- bs4 – oprogramowanie CRM, które daje przewagę
DMS – obieg dokumentów i spraw w firmie
Zarządzanie zakupami u dostawców
17 maja, 2017E-mailing masowy i korespondencja seryjna
17 maja, 2017System obiegu dokumentów i spraw w firmie - moduł DMS
- Moduł usprawnia obieg wszystkich pism funkcjonujących w przedsiębiorstwie.
- System obiegu dokumentów pozwala tworzyć jasne procesy obiegu każdego rodzaju dokumentów.
- W programie można stworzyć zindywidualizowany przepływ informacji, wedle wytycznych, ustalonych odgórnie (np. bez wypełnienia wszystkich niezbędnych pól, dokument nie przejdzie do kolejnej fazy).
- E-dokumenty można powiązać z kontrahentami z bazy CRM, otwartymi tematami sprzedażowymi czy zleceniami, co pozwala na uporządkowanie dotychczas funkcjonującej dokumentacji papierowej i ułatwia późniejsze wyszukiwanie dokumentów.
- Zaawansowane mechanizmy systemu obiegu dokumentów mogą np. blokować zamknięcie kontraktu lub zlecenia jeśli brakuje dla niego określonych e-dokumentów.
- System obiegu dokumentów może również zliczać koszty kontraktu z powiązanych e-dokumentów.
Moduł bs4 DMS służy do elektronicznego zarządzania obiegiem spraw/dokumentów pojawiających się w firmie. Jego głównym celem jest zarządzanie dokumentami przychodzącymi i wychodzącymi w celu ich opisywania, zatwierdzania oraz powiązywania z elementami programu CRM. System obiegu dokumentów usprawnia organizację i proces obiegu dokumentów w firmie oraz ułatwia ich wyszukiwanie.
E-dokumenty
E-DOKUMENT to elektroniczna wersja dokumentu wprowadzona do programu bs4 ultra.
- Można zdefiniować wiele typów e-dokumentów.
- Dla każdego typu dokumentów można skonfigurować różne etapy oraz pola do wypełnienia.
- Różni użytkownicy mogą mieć dostęp do widoku lub edycji tylko poszczególnych faz danego dokumentu.
- Po przejściu całego obiegu dokument przechodzi w tryb podglądu i nie ma możliwości jego dalszej edycji.
- Można wyznaczać różne osoby odpowiedzialne za akceptację poszczególnych dokumentów.
- Użytkownicy mogą ustawiać na swojej stronie zestawienia pisma np. wg etapu, co umożliwia np. monitorowanie ile faktur obecnie znajduje się na danym etapie procesu.
Rejestrowane e-dokumenty zawierają przede wszystkim:
- skan dokumentu papierowego,
- kwoty,
- terminy płatności,
- powiązanie produktu,
- powiązanie z kontrahentem z bazy CRM, itp.
Użytkownicy mogą:
- kwalifikować zawartość dokumentu (np. rodzaj kosztów, kojarzyć z poszczególnymi kontrahentami, transakcjami),
- akceptować lub odrzucać jego zawartość.
Dowiedz się co możemy zaproponować Twojej firmie!
Przykładowy system obieg e-dokumentów
UWAGA! Jeśli nie wprowadzimy wszystkich informacji, które administrator zdefiniował jako wymagane, pojawi się komunikat o błędzie. Etap e-dokumentu nie zmieni się, dopóki informacje nie zostaną uzupełnione. W ten sposób program sam podpowiada użytkownikowi kolejne kroki i zmniejsza ryzyko popełnienia błędu podczas wypełniania dokumentu.