Budowanie relacji z uczestnikami

Zbieranie informacji o uczestnikach

Budowanie relacji z uczestnikami rozpoczyna się od wprowadzenia niezbędnych informacji i danych kontaktowych. Informacje o danym uczestniku wystarczy raz wprowadzić do kartoteki kontrahenta, aby móc zawsze powrócić do ich szczegółów oraz historii kontaktu z daną osobą. W kartotece uczestnika znajdują się m.in.:

• dane kontaktowe,
• dane marketingowe (np. źródło pozyskania, branża, potencjał, faza współpracy),
• powiązane zdarzenia,
• informacje dotyczące uczestnictwa w poszczególnych szkoleniach/wydarzeniach.

W kartotece każdego z kontrahentów wprowadzonych może być wielu pracowników, którzy mogą brać udział w różnych szkoleniach organizowanych przez firmę. Dla każdej osoby widoczna jest historia kontaktów (np. notatki z rozmów telefonicznych i wizyt), a także zaplanowane zadania.

Istnieje pełna dowolność w zakresie nazewnictwa statusów uczestników. Najczęściej stosowane to:

• wstępne zapytanie,
• wysłano ofertę,
• udział potwierdzony,
• wziął udział,
• zrezygnował.

W osobnym polu przy każdej osobie można wskazać charakter uczestnictwa, np.:

• płatny uczestnik,
• przedstawiciel sponsora,
• wolny słuchacz,
• barter.

W systemie CRM bs4 można zaznaczać przyczyny rezygnacji z udziału w szkoleniu np. za wysoka cena, zły termin, tematyka szkolenia.

Ofertowanie

Dzięki mechanizmowi tworzenia rozbudowanych szablonów w bs4 ultra można w szybki sposób generować nowe oferty i wysyłać je e-mailem lub drukować dla zainteresowanych klientów. Po wybraniu szablonu system automatycznie wypełni pismo danymi osoby/firmy i opisem szkolenia, którego dotyczy oferta, a jej wydruk lub wysłanie e-maila zostaje automatycznie zarejestrowane w historii kontaktów z klientem.

Więcej: szablony korespondencji

Wysyłka przypomnień o szkoleniu

Uczestnicy szkolenia z pewnością docenią, jeśli przypomnimy im z określonym wyprzedzeniem o szkoleniu, na które się zapisali. Program umożliwia łatwe wysyłanie spersonalizowanych e-maili, które wspomagają budowanie relacji z uczestnikami. Każdy e-mail będzie zawierać dane osobowe adresata i podstawowe informacje o szkoleniu.

Wydruk identyfikatorów i dyplomów

Jeżeli uczestnikom szkolenia lub konferencji trzeba wydrukować identyfikatory, dyplomy lub certyfikaty ukończenia kursu, można to zrobić w programie bs4  za pomocą kilku kliknięć myszką. Z poziomu strony z listą uczestników szkolenia wystarczy zaznaczyć osoby, dla których mają zostać wydrukowane certyfikaty. Następnie wskazać jeden ze zdefiniowanych wcześniej szablonów, a program hurtowo wydrukuje spersonalizowane pisma.

Wysyłanie podziękowań i próśb o referencje

Po szkoleniu warto wysłać jego uczestnikom e-mail z podziękowaniem za udział. Jest to jednocześnie dobra okazja, aby poprosić w nim o referencje i zaprosić do udziału w kolejnych edycjach. Alternatywnie przy aktywnym module Komunikacja SMS można rozsyłać hurtowo SMS-y.

Więcej: komunikacja przez SMS

Odbiór i wysyłka e-maili

Program bs4 pozwala nie tylko wysyłać spersonalizowane e-maile czy tworzyć kampanie mailingowe do klientów, ale może stać się również podstawowym programem do odbioru i wysyłki e-maili w firmie. Główną zaletą tego rozwiązania jest fakt, że korespondencja e-mailowa od klientów jest zapisywana w jednej bazie danych programu bs4, w powiązaniu do konkretnych kontrahentów oraz szkoleń. Usprawnia to przepływ informacji między pracownikami, ponieważ niezależnie do kogo napisał klient, inni współpracownicy zgodnie ze swoimi uprawnieniami mogą poznać te ustalenia.

Więcej: odbiór i obieg e-maili w firmie

Import kontaktów z baz adresowych i telemarketing

Oprogramowanie bs4 posiada funkcjonalność importu baz klientów z formatów Excel i CSV – np. zakupionych od firm oferujących dane teleadresowe. Po zaimportowaniu danych można przydzielać firmy poszczególnym handlowcom lub telemarketerom, którzy będą próbować pozyskać te firmy jako klientów. Wszystkie telefony do tych klientów, maile z ofertami, mogą być rejestrowane w programie bs4 przez użytkowników. Dzięki dostępnemu w systemie kreatorowi raportów można później łatwo zmierzyć efektywność tych działań.

Więcej: importy jednorazowe i cykliczne

Fakturowanie uczestników

W karcie szkolenia można wybrać, którzy użytkownicy mają zostać zafakturtowani, np. zaznaczyć wszystkich, którzy potwierdzili już uczestnictwo.

Program automatycznie wstawia na fakturę odpowiednią usługę, cenę i termin płatności. Po wystawieniu faktury, na stronie szkolenia przy każdym użytkowniku, dostępna będzie informacja czy faktura została już wystawiona.

Import zapytań ze strony www

Jeżeli oferowane szkolenia opisane są na stronie www, zapytania od potencjalnych uczestników mogą pojawiać się automatycznie w programie bs4. W tym celu formularz na stronie www musi zostać odpowiednio oprogramowany, aby wysyłał e-maile do systemu CRM.

Extranet dla uczestników

Aby w wygodny sposób udostępniać uczestnikom swoich szkoleń część informacji z programu bs4 oraz materiały szkoleniowe, firmy często decydują się na stworzenie zewnętrznej platformy Extranet.