Budowanie relacji z uczestnikami

11 kwietnia, 2017

Zabezpieczenia przed włamaniami

11 kwietnia, 2017

Oprogramowanie bs4 to system CRM dopasowany do kompleksowego zarządzania firmą organizującą szkolenia, konferencje lub działającą w branży edukacyjnej. Doświadczenie zdobyte podczas dotychczasowych wdrożeń, pozwoliło nam na zgromadzenie wielu użytecznych funkcji systemu zaprojektowanych dla firm z tych branż.

Obsługa i planowanie szkoleń

Kartoteka szkolenia

Obsługa i planowanie szkoleń odbywa się za pośrednictwem rozbudowanej karta szkolenia w programie bs4, która składa się z konfigurowalnych pól i umożliwia wprowadzanie zróżnicowanych informacji o danym szkoleniu lub konferencji.

Podstawowe, najczęściej stosowane pola w kartotece szkolenia to:

nazwa szkolenia,
termin i miejsce,
trenerzy prowadzący szkolenie,
materiały merytoryczne w postaci plików dla uczestników,
materiały reklamowe.

Każde organizowane szkolenie lub konferencja może znajdować się w określonej fazie organizacyjnej np.:

analiza zapotrzebowania,
do zatwierdzenia,
w organizacji,
pozyskiwanie,
rozliczanie,
zakończone,
anulowane.

Zależnie od etapu, różni użytkownicy mogą widzieć dane szkolenie na swojej stronie startowej i posiadać różne uprawnienia do edycji lub podglądu poszczególnych informacji związanych ze szkoleniem.

Kalendarz planowanych szkoleń (konferencji)

Jeżeli firma organizuje wiele szkoleń, do dyspozycji ma kalendarz, który wyświetla wszystkie organizowane przedsięwzięcia w poszczególnych dniach miesiąca. Po kliknięciu nazwy szkolenia można przejść bezpośrednio do karty danego szkolenia.

Zarządzanie informacjami o szkoleniach powtarzalnych

Jeżeli firma organizuje wiele powtarzalnych szkoleń lub innych przedsięwzięć, o tej samej tematyce i treści, system bs4 umożliwia zdefiniowanie im odrębnych kartotek, w których wprowadzane są stałe treści związane z przedmiotem szkolenia jak np. pliki z materiałami merytorycznymi czy materiały reklamowe. Otwierając w programie nową edycję danego szkolenia bądź wydarzenia, wystarczy wskazać odwołanie do odpowiedniego produktu, bez konieczności wprowadzania po raz kolejny tych samych treści.

Kalkulacja kosztów imprezy i rentowności

Program pozwala skonfigurować w karcie szkolenia uproszczony formularz budżetowania przedsięwzięcia.

W budżecie można zdefiniować rodzaje planowanych i faktycznie poniesionych kosztów np.:

wynagrodzenia trenerów,
delegacje i noclegi,
wynajem sal i wyżywienie,
reklama w mediach,
telemarketing,
różne koszty.

Program sumuje koszty planowane a później rzeczywiste, w miarę jak użytkownicy uzupełniają poszczególne pozycje. Jako przychody planowane mnoży on cenę szkolenia dla 1 osoby razy planowaną ilość uczestników, a jako przychody rzeczywiste sumuje faktury powiązane z danym szkoleniem.

Rejestracja działań, planowanie zadań

Każdy telefon, wysłany e-mail lub wydrukowane pismo wykonane w ramach organizacji szkolenia można zarejestrować w programie bs4, a później przeglądać w historii zdarzeń związanych ze szkoleniem.

Istnieje możliwość zlecania sobie lub współpracownikom zadań powiązanych z danymi szkoleniami. Zadania te będą widoczne w kalendarzach poszczególnych pracowników firmy. Później będzie można przeglądać je wraz z ich statusem w karcie szkolenia (np. co nadal pozostaje do wykonania i przez kogo). Jeżeli jakieś zadanie jest opóźnione w realizacji, program może przypominać o tym komunikatem wykonawcy i osobie, która je zleciła.

Zarządzanie kontaktami z kooperantami

Niezależnie z kim firma współpracuje przy organizacji szkoleń: trenerami, prelegentami, sponsorami, firmami cateringowymi, hotelami i in. - w programie bs4 można gromadzić dane tych podmiotów, historię kontaktów z nimi, a także zlecać (sobie lub współpracownikom) powiązane z nimi zadania do wykonania.

Komentarze są wyłączone.