada się to także na niemal całkowitą eliminację błędów i pomyłek we wprowadzanych dotychczas ręcznie do systemu danych.
3. Zmniejszenie liczby zgubionych faktur – każda e-faktura przechowywana jest w systemie zabezpieczonym przed dostępem osób nieuprawnionych. Żadna faktura się nie gubi , a czas ich obiegu wydajnie się zmniejszy.
4. Dostęp z każdego miejsca i w dowolnym momencie – krótszy czas akceptacji. Dzięki dostępności danych w systemie jesteśmy w stanie pracować z wykorzystaniem faktur niemal z dowolnego miejsca na świecie, z dostępem do internetu. Faktury nie czekają na opis pracownika, który za kilka dni wróci z delegacji, a ich obieg pomiędzy użytkownikami systemu jest krótszy i skuteczniejszy. W systemie można także bezpośrednio monitorować obieg faktur elektronicznych.
5. Redukcja negatywnego wpływu firmy na środowisko naturalne - używając faktur elektronicznych firmy oszczędzają nawet kilkaset ryz papieru rocznie, a w miejsce wielkiej szafy z chaosem papierów mogą postawić doniczkę z fikusem czy draceną. E-faktura lepiej służy ochronie środowiska niż najbardziej ekologiczna drukarka.

Podsumowując - poprzez decyzję o wdrożeniu faktury elektronicznej, firma oszczędza nie tylko na czasie, ale i na kosztach związanych z przygotowywaniem i przesyłaniem faktur w tradycyjnej formie papierowej. Dodatkowo usprawnia system obiegu dokumentów i archiwizacji oraz dba o środowisko naturalne. Staje się również proekologiczna poprzez wyeliminowanie sporej ilości papieru.

Według art. 2 pkt 32 Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, e-faktura to faktura w formie elektronicznej, wystawiona lub otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Definicja ta została dodana na mocy art. 1 pkt 1 lit. b Ustawy z dnia 7 grudnia 2012 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz innych ustaw.

Zasady wystawiania i przechowywania elektronicznych faktur w państwach członkowskich Unii Europejskiej regulowane są przez Dyrektywę Rady 2006/112/WE. Definicja faktury elektronicznej w polskim prawie stanowi odzwierciedlenie definicji faktury elektronicznej przyjętej przez Radę Unii Europejskiej.

Według dotychczasowych badań, a także dalszych szacunków przewiduje się, że w ciągu następnych pięciu lat roczna stopa stałego wzrostu e-faktur powinna wynosić pomiędzy 10 a 20 %. Ten szacunek pozostaje w zgodzie z badaniem przeprowadzonym na zlecenie European E-Invoicing Service Providers Association, które ogłosiło że porównując dane z 2013 i 2014 roku roczny wzrost liczby faktur elektronicznych wyniósł 17%.

Na potwierdzenie tej tezy wpływa wiele przykładów działań legislacyjnych, takich jak wchodzące w życie 26 listopada 2018 roku przepisy zobowiązujące zamawiających (w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych) do odbioru i przetwarzania faktur elektronicznych.  Do tego czasu jednostki sektora finansów publicznych powinny dostosować się do zmian w zakresie fakturowania. Nowe regulacje prawne obejmą także przedsiębiorców. Od 1 listopada 2020 roku wykonawcy zamówień publicznych będą mieć obowiązek wystawienia faktur elektronicznych.